2015-05-27
1332
1. Если приняли решение участвовать в работе выставки, то срочно начните подготовку к ней.
К выставке нужно готовиться серьезно, с ответственностью. Успех выставки – это не случайный результат, а итог серьезной кропотливой работы. Это целая система мероприятий, проводимых в рамках единой концепции директ-маркетинга.
Заранее закажите необходимую выставочную площадь с указанием ее размеров и расположения стенда в общей экспозиции. Оцените свои финансовые возможности, а для этого составьте смету расходов на проведение выставки.
2. Составьте смету расходов на проведение выставки.
Предстоящие расходы сгруппируйте по затратам на четыре статьи: прямые затраты; расходы на выставочное оборудование; затраты на работу с посетителями ваших стендов; заработная плата персонала выставки.
3. Подготовьте график работы на выставке.
Разделите его на этапы, обозначьте конкретные даты, длительность выполняемых работ и сроки реализации. Согласуйте графики работы персонала стенда с графиком работы стенда, выставки в целом и других членов коллектива.
4. Определитесь с ассортиментом продукции, которую хотели бы показать.
Не забудьте включить в это число действующее оборудование и механизмы (или действующие модели), что особо привлекает посетителей выставки.
5. Своевременно подготовьте специальные экспонаты.
Если вы арендуете готовый модуль, нужно спроектировать только интерьер. Этот проект с указанием размеров, веса, отдельных деталей нужно передать дизайнеру и подрядчику как можно раньше. Заблаговременно нужно доставить на место механизмы и компоненты экспозиции, выполненные по специальному заказу. В противном случае у вас может не оказаться времени, чтобы проверить и как следует установить экспонаты.
6. Организуйте транспортировку экспонатов.
Для доставки объемных экспонатов может понадобиться специальный транспорт, и вы должны проконтролировать весь маршрут – от контейнера до самого стенда. Закажите транспорт, подъемный кран или лифт и не забудьте об обратной доставке.
7. Взаимодействуйте с дизайнером.
Он должен хорошо понимать структуру и род деятельности вашей фирмы. Не допускайте, чтобы работа дизайнера выходила за рамки бюджета и установленных сроков сдачи.
Важно, чтобы инструктаж был полным. В нем должны быть все данные: размер, вес, требования по технике безопасности и пожарной охране. Перед принятием окончательного решения обсудите все вопросы с дизайнером и организаторами. Дизайнер должен хорошо знать отрасль экономики, продукцию которой вы продаете. Его композиция должна выделить продукт, а не отвлекать от него внимание.
8. Сформируйте выставочный модуль.
Это сбережет ваши деньги. Не забывайте о таких традиционных средствах, как растения, эффекты с водой, флажки, эмблемы, настенные панно. Необходимо, чтобы эти детали стали неотъемлемой частью вашей экспозиции.
9. Не забудьте организовать уборку стенда.
Пыль и отпечатки пальцев не украсят ваши экспонаты. Организаторы обычно производят уборку проходов, но вы должны позаботиться, чтобы ваш стенд ежедневно убирался. Предусмотрите для этого соответствующий инвентарь.
10. Закажите специальное оборудование.
Для демонстрации продукции, возможно, понадобится электроснабжение, вода, сжатый воздух и др. Для подачи воды нужен водопровод, для доставки сжатого воздуха – баллоны. Если требуется подключение напряжения, нужно точно определить какое. Помните, что машины в действии смотрятся более эффектно, нежели стационарные. Но вы обязаны строго подчиняться технике безопасности.
11. Не забудьте и о том, что используемую воду нужно будет отводить, а отработанные технологические элементы производства утилизировать.
Если вам нужно слить воду или отходы, убедитесь, что это не вызовет затопления и что вы в случае необходимости сможете отключить систему, не разбирая стенда. Если вы используете цистерну или резервуар, в день закрытия выставки содержимое нужно слить. Определитесь и с тем, куда и когда нужно будет сдавать на утилизацию отработанные элементы, использованные в выставочном производстве.
12. Заранее позаботьтесь об установке дополнительного оборудования: мебель, цветы, телефоны.
Эти услуги организаторы часто предоставляют по сниженным ценам. Узнайте ваш номер телефона заранее, чтобы сообщить его коллегам и деловым знакомым. Проследите, чтобы телефон был подконтролен. Самовольные звонки сотрудников обходятся недешево.
13. Определитесь, что будете страховать, в какой компании и по какой модели.
Наряду со страхованием ценных экспонатов вы должны предусмотреть страховое обеспечение на такие непредвиденные обстоятельства, как отмена, перенос или сокращение сроков выставки. Дополнительное страхование обходится дешевле, если оно добавляется к ранее оформленной страховке.
14. Подготовьте вывеску с названием фирмы.
Нужно вывесить на наиболее удобных для обозрения элементах название вашей фирмы. Сокращения допустимы только в том случае, если они хорошо знакомы. Торговые названия выносить на вывески не рекомендуется. Посетитель узнает стенд по знакомому знаку, поэтому из проходов он должен быть так же хорошо виден, как и на стенде.
15. Утвердите проект оформления стенда.
Простой, но тщательно оформленный стенд, желательно с добавлением движущихся деталей, которые привлекают внимание, –лучший вариант. Помните, что для многих ваш стенд отождествляется с вашей компанией. Это ее единственная визуальная характеристика – как для ваших старых клиентов, так и для тех, кто видит вас впервые.
16. Не забудьте обсудить проект стенда с организаторами.
Проект стенда должен соответствовать государственным и местным требованиям планирования, правилам организаторов и владельцев выставочного зала. Организаторы вправе ознакомиться с вашим проектом. Правда, это необязательно, если вы заказываете модуль.
17. Проведите инструкцию с подрядчиком, который включен в процесс оформления стенда.
Убедитесь, что проект полностью вами утвержден. Придерживайтесь спецификаций вашего дизайнера – какие-либо изменения в последний момент увеличат расценки. Из полученных расценок выберите те, которые вас наиболее устраивают.
Совместно с дизайнером и исполнительным составом определите зоны ответственности на период сборки стенда. К примеру, кто будет отвечать за доставку экспонатов, за их упаковку и отправление обратно?
18. Разделите обязанности с подрядчиком.
Убедитесь, что подрядчику известно, какие части стенда должен комплектовать он, а какие будут доставлены. Укажите сроки доставки оборудования, если это является частью проекта стенда.
19. Закажите сооружение стенда, монтаж оборудования.
Даже если за это отвечает подрядчик, вы должны его контролировать. Постарайтесь сами заметить ошибки до того, как в день открытия их увидят все. Проверьте работу машин дважды: до окончания работ и после установки. Обеспечьте их охрану.
20. Заранее сделайте подбор персонала для работы на весь период работы стенда.
С одной стороны, число людей, обслуживающих работу стенда, должно определяться исходя из бесперебойности его работы, с тем чтобы не было очередей и «толкотни» посетителей в часы пик. С другой стороны, не должно быть излишнего персонала, только мешающего организованной и продуктивной работе.
21. Назначьте ответственных лиц на каждый день работы стенда и на наиболее ответственные этапы.
Работники, ответственные за те или иные этапы работы стенда (это может быть один и тот же человек), должны предупредить сотрудников, что в их рабочем графике произойдут изменения. Возможно, придется сочетать их работу на основном рабочем месте с работой на стенде.
22. Проведите обучение работников.
Экспонент с первых же дней работы должен владеть всем комплексом необходимых знаний и умений. Если же персоналу на выставке придется работать в команде, научите их приемам фасилитации. Объясните, как нужно выполнять групповую работу, какие имеются особенности работы с различными посетителями. Особо обращая внимание на умение вычленять из них представителей конкурирующих фирм, в особенности тех, которые ставят задачу промышленного (технологического) шпионажа.
23. Составьте график работы персонала с учетом «пиковых» на грузок.
В часы пик на стенде должно работать столько работников, сколько их нужно для одновременного обслуживания всех посетителей.
24. Подготовьте список посетителей вашего стенда.
Наиболее эффективна работа с клиентами, конкретно приглашенными на стенд. Поэтому время, затраченное на подготовку списка целевых посетителей, окупится впоследствии. Ищите новых людей для новых дел, устанавливайте новые контакты для продолжения сотрудничества. Заранее обзвоните основных клиентов и выясните, в какой день и в какое время они посетят ваш стенд.
25. Пригласите своих партнеров.
Нужно, прежде всего, обзвонить своих партнеров и пригласить их посетить ваш стенд на выставке. Следом отправить им письменное приглашение. Разошлите приглашения и тем, кого бы вы хотели видеть своими партнерами. Приглашенные должны получить ваши материалы за 1–2 недели до выставки. Если приглашение придет слишком поздно, адресат может не успеть перепланировать свои дела и подготовиться к выставке. Не стоит отправлять приглашение и лишком рано. Он может отложить его в сторону, а потом забыть.
Вашим зарубежным партнерам необходимо послать наиболее полную информацию о вашем участии выставке за несколько месяцев до ее открытия, с тем чтобы они смогли подготовиться к ней и преодолеть все барьеры, которые возникают при участии зарубежных партнеров работе выставок на территории России. Для заключения экспортных контрактов не забудьте пригласить и новых гостей из-за рубежа, представляющих непосредственный интерес. Информируйте их письменно обо всех достижениях, которые вы собираетесь представить на этой выставке.
26. Обеспечьте бронирование необходимого числа мест в гостинице.
Сделайте это заранее. Другой участник выставки сделает то же самое, и мест может не хватить для всех. При расселении персонала выставки проследите, чтобы места в гостинице была не самыми дорогими, а месторасположение удобным – близко к выставочному центру.
27. Закажите пригласительные билеты и значки участников. Заполните соответствующие бланки организаторов вовремя. В противном случае вашим сотрудникам придется тратить на это драгоценное время в день открытия либо платить за вход на выставку.
28. Разошлите пригласительные билеты.
Позаботьтесь, чтобы билеты не были отправлены слишком рано, иначе они потеряются, но и не слишком поздно, иначе у ваших деловых партнеров не будет времени для подготовки к посещению выставки.
Подумайте, может быть, стоит вложить в пакет с пригласительным билетом письмо или каталог, открытку для ответа вам, а может, приглашение на прием. Решите, что вы можете позволить и что может привлечь наиболее нужного вам посетителя.
29. Спланируйте рекламную и информационную работу.
Проведите тщательный маркетинг, изучите работу конкурентов, графики проведения аналогичных выставок в других городах, странах. Постарайтесь связать свои планы с любыми проектами, которые есть у организаторов.
Ваши рекламные объявления в прессе должны сообщать о вашем участии выставке, дате ее открытия и месте проведения. Проверьте, указан ли номер вашего стенда, а также узнайте у организаторов, существует ли специальный символ выставки, который вы могли бы использовать.
Плакаты, расклеенные в выставочном зале, помогут привлечь посетителя на ваш стенд.
30. Закажите заранее место для рекламы в прессе и время на соответствующих каналах радио и телевидения.
Хорошо подготовленный пресс-релиз в коммерческом и техническом издании может повысить интерес к вашей продукции до, во время и после выставки. Для оптимизации размещения рекламы в электронных СМИ (радио и телевидение) выгодно будет ознакомиться с результатами TV-метрии (телеизмерение аудитории), для того чтобы дать рекламу именно в то время и в том месте, когда наибольшее количество лиц из числа целевой аудитории будет смотреть или слушать передачу.
31. Отправьте пресс-релизы (а при необходимости — пресс-киты) за рубеж.
Рекламу на разных языках с одобрительными отзывами о вас клиентов нужно разослать виде фотокопий по целевым адресам. Пошлите копию и зарубежным партнерам с просьбой опубликовать их в местных СМИ. Пользуясь своим влиянием, они, возможно, смогут опубликовать ее в прессе. Одновременно пошлите пресс-релизы и фотографии редакторам изданий.
32. Подготовьте фотографии продукции для прессы.
Вам могут понадобиться фотографии для массовой рекламы, буклетов или литературы. Используйте наиболее удачные фотографии, подготовленные заранее. При необходимости пригласите фотографа. Его нужно проинструктировать, ознакомить с задачами использования каждого из вида фотографий. Копии нужно оставить и в пресс-офисе организаторов для журналистов. Конечно же у вас должны быть фотографии вашего стенда. Пользуйтесь услугами только профессиональных фотографов, будьте разборчивы, покупайте только те фотографии, которые вам подходят, и не заказывайте больше, чем требуется.
33. Поместите рекламу в каталог выставки.
Каталоги работают не только до и во время выставки, но и после завершения ее работы. Каталогом можно пользоваться как справочником еще долго после окончания выставки. Укажите в нем название вашей фирмы, адрес, телефон, номер факса. Текст должен содержать информацию о выставляемой продукции, чтобы покупатели использовали каталог в качестве справочника, могли войти с вами в контакт.
34. Подготовьте литературу для распространения на стенде.
Коммерческую литературу лучше разделить по категориям: качественный, недорогой раздаточный материал для раздачи случайным посетителям и более емкие материалы для раздачи посетителям, проявляющим действительный интерес и оставляющим свои фамилии и адреса. И той, и другой литературы должно быть достаточно.
Раздавайте как можно меньше проспектов. Отсылайте почтой как можно больше проспектов. Подписывайте отсылаемые или передаваемые проспекты. Специалисты-посетители охотно соглашаются с тем, что материалы им будут высланы, так как в этом случае им не приходится носить их.
35. Закажите услуги переводчика.
Обеспечьте перевод информационных материалов. Постарайтесь все переводы проверить заранее. Конечно, для этого потребуется время, но если вы хотите выглядеть солидными экспортерами, сделайте это.
36. Предусмотрите возможность печати срочных материалов во время работы выставки.
Совместно с дизайнером по печати и наборщиком составьте график работы. Ночные печатные работы в спешке и панике обойдутся вам гораздо дороже.
Постарайтесь доставить печатный материал хотя бы за месяц до открытия. Самые первые экземпляры нужно отправить главным клиентам, а обслуживающий персонал стенда должен хорошо знать содержание информации, которая в них содержится.
37. Подготовьте первый пресс-релиз.
Он должен быть готов за 1,5 месяца до начала выставки и содержать общую информацию об участии вашей фирмы выставке, краткие сведения о новых видах продукции. Релиз должен быть выпущен большим тиражом.
38. Подготовьте очередной пресс-релиз.
Это сообщение предназначено для коммерческих и технических изданий. В нем должно быть больше детальной информации о вашей продукции, а также фотографии, иллюстрации, отзывы о ваших экспонатах и моделях продукции.
39. Проверьте правильность опубликованных в прессе материалов, а также их размещение в соответствующем месте и в нужное время.
Из всех редакций должны быть присланы копии ваших объявлений. Убедитесь в наличии самых последних расценок на рекламу, адресов, фамилий агентов, которые вам понадобятся на стенде в день открытия.
40. Подготовьте основной пресс-релиз.
Это сообщение должно содержать основной материал вашего фирменного издания и может включать информацию о росте вашей компании, об изменениях, происшедших в последнее время, о его руководителях и другие дополнительные сведения.
41. Организуйте работу пресс-центра.
Организаторы отвечают за рекламу выставки в целом, рекламировать отдельных экспонентов или их продукцию они вовсе не обязаны. Поэтому подумайте о создании своего собственного пресс-центра прямо на стенде или в отдельной комнате, расположенной рядом.
Постарайтесь, чтобы встречи ваших журналистов не совпадали по времени с приемами ваших конкурентов. Назначайте прием на такое время, чтобы журналист успевал подготовить материал в набор.
42. Разошлите приглашения на приемы.
За неделю до открытия обзвоните своих гостей, которые не успели ответить на ваше приглашение, и напомните им о приеме. Особо ценным партнерам пошлите приглашение с курьером. Выставка – действующий полигон для проведения переговоров, где вы можете продемонстрировать свою продукцию, рассказать о новых технологиях. Поэтому нужно заранее ознакомить потенциальных клиентов с наиболее примечательными аспектами своей деятельности. Сделайте так, чтобы, получая приглашение посетить выставку, будущие клиенты поняли, что получили приглашение именно от вас, узнали своих партнеров, тогда они придут на выставку и найдут именно ваш стенд.
Определите, кто произнесет приветственную речь и ответит на вопросы прессы. Подготовьте дополнительный информационный материал. Убедитесь, что в буфете знают, когда начать и когда закончить обслуживание гостей.
43. Пригласите фотографа и оператора с камерой.
Несмотря на то, что вы приглашаете прессу, целесообразно иметь и свои собственные снимки и видеозаписи почетных гостей вашего стенда или званого приема, чтобы потом использовать их в публикациях, в том числе и в фирменных журналах.
44. Приготовьте итоговое сообщение для прессы.
Фотографии и отзывы ваших посетителей можно поместить через ваши контакты в коммерческих и фирменных изданиях. Комментарии по итогам выставки должны содержать данные о заказах, которые вы получили, об объеме заключенных вами сделок.
45. Проверьте стенд перед открытием.
Если работа была хорошо спланирована, последняя проверка покажет, что все сделано как надо. Какие-либо изменения вносить уже поздно.
46. Организуйте прием для посетителей.
Организуйте прием для посетителей в день открытия или, если необходимо, в период его работы и в день закрытия выставки. На стенде происходит первый контакт с потенциальным клиентом, поэтому организаторам нужно приложить максимум усилий, чтобы произвести на него положительное впечатление. Вероятность того, что при первом же контакте удастся совершить сделку, невелика. Нужно постараться собрать как можно больше данных о потенциальных клиентах: что собой представляет клиент, что у клиентов общего с вашей работой, а что отличается. Привлеките опытных социологов для того, чтобы составить ряд вопросов, которые помогут выделить из числа посетителей потенциального партнера. Полученные путем опросов данные помогут вам узнать, насколько потенциальный клиент перспективен. Вот пример одного из вопроса-комментария: «Мы сейчас выпускаем подробные каталоги, ориентированные на различные категории продукции нашей компании. Там будут указаны технические характеристики, результаты испытаний, если вас это интересует, можете заполнить заявку, и мы вышлем вам интересующие материалы».
Выслав своевременно обещанную информацию, вы продемонстрируете себя как надежного партнера, что, несомненно, сыграет роль в принятии положительного решения о сотрудничестве. В бизнесе выполнение взятых на себя обязательств ценится больше всего.
47. Проверяйте стенд ежедневно, при необходимости добавляйте новый материал.
Следите за наличием всех материалов, включая литературу, а также затем, чтобы действующие модели, слайд-проектор, видеомагнитофон работали все время.
48. Настойчиво продвигайтесь к цели.
Ежедневно вы должны выполнять намеченные планы. Каждый день может принести какие-то неожиданности. Может потребоваться дополнительный персонал.
В конце каждого дня проводите короткие совещания. Как работали? Сколько новых имен и адресов получили? Сколько продукции продано или заказано?
49. После завершения содержательной части работы организуйте демонтаж стенда и отправку выставочных экспонатов.
Когда выставка заканчивается, всем хочется быстрее уехать. Не торопитесь. Нужно сделать еще многое: убрать экспонаты и организовать их транспортировку. Возможно, они понадобятся для дальнейшей работы, поэтому позаботьтесь, чтобы все было разобрано и тщательно упаковано.
50. Подведите итоги.
Возвратившись на основное место работы, составьте подробный отчет. Стоило ли дело затраченных усилий? Проверьте счета. И не забудьте оформить заявку на участие в следующей выставке!
Итак, завершена работа выставки. На руках у организаторов выставки множество заполненных анкет и огромное количество новых визиток. Разобрать их нужно сразу же, сделать анализ первоочередных дел, взаимных обещаний и приступить к их выполнению. О достигнутых на выставке договоренностях участники могут позабыть, если к ним своевременно не обратиться и не напомнить им о них. Желательно организовать выход кому-либо из организаторов выставки к наиболее перспективным партнерам. Нужно сделать рассылку писем с упоминанием о достигнутых соглашениях даже в том случае, если партнер именно в данный момент не испытывает в ней потребности. В этих письмах также поместить информацию о разных новинках и услугах.
В заключение точно подмечают не только креативную сущность выставочных мероприятий, но и их конечную цель: «Придумывайте, экспериментируйте, главное – не забывайте уделять внимание вашим контактам, и тогда они перерастут в контракты! Тогда выставка для вашей компании станет не просто профессиональной тусовкой или выматывающим имиджевым спектаклем. Она превратится в Клондайк!»
