Составление отчетности об использовании информации в проекте (Performance Reporting)

Мониторинг процесса использования информации и его документирование.

Мониторинг предполагает сбор и обработку данных о достигнутых результатах и фактических затратах ресурсов на создание и использование информации в процессе выполнения проекта.

К основным работам относятся:

- управление процессами хранения и использования проектных данных для выполнения проектных работ и реализации проекта;

- контроль эффективности использования различных форм информации как информационного обеспечения при выполнении вариантного ресурсного и стоимостного анализа и поиска оптимальных решений;

- отображение информации о состоянии работ в компьютерных отчетах, что является основой для координации работ, оперативного планирования и управления роботами проекта.

Составление отчетности об использовании информации в проекте (Performance Reporting).

Входными данными для составления отчетов об использовании проектных данных является план коммуникаций проекта и результаты его выполнения. На их основе:

- проводится анализ отклонений от плана, поиск и анализ тенденций дальнейшего совершенствования информационных технологий в проекте,

- формируются запросы на изменение (корректировку, модернизацию или принципиальную переработку данных и/или форм их представления и использования),

- составляется бюджетная стоимость разработки и использования информационных технологий в проекте.

Составленные отчеты используются по двум направлениям:

- для административного закрытия проекта или его части (в составе документации о продукте проекта и документации о контроле выполнения проекта) и

- для создания архива проекта с дальнейшим использованием материалов на послепроектной фазе ЖЦ проекта (выпуск маркетинговых материалов, информирование потенциальных заказчиков и т.п.).

3. Связь между разработкой проекта и его осуществлением

Цель управления проектом состоит в рациональном распределении имеющихся ресурсов для выполнения всех предусмотренных проектом работ (задач, технологических операций) в заданные сроки и без сверхнормативных затрат.

Менеджер как организатор проектной деятельности

У руководителя проекта (проектного менеджера) есть полномочия и ответственность. К сфере его деятельности относятся:

- планирование, руководство и контроль технических заданий;

- выбор партнеров проекта (поставщики материалов, консультанты);

- контроль финансовых затрат;

- контроль поэтапного выполнения задач проекта;

- выбор ключевого (или всего) персонала проекта.

Проектный менеджмент должен учитывать все организационные возможности, которые предлагаются “классическими” методами координации проектной деятельности с личными контактами и современными “дистанционными” методами.

Менеджер проекта несёт ответственность за скорейшую сдачу проекта в эксплуатацию, за соблюдение сметы проекта, за качество разработки, за выполнение сетевого плана и плана финансирования, за рациональную загрузку используемых ресурсов, за своевременность и точность информации, предоставляемой всем участникам процесса реализации проекта.

Цикл проекта включает три фазы:

- фаза разработки проекта;

- фаза реализации проекта (инвестиционная фаза);

- фаза эксплуатации проекта.

Процесс управления проектом по своему содержанию подразделяется на три этапа:

- этап планирования;

- этап мониторинга;

- этап анализа.

На этапе планирования определяется смета проекта, составляется сетевой план, а на его основе формируется финансовый план и планируется дата сдачи проекта в эксплуатацию.

В компетенцию менеджера проекта на этом этапе входит составление сетевого плана. Смета, сетевой план и план финансирования утверждаются руководителем проекта.

Если наложить процесс управления проектом на цикл проекта, то этап планирования войдёт в фазу разработки проекта.

Инвестиционная фаза проектного цикла, иначе называемая фазой реализации проекта, совпадает с этапом процесса управления проекта, называемым мониторингом.

Это наиболее напряжённый этап деятельности менеджера. В этот период он должен обеспечить соблюдение сетевого плана и плана финансирования в условиях неопределённости и быстро меняющихся внешних условий, а при необходимости, в случае существенного отклонения от них, – своевременно представить информацию об этом руководству проекта, предложить и аргументировать конкретные решения, подготовить проекты соответствующих документов и соглашений.

Этап анализа, согласно циклу проекта, относится к фазе эксплуатации проекта.

На этом этапе менеджер подводит итоги выполнения проекта, выявляет резервы сокращения продолжительности работ и размеров затрат, изучает допущенные ошибки и просчёты и предлагает мероприятия, позволяющие избежать их в будущем, готовит соответствующие предложения руководству своей компании и её партнёрам.

4. Управленческие отношения как необходимая компонента механизма управления проектом

Под коммуникацией понимают обмен информацией.

От коммуникативного поведения менеджера в значительной степени зависит темп и качество передачи задания подчиненным подразделениям или сотрудникам.

Правильная коммуникация возможна при соблюдении некоторых правил:

- Каждый менеджер должен знать те категории или специальные выражения, которые приняты в его области работы. В большинстве профессиональных сфер используют специфические выражения или слова, которые имеют корни в иностранных языках. Чтобы ясно и четко выразить свою мысль или передать информацию, нужно знание специфических тех технологических процессов, которыми он руководит.

- при коммуникации словами менеджер должен использовать нужную громкость, темп речи и её стиль в зависимости от количества слушателей и местонахождения. Через речь необходимо не только выражать информативные слова, но и делать ударения в нужных местах.

- Коммуникация без слов осуществляется через контакт глазами, выражение лица, движения тела, через одежду. На совещаниях можно выразить свое согласие или несогласие определенным выражением лица или глаз. В начале разговора применяют приветствие рукой или без рук. Через одежду можно выразить уважение к партнеру по коммуникации. Если нужно выразить доверие в разговоре, нельзя пользоваться темными очками. Одежда может провоцировать, требовать внимания со стороны других.

- Вежливость и тактичность создают оптимальные условия для индивидуальных и открытых разговоров.

- Сложная коммуникация бывает в конфликтных ситуациях. В таких условиях нужна убежденность и убедительные аргументы ради продолжения коммуникации. Коммуникация как средство устранения конфликта должна находить компромисс.

- Управленческая информация является результатом коммуникации. Если нужно сделать запрос к системе данных, нужно ставить правильные вопросы. Кто не ставит правильно вопрос – не получает нужный ответ. Менеджер должен уметь общаться с конкретным физическим или юридическим лицом, с информационной системой.

Обеспечение эффективного общения во время реализации проекта – сложная задача. К сожалению, не существует алгоритма ее решения «на все случаи жизни». Каждый проект имеет свои особенности, но практические навыки реализации проектов позволяют выработать определенные рекомендации. Они просты, интуитивно понятны, а их реализация не требует применения сложных инструментов.

1. Члены команды должны регулярно встречаться с целью достижения консенсуса относительно хода выполнения проекта.

2. Команда должна повторять подобные встречи всякий раз, когда к проекту присоединяется новая группа.

3. Один раз в год необходимо организовывать общие собрания всех участников, задействованных в выполнении проекта.

4. Раз в квартал должны проводиться встречи между основными разработчиками проекта.

5. Место проведения ежеквартальных встреч должно переноситься во все места, где есть отдельные группы разработчиков.

6. На всех совещаниях, посвященных ходу выполнения проекта, должны присутствовать представители заказчика – не только по маркетинговым соображениям.

7. Менеджер проекта обязан убедиться в том, что на уровне отдельных групп проводятся, как минимум, еженедельные совещания, посвященные ходу выполнения проекта.

8. Для каждого выполняемого проекта должен выделяться Web-узел, на котором находится вся проектная документация.

9. Менеджер проекта должен часто получать и передавать заинтересованным лицам информацию о ходе выполнения проекта.

====================