Просмотр слайдов и проведение презентаций

Созданная презентация может быть настроена тем или иным образом, в соответствия с потребностями докладчика. В частности можно установить режим выполнения презентации, а также управлять сменой слайдов и составом.

Для того чтобы настроить презентацию, необходимо ее открыть и выполнить после этого команду Показ слайдов \ Настройка презентации. Затем в диалоговом окне Настройка презентации (рис. 11) следует установить требуемые параметры.

Команды раздела Показ слайдов в данном окне позволяют, в частности
установить режим показа презентации:

- управляемый докладчиком (полный экран) - докладчик полностью контролирует процесс показа презентация, в частности имеет возможность изменять набор слайдов, регулировать длительность показа того или иного слайда, а также останавливать, презентацию;

- управляемый пользователем (окно) - показ презентации выполняется в оконном режиме, при этом пользователь может, в частности отображать с помощью меню требуемый слайд.

- автоматический (полный экран) - данный режим используется для автономного показа презентации без непосредственного участия докладчика, при этом отсутствует большинство возможностей для управления процессом показа.

С помощью команд раздела Слайды можно установить режим показа всех слайдов презентации или только выбранного диапазона. Можно также воспользоваться режимом произвольный показ, однако перед этим необходимо создать произвольную презентацию с помощью команды Показ

Слайдов \ Произвольный показ. При этом на экране будет отображено диалоговое окно Произвольный показ, в котором отображаются все имеющиеся наборы слайдов из данного режима. Чтобы создать новый набор для произвольного показа следует воспользоваться кнопкой Создать данного диалогового окна. После этого появится окно Задание произвольного показа, в котором из списка Слайды презентации следует добавить в список Слайды произвольного показа требуемые слайды. Данное действие выполняется путем выделения очередного слайда из списка Слайды презентации и с последующим нажатием кнопки Добавить. Чтобы удалить ненужный слайд из списка Слайды произвольного показа следует воспользоваться кнопкой Удалить после выделения соответствующего слайда.

После выбора всех необходимых слайдов нужно сохранить полученный набор произвольного показа, для этого Следует ввести название в строку Имя произвольного показа. В заключение необходимо нажать кнопку ОК.

В диалоговом окне Настройка презентации можно также устанавливать порядок смены слайдов вручную (смена слайдов выполняется окладчиком) или по времени (для каждого слайда посредством команды Показ слайдов / Настройка времени устанавливается определенное время показа в соответствии с которым выполняется процесс смены слайдов).

После установки всех необходимых параметров для проведения презентации следует нажать кнопку ОК. Затем можно начать показ, воспользовавшись командой Показ слайдов \ Начать показ.

При проведении презентации очень важным является вопрос регламента, т. е. времени, отведенного на показ. Для слайдов презентации можно установить длительность отображения каждого из них, т. е. хронометраж. Существует два способа определение хронометража: ручной и автоматический.

Ручн ой режим используется в том случае, когда необходима жесткая регламентация для каждого слайда презентации. В этом случае для установки хронометража следует открыть презентацию в режиме сортировщика слайдов и выполнить команду Показ слайдов / Смена слайдов или воспользоваться кнопкой Смена слайдов. Затем в диалоговом окне Смена слайдов (рис.12) можно в разделе Продвижение установить флажок Автоматически после и указать интервал времени (в минутах и секундах), в течение которого будет отображаться выбранный слайд.

В Данном окне можно также установить эффект для отображения слайда (список Эффект) и скорость его выполнения, а также выбрать подходящий звуковой эффект (список Звук). Параметр Эффект влияет на режим появления слайда (очередной слайд презентации будет при появлении раскрываться, сворачиваться и т. д.). С помощью параметра Звук можно установить звуковой эффект, который будет использоваться при появлении слайда во время показа презентации.

После установки всех параметров следует нажать кнопку Применить (для выбранного слайда) или Применить ко всем (для всех слайдов презентации).

Авто ма тический режим - при использовании данного режима время показа каждого слайда устанавливается автоматически, по мере перехода к каждому последующему слайду. Другими словами, в процессе репетиции презентации можно определить, время, которое необходимо для словесного описания каждого слайда, после чего система установит эти временные интервалы автоматически для каждого слайда.

Для установки автоматическою хронометража следует открыть презентацию и выполнить команду Показ слайдов \ Настройка времени. После этого будет отображен первый слайд презентации в полноэкранном режиме, причем на экране появится также диалоговое окно Репетиция (рис.13), с помощью которого можно определять длительность показа текущего слайда.

В этом окне имеются следующие кнопки и индикаторы:

- Далее - кнопка для перехода к следующему слайду с одновременной установкой временного интервала для отображения предыдущего слайда во время показа презентации;

- Пауза - кнопка для временной остановки хронометража. Для продолжения хронометража текущего слайда необходимо еще раз нажать на эту кнопку.

- Время слайдов - индикатор, показывающий время отображения текущего слайда;

- Повторить - кнопка для сброса значения индикатора Время слайдов и его повторной установки;

- Время презентации - индикатор, отображающий время показа всей презентации.

После того как будет установлено время отображения последнего слайда презентации и, на экране появится диалоговое окно с общей продолжительностью показа, предлагающее установить новые времена предъявления слайдов. Чтобы установить новые временные интервалы, следует нажать кнопку Да.

При необходимости досрочного завершения репетиции без сохранения интервалов следует воспользоваться кнопкой Esc или закрыть окно Репетиция.

После того как проведена репетиция и установлено время отображения каждого слайда, можно запустить презентацию. Для этого следует выполнить команду Показ слайдов \ Начать показ или воспользоваться кнопкой Показ слайдов меню Вид. В результате на экране отображается первый слайд презентации, который через установленный промежуток времени сменяется вторым слайдом и т.д.

Необходимо отметить, что во время показа презентаций в левом нижнем углу экрана появляется кнопка, нажатие на которую приводит к отображению контекстного меню показа презентации, содержащего набор команд для управления процессом показа. Кроме того, контекстное меню можно также вызвать щелчком правой кнопки мыши в области слайда.

- Далее - переход к следующему слайду;

- Назад переход к предыдущему слайду;

- Переход - список команд для управления переходом к тому или иному слайду. В частности можно воспользоваться навигатором слайдов, в окне которого можно выбрать тот слайд презентации, на который необходимо перейти в данный момент. Для этого следует выбрать в списке требуемый слайд и нажать кнопку Перейти. Если требуется отобразить скрытый слайд презентации, то можно воспользоваться пунктом Выбор слайда по имени и выбрать нужный слайд из списка всех слайдов презентации.

- Записная книжка - внесение замечаний и пометок, кроме этого, назначение встреч с помощью приложения Outlook;

- Заметки докладчика - добавление заметок к слайдамв режиме показа презентации.

- Указатель - отображает список команд для управления указателем. В частности команды Автоматически и Стрелка отображают на экране указатель мыши, а команда Скрывать всегда позволяет его спрятать. С другой стороны, команда Перо позволяет делать с помощью указателя мыши пометки на слайде выбранным цветом, который можно установить в подменю Цвет рисунка. Другими словами, данная команда позволяет рисовать жирным маркером, например для того, чтобы обвести какую-либо область слайда. При этом пометки, сделанные во время показа, на слайде не сохраняются и соответственно, не отображаются при его повторном показе.

- Экран - команды управления экраном демон страции. В частности команда Пауза позволяет приостановить показ после чего можно воспользоваться командой Продолжить для его продолжения. Кроме того, при внесении пометок на текущий слайд в меню экран станет активной команда Стереть карандаш, позволяющая удалить все сделанные пометки.

- Справка - отображает окно справочной информации по использованию различных сочетаний клавиш во время показа.

- Завершить показ слайдов - используется для окончания показа презентации.

Работа с текстом.

Ввод и редактирование текста.

Основой любой презентации является текстовая информация, которую можно
условно разделить на следующие элементы:

> обычный текст.

> заголовок,

> подзаголовок,

> маркированный список.

Существует несколько основных возможностей по добавлению текста в очередной слайд, которые зависят от способа создания презентации:

Применение автомакета для нового слайда. Данный способ предполагает для каждого слайда автоматическое создание элементов текста, которые называются
местозаполнителями. Чтобы ввести текст в такой элемент (например, в заголовок), необходимо вначале выделить данный элемент в области слайда и затем выполнить
ввод требуемого текста. При этом необходимо иметь в виду что редактирование текста выполняется так же, как и в редакторе Word, поэтому если текст не будет помещаться в одной строке элемента с заданными границами, то произойдет автоматический переход на следующую строку. С другой стороны, работа с элементам текста аналогична работе с надписями, поэтому в случае необходимости можно, например, увеличить или уменьшить границы редактируемого элемента.

Необходимо отметить тот факт, что при вводе текста в какой-либо элемент очередного слайда презентации в структуре слайда автоматически отображается вводимая информация. С другой стороны, для редактирования содержимого местозаполнителя или элемента можно воспользоваться структурой слайда, в
которой также могут быть внесены все необходимые изменения.

Использование шаблона презентации. Если презентация была создана на
основании шаблона, то в этом случае для каждого слайда автоматически создается
набор элементов (заголовков, списков и т. д.), для которых устанавливаются
определенные текстовые значения, соответствующие выбранному шаблону. Изменение текста в элементе осуществляется так же, как и в предыдущем случае. Т. е. вначале выделяется требуемый элемент слайда, после чего вносятся необходимые изменения.

Необходимо отметить, что при использовании шаблона презентации имеется несколько удобных возможностей для выделения текста местозаполнителя, в частности двойной щелчок на каком-либо слове текста позволяет его выделить. С другой стороны, тройной щелчок на местозаполнителе приводит к выделению в нем всего текста.

Работа со структурой слайда. Структуру любого слайда можно сравнить с оглавлением книги, т. е. в ней могут находиться заголовки, подзаголовки, списки и т, д., которые представляют собой иерархию текстовых элементов слайда, находящихся на более высоком или более низком уровне Например, заголовок
слайда находится на самом высоком уровне иерархии.

Необходимо иметь в виду, что при нажатии клавиши Enter в процессе
редактирования содержимого слайда будет создан элемент, совпадающий с
предыдущем, который перед этим редактировался.

При создании иерархической структуры любой сложности существует

возможность изменять уровни иерархии какого-либо элемента слайда. Для этого имеется панель Структура со следующими кнопками:

> Повысить уровень - повышение строки в иерархической структуре на
один уровень;

> Понизить уровень - понижение строки в иерархической структуре на
один уровень;

> Вверх - перемещение элемента списка на одну позицию вверх внутри
одного уровня;

> Вниз - перемещение элемента списка на одну позицию вниз внутри
одного уровня;

> Свернуть - свертывание структуры выбранного элемента:

> Развернуть - развертывание структуры выбранного слайда;

> Свернуть все - свертывание структур всех слайдов презентации;

> Развернуть все - развертывание структур всех элементов презентации;

> Итоговый слайд - создание перед текущим слайдом итогового слайда, в
котором в виде маркированного списка отображаются заголовки слайдов,
выбранных в режиме структуры или в обычном режиме;

> Отобразить форматирование - включение или отключение режима, при
котором в структуре слайда текст каждого элемента отображается в том формате,
который установлен для него в области слайда.

При работе с элементами структуры можно использовать все возможности по выделению и перемещению объектов, которые предоставляются Windows. В частности щелчок на значке слайда позволяет его выделить, удерживание клавиши Shift дает возможность выделить несколько подряд расположенных слайдов, с помощью перетаскивания выделенных слайдов можно изменить порядок их следования в презентации и т. д. Выделение редактируемого текста, а также перемещение курсора выполняется с помощью мыши и клавиатуры, аналогично работе с текстом в редакторе Word.

Если необходимо найти какой-либо текст на слайде презентации или выполнить замену одного слова на другое во всех слайдах, в которых оно встречается, то в этом случае следует воспользоваться командой Правка \ Поиск или Правка \ Замена, соответственно, затем в диалоговом окне необходимо указать текст, который нужно найти, а также установить в случае необходимости параметры поиска (с учетом регистра и только слово целиком). Если требуется просто отыскать текст, то после указания соответствующей строки следует воспользоваться кнопкой Найти далее. Если же необходимо выполнить замену найденного текста, то нужно нажать кнопку Заменить и указать в поле Заменить строку для замены.

Форматирование текста

После того как текст набран, для улучшения внешнего вида слайдов содержимое того или иного текстового элемента слайда можно отформатировать. Форматирование выполняется так же, как и в текстовом редакторе Word - с помощью кнопок панели Форматирование. В частности можно установить тип и размер шрифта, начертание (полужирный, курсив и подчеркивание), а также выравнивание текста. Кроме того, на панели Форматирование имеются дополнительные кнопки:

кнопка Тень текста;

кнопка Увеличить размер шрифта;

кнопка Уменьшить размер шрифта;

Необходимо отметить, что все возможные параметры шрифта могут быть установлены с помощью команды Формат Шрифт, после выполнения которой в диалоговом окне Шрифт можно выполнить любые действия по форматированию выделенного текста.

Для строк выделенного текста можно установить так называемые интервалы, т. е. расстояния между этими строками. Чтобы изменить интервалы, следует выделить текст и выполнить команду Формат \ Интервалы. Затем в диалоговом окне Интервал следует выбрать расстояние между строками (Междустрочный), а также можно установить интервалы для текущего абзаца (Перед абзацем и После абзаца). При этом расстояние может измеряться в линиях или пунктах. После установки всех требуемых значений можно воспользоваться кнопкой Просмотр, чтобы увидеть результаты внесенных изменений, или нажать кнопку ОК, чтобы зафиксировать изменения в тексте.

В PowerPoint существует возможность работы с двумя видами списков: маркированными и нумерованными. Чтобы создать или изменить список, необходимо выделить соответствующий текст и выполнить команду Формат Список. После этого будет отображено диалоговое окно Список, в котором можно выбрать тип маркера для списка (вкладка Маркированный) или вид нумерации (вкладка Нумерованный).

При этом для маркированных списков существует дополнительная возможность определения символа маркера с помощью кнопок Рисунок (выбор символа среди имеющихся рисунков) или Знак (выбор символа из имеющегося набора символов). С другой стороны, для нумерованных списков можно установить, с какого именно символа будет начинаться нумерация элементов в списке с помощью регулятора Начать с.

Работа с таблицами и графикой

Табл ицы

Чтобы добавить таблицу в слайд, следует открыть требуемый слайд и выполнить команду Вставка Таблица. Затем в диалоговом окне Вставка таблицы (рис.) необходимо определить количество строк и столбцов которые будут в ней находиться, и нажать ОК

Еще одной возможностью создания таблицы является использование кнопки Добавить таблицу панели Стандартная, нажатие на которую позволяет выбрать с помощью мыши необходимое количество строк и столбцов.

После того как таблица добавлена в слайд, на экране автоматически отображается панель Таблицы и границы, которую также можно вывести с помощью кнопки Таблицы и границы расположенной на панели Стандартная.

Панель Таблицы и границы позволяет выполнять любые действия по работе с таблицей, например, объединять или разбивать ячейки, выбирать границы и заливку для выбранных ячеек, выравнивать текст в таблице и т. д.

Для работы с таблицей можно также воспользоваться командой Формат Таблица, после выполнения которой будет отображено диалоговое окно Формат таблицы. В данном окне имеются следующие вкладки:

Границы - установка различных границ заданного вида, цвета и ширины для выделенных ячеек;

Заливка - заливка выбранных ячеек таблицы заданным цветом;

Надпись - выравнивание надписи в ячейке, а также установка внутренних полей для надписи.

Диаграммы

Для добавления в текущий слайд диаграммы вначале необходимо выполнить команду Вставка Диаграмма. После этого будет запущена программа Microsoft Graph, с помощью которой следует ввести данные для диаграммы в так называемую таблицу данных, работа с которой аналогична вводу данных для диаграммы в Word. Для изменения внешнего вида диаграммы можно использовать команды меню Диаграмма, которое появляется в режиме редактирования созданной диаграммы:

> Тип диаграммы - выбор одного из имеющихся типов диаграмм (гистограммы, круговые, графики и т. д.);

> Параметры диаграммы - указание заголовка, отображение легенды и подписей данных;

> Объемный вид - определение углов поворота и возвышения
диаграммы, а также ее высоты.

Рисунки

В PowerPoint имеется возможность добавлять в слайды презентации различные картинки из имеющейся коллекции ClipGallery, а также файлы рисунков, находящиеся на диске.

Для вставки файла с рисунком необходимо выбрать слайд, в который следует добавить данный рисунок, и выполнить команду Вставка Рисунок Из файла. Затем в диалоговом окне Добавить рисунок нужно выбрать требуемый файл с рисунком и нажать кнопку Добавить.

Чтобы добавить в слайд картинку из коллекции, необходимо выполнить команду Вставка \ Рисунок Картинки. Затем в диалоговом окне Вставка картинки следует выбрать категорию, из которой нужно добавить рисунок, например, категорию Фигуры. После этого в окне Вставка картинки будет отображен набор рисунков, которые имеются в данной категории. Щелчок левой кнопкой мыши на рисунке выводит список возможных команд, которые могут быть выполнены с выбранным рисунком:

> Вставить клип - вставка выбранного рисунка в слайд;

> Предварительный просмотр клипа - отображение рисунка в режиме предварительного просмотра;

> Добавить клип в категорию - добавление выбранного рисунка в категорию Избранное или в любую другую категорию;

> Найти похожие клипы - поиск рисунков, которые похожи по каким-либо
параметрам на выбранный рисунок.

Графические объекты

Добавление в слайд презентации различных графических объектов выполняется так же, как и в редакторе Word. Выбор объекта для добавления, а также работа с уже имеющимися на слайде объектами выполняется с помощью панели Рисование.