Условия эффективности вербальных коммуникаций

Виды вербальной коммуникации можно классифицировать в зависимости от их способности передавать информацию. Некоторые виды вербального общения, такие как беседы с глазу на глаз, считаются особенно эффективными, потому что они не просто позволяют обмениваться беседующим информацией по неограниченному количеству тем, но и высоко индивидуализированы и предоставляют возможность для немедленной реакции, ответа. Менее ценный вид — телефонная связь, которая является двусторонней коммуникацией с обратной связью, но все же проигрывает в ряде случаев живому общению, так как исключает такие элементы, как жесты, взгляды и т.п. Однако не все виды делового общения представляют собой двусторонние потоки информации. Например, широко применяется письменная информация, рассчитанная па широкий круг читателей в организации и вне ее — меморандумы, отчеты, обращения к акционерам и т.п.

Сейчас, когда мы рассмотрели различные виды вербальной коммуникации, имеет смысл определить, какие из них наиболее эффективны и когда. Исследования, направленные на прояснение этой проблемы, показали, что общение наиболее эффективно, когда используются каналы как устной, так и письменной коммуникации.

Очевидно, устные сообщения более эффективны, когда требуется немедленная реакция других людей, а последующая письменная "порция" информации помогает придать коммуникации более устойчивый характер, что важно, когда коммуникация нацелена на продолжение в будущем. Устные сообщения имеют то преимущество, что позволяют сделать возможным непосредственное прямое двустороннее общение между людьми или группами людей, в то время как письменные послания или односторонни, или требуют времени для получения ответа.

Неудивительно, исследования обнаружили, что двустороннее общение (разговоры с глазу на глаз, телефонные разговоры) более часто используются в организациях, чем одностороннее общение (например, записки). Одностороннее, письменное общение характерно для более формальных, официальных сообщений (например, официальное уведомление о вакансии или об увольнении). Очевидно, что и письменное, и устное общение в равной степени важны в организационных коммуникациях.

В результате исследований был также установлен такой факт, что чем сложнее, важнее для принятия организационных решений сообщение, тем чаще менеджеры предпочитают использование устных средств общения (телефонный или живой контакт), а также и то, что чем проще сообщение, чем менее оно важно для организации, тем чаще менеджеры предпочитают использовать письменные средства (письма, записки). Таким образом, большинство менеджеров склонны использовать то средство общения, которое лучше соответствует важности и значению для организации информации, которая должна передаваться и приниматься.