Канцелярия илиотдел делопроизводства это отдел организации и ведения служебной переписки и оформления текущей документации. Канцелярия является основным элементом в системе контроля исполнительных документов как внешних, так и корпоративных.
Основная функция Отдела делопроизводства (далее по тексту – ОД) – контроль исполнительной документации (КИД).
Весь функциональный процесс КИД отдела делопроизводства строится на базе системы документооборота в ОД.
Рассмотрим деятельность ОД в системном аспекте (см. рис. 51) на примере типового учебного учреждения (ВУЗа).
Условные обозначения:
В – вектор выходящих документов:
В1 – учет, контроль;
В2 – выходящие внешние документы;
В3 – документы к исполнению;
В4 – приказы;
L – вектор входящих документов:
L1 – входящие внешние документы;
L2 – входящие из управляющего органа;
L3 – управляющая информация (обратная связь);
L4 – информация по контролю.
На рис. 51 – 53 приведены схема организационных связей между ОД и внутренними и внешними службами в процессе выполнения процесса по КПД и схема информационных (документных) связей между ОД и другими службами, соответственно.