Цель: сократить время, отведенное на выполнение заданий дня, до 5—6 часов.
Установите однозначные приоритеты для своих дел, например с помощью анализа АБВ, и уточните в соответствии с ними задачи дня (см. гл. 3).
Перепроверьте скалькулированную Вами потребность во времени и сократите время на все дела до совершенно необходимого; старайтесь при этом оставаться на почве реальности.
Рассмотрите каждую акцию с точки зрения возможности ее перепоручения и рационализации (см. «делегирование» в 3.5).
В окончательном варианте план дня в нашем примере выглядит следующим образом:
Приоритеты | Часы | Перепоручения | |
П — проект изучения рынка | А | 2,5 | 0,5 часа поручается г-ну X |
В — Шульте (экспертная оценка) | А | 1,5 | |
Т — Шмидт (статистика сбыта) | Б | 0,5 | |
ПР — Гюнтер (письмо) | Б | 0,5 | Поручается г-ну X. Н. |
ПК — продавец «БМВ» (подержанные автомобили) | Б | 0,5 | |
Ч — спец. журнал для менеджеров | В | 0,5 | |
Т — Мюллер (программа ЭВМ) | В | Секретарь | |
Т — Хельмут (вечерняя пробежка) | В | ||
Сумма=6,0 |
Пятая стадия: контроль и перенос несделанного
|
|
Как показывает опыт, не все задачи удается выполнить и не все телефонные разговоры могут состояться. Поэтому их приходится переносить на следующий день.
Если одно и тоже дело вы переносите многократно, то оно становится для Вас обузой, и тогда существуют две возможности:
Вы наконец-то решительно за него беретесь и доводите до конца;
Вы отказываетесь от этого дела, так как иногда проблема разрешается сама собой.
Поскольку для планов дня в обычных календарях-памятках места не хватает, а отдельные листки имеют тот недостаток, что теряется общий обзор, рекомендуется регулярно и последовательно работать со специальным дневником времени. Он может быть пригоден для дневных и прочих планов времени (см. 2.5).
Рационализация использования времени с помощью бюрографии
Вы можете еще больше рационализировать составление плана, если наряду с буквенными сокращениями для обозначения важнейших элементов используете другие сокращения и графические символы, так называемую бюрографию.
Например:
Применяйте также другие, свои собственные обозначения. Личное творчество здесь можно не ограничивать.
При помощи бюрографии Вы сможете повысить эффективное использование такого вспомогательного средства, как дневник времени.