Анализ длительности цикла

Анализ длительности цикла также использует алгорит­мические схемы, но цель здесь в том, чтобы показать, за какое время процесс пройдет полный цикл. Начиная с первого этапа процесса и до самого последнего на схеме показывается, сколько времени прошло с момента нача­ла процесса. Нужно также зафиксировать время выпол­нения каждого этапа. Как только это сделано, команда может сравнить суммарное время выполнения всех эта­пов с длительностью всего процесса. Не так уж редко встречаются случаи, когда соотношение достигает 5— 10%. Другими словами, только около 10% времени вы­полнения процесса действительно занято какой-то ра­ботой. Остальное время уходит на всевозможные за­держки, пока документы лежат на чьем-то столе или пока товары куда-то везут.

Существует несколько способов уменьшить полную длительность цикла, сохраняя длительность каждого этапа на прежнем уровне и тем самым увеличивая долю полезного времени. Некоторые задания можно выпол­нять параллельно с другими, если раньше они выполня­лись последовательно. Алгоритмическая схема покажет, не приходится ли возить документы или продукцию из одного отдела в другой, и если так оно и есть, вероятно, существует возможность объединить выполнение всех этапов в одном месте в одно время, уменьшив тем са­мым задержки, связанные с транспортировкой. При по­мощи лучшей координации действий можно также со­кратить время, пока документы ждут на чьем-то столе. Например, если табели за неделю должны быть собраны в 10.00 утра в пятницу, имеет смысл закончить и пере­дать их в 5.00 вечера в четверг. Изменение места произ­водства товаров также может уменьшить время транс­портировки. Итак, существует множество способов уменьшить промежутки времени между выполнением разных этапов процесса при помощи тщательного пла­нирования и проектирования.

Эти четыре метода показывают разнообразие подхо­дов, при помощи которых можно упростить процесс, ускорить его, уменьшить затраты и снизить количество ошибок. Они представляют традиционный подход к усовершенствованию процессов, поскольку основопо­лагающие установки, на которых покоится процесс, не подвергаются сомнению, и нет попыток заменить про­цесс чем-то совершенно новым. Сами по себе они могут привести к ускорению и результативности процессов, но они не позволяют добиться скачкообразных улучше­ний, как реинжиниринг. Однако вместо того чтобы от­казываться от них в пользу последнего, реинжиниринговой команде лучше воспользоваться двойственным подходом, используя традиционные методы для усовер­шенствования субпроцессов нового процесса. И этот подход — оптимальный.