На рынке программных средств представлено большое число программ, разработанных различными фирмами-производителями, использование которых создает проблему их состыковки друг с другом. По мере развития информационных технологий возможности взаимодействия программного обеспечения различных производителей увеличиваются, однако эти процессы явно недостаточны.
Некоторые бухгалтерские программы, например, обеспечивают возможность импорта проводок по поставкам, сформированных в складских программах, в результате чего взаиморасчеты могут быть сведены на уровень бухгалтерских счетов. Однако при этом неизбежно теряется часть аналитики, а форма представления информации в бухгалтерском разрезе не всегда устраивает управленцев, для которых она не является удобной и информационно насыщенной. В то же время для бухгалтерии при решении задач финансового учета и составления отчетности слишком глубокая аналитика не требуется. Перекачка информации из базы данных одной программы в базу данных другой неизбежно снижает оперативность решения задачи и требует обязательной проверки данных на непротиворечивость.
|
|
Для систем, автоматизирующих решение задач внешнего финансового анализа, требование полной интегрированности с продуктами, решающими задачи учета, не стоит остро. Напротив, для задач внутреннего анализа такая интегрированность необходима, поскольку внутренний анализ предприятие производит постоянно, опираясь на детализированную учетную информацию.
Учет труда и заработной платы является участком учетной работы, с которого началась автоматизация на большинстве предприятий. Первоначально создаваемые программы были ориентированы на специфику конкретного предприятия, и к ним привыкли расчетчики. В последнее время в связи с изменением законодательной базы и сам бухгалтерский учет, и программы его автоматизации претерпевают существенные изменения. Растет популярность программ автоматизации заработной платы, что объясняется большим объемом налоговой отчетности, которую вынуждены готовить бухгалтеры.
В настоящее время нерационально приобретать отдельные пакеты, не имеющие средств интеграции в единую систему автоматизации. Например, система расчета заработной платы и система управления кадрами — это разные системы, решающие свои задачи. Однако между ними имеется связь, например, функция ведения табеля относится к обеим подсистемам. Поэтому важно, чтобы кадровая подсистема позволяла пользователю быстро и просто менять состав характеристик сотрудников, добавляя при необходимости новые поля в базу данных. Система должна обеспечивать возможность отбора и анализа информации по этим, заново введенным атрибутам, стыковку данной подсистемы с подсистемой подготовки документов, быструю разноску данных из свода заработной платы по бухгалтерским счетам для разработки сводной отчетности.
|
|
Если система автоматизации является интегрированной, то она включает комплекс работ, охватывающий все сферы деятельности предприятия: учет и анализ, планирование, составление и контроль исполнения бюджетов, управление производством.
Требования к интегрированным информационным системам:
все входящие в систему модули должны использовать единую базу данных, которая обеспечит представление информации в необходимых для составления отчетности разрезах. Информационные массивы, форматы и формы представления данных, порядок доступа к ним и способы обработки будут в системе едиными. Такая база может быть сформирована для всех видов учета - бухгалтерского, оперативного, статистического;
взаимодействие программ будет обеспечиваться напрямую, а не через использование механизмов перекачки информации. Информация, введенная в одну из подсистем, становится доступной всем заинтересованным в ней пользователям. Функции по хранению и обработке данных, которыми обладает каждая подсистема, могут быть представлены любой другой, внешней по отношению к ней подсистеме;
возможна интеграция, обеспечивающая решение задач не только одного уровня, но и различных уровней системы управления;
решение одной и той же задачи может быть реализовано как в программах для ведения бухгалтерского учета, так и в программах для ведения оперативного учета, обеспечивается автоматическая увязка плановой информации с данными учета;
информационная база такой системы должна содержать минимум первичных и производных данных, необходимый и достаточный для решения задач, предусматривать возможность наращивания и расширения без перестройки своей структуры;
для функционирования системы необходимо наличие программных средств, позволяющих организовать и поддерживать любое количество массивов с учетом возможности и удобства корректировки данных.
При соблюдении данных требований такую задачу как, например, «Учет взаиморасчетов» можно решать и в программах бухгалтерского, и в программах оперативного учета. То есть система будет иметь возможность автоматически связывать плановую информацию с данными бухгалтерского учета.
Разработчики интегрированных систем достигают полноты реализации учетных функций не за счет разбиения учета на отдельные участки, а путем усложнения и специализации процедур обработки проводок, в которые включается различная дополнительная информация, необходимая для отражения специфики количественно-суммового учета и организации развитого аналитического учета.
Изменения, происходящие в самом учете и новые технологии обработки учетной информации приводят к стиранию граней между отдельными комплексами решаемых задач. Например, реализации одного из трудоемких участков учетной работы — учета материальных ценностей, участвуют специалисты трех подразделений — склада, бухгалтерии и отдела маркетинга. Подсистема складского учета наиболее тесно связана с основной деятельностью фирмы и реализует функции не только складского учета. Даже в официальных перечнях программных продуктов вместо названия «Склад» часто встречаются названия «Учет материалов», «Учет готовой продукции» и другие, что свидетельствует о единстве подходов к решению задачи в этих подсистемах.
Современная складская программа выполняет функции: списания материалов и комплектующих в производство, сбора данных об отпуске материалов для расчета себестоимости изделий и рентабельности продукции, сверки реального и нормативного расходов. Она успешно функционирует в составе комплексной информационной системы, позволяя избегать повторного ввода первичных документов. Такая система информационно связана с подсистемами:
|
|
анализа финансовой деятельности;
учета затрат и расчета себестоимости продукции; а оперативного управления производством;
планирования производства;
сводного бухгалтерского учета;
учета заработной платы;
управления закупками и продажами.
В результате информация, введенная в этой подсистеме, становится доступной в качестве исходных данных в других подсистемах комплекса, с которыми программа связана.
Модуль кладовщика. Если автоматизированный складской учет материалов ведется оператором-кладовщиком, то в память ЭВМ вводится информация из карточек складского учета, а также данные первичных документов. За определенные промежутки времени, но не реже одного раза в месяц, составляется оборотная ведомость по движению материальных ценностей, в которой отражаются: номера лицевых счетов; номенклатурные номера; наименования материальных ценностей и их отличительные признаки; единицы измерения; цена; остаток на начало отчетного периода; приход за отчетный период; расход за отчетный период; остаток на конец отчетного периода. В графах «Приход за отчетный период» и «Расход за отчетный период» отражаются совершаемые операции, а также итоги по приходу и расходу. При необходимости делаются распечатки оборотов по каждому номенклатурному номеру, могут составляться сальдовые ведомости с указанием остатков материальных запасов на определенные даты без указания оборотов.
При небольшой номенклатуре материалов и небольших оборотах вместо карточек складского учета (книг) могут вестись месячные материальные отчеты. В них отражаются данные карточек складского учета, остаток материалов на начало месяца, приход и расход за месяц и остаток на конец месяца, сумма (по приходу, расходу, остаткам). Материальные отчеты с приложением всех первичных документов представляются в бухгалтерскую службу предприятия в установленные сроки.
|
|
Модуль бухгалтерии. Работа данного модуля обеспечивает:
проверку поступивших от подразделений отчетов и документов, их сверку с данными складского учета и бухгалтерии, внесение исправлений при выявлении расхождений;
выявление совместно с другими службами предприятия отклонений фактического расхода материалов от установленных норм;
контроль за правильностью ведения учета материальных ценностей на складах, в цехах и других подразделениях.
Модуль службы внутреннего аудита. Осуществляет функции по контролю движения материальных ценностей на складах организации и других местах их хранения.