Вопрос 33 порядок учета и контроля исполнения договоров

1. Документы, на основании которых ведется учет и контроль исполнения договоров:

-договор

учет - спецификация

- протокол разногласий

- протокол согласования цен

- счет – фактура, товарная накладная, ТТН;

контроль - сертификат соответствия, удостоверение качества, удостоверение о ГГР

- акты количественной и качественной приемки товаров.

2. Порядок учета и контроля исполнения договоров

Именно на стадии исполнения Поставщиком могут быть допущены нарушения условий заключенных договоров, а это может ухудшить финансовое состояние торгового предприятия, уменьшить его доходы и прибыль. Поэтому, коммерческие работники торговых предприятий должны вести учет и контроль за исполнением Поставщиками своих обязательств.

Учет ведется по каждому Поставщику; по товарам (- по ассортименту; количеству; качеству; срокам поставки); по таре. Учет и контроль осуществляется на основании следующих документов (указано ранее) договор спецификации, протокол - разногласий, протокол согласования цен; а также ТТН, товарная накладная, счет-фактура, сертификат соответствия, удостоверение качества, удостоверение о ГГНР, акты количественной и качественной приемки товаров.

Учет может вестись в ручную (книга или карточка учета), но сейчас чаще автоматизированный (в компьютере). На каждого Поставщика в компьютере заводится карточка учета, в которую заносятся следующие данные из договора:

- наименование товара; - единицы измерения; - количество поставки на год; цены; - в т.ч. по частным срокам поставки (например, по кварталам, месяцам).

Каждая поставка товаров от Поставщика заносится в эту карточку, при этом указывают: дату и № ТТН (ТН, счет - фактуры), по которой поступил товар, какие и сколько товаров поступило и на какую сумму. Затем по частным срокам поставки (кварталам, месяцам) делается сверка того каких товаров и сколько должно поступить и фактически поступило.

В ходе учета могут быть выявлены: недопоставка или перепоставка товаров. И покупатель, т.е. торговое предприятие принимает соответствие коммерческого решения. Если (-) недопоставка, потребовать ее восполнения в согласованном ассортименте или предъявить штрафные санкции; - если (+) перепоставка, то отказаться от поставки товаров или принять его и засчитать поставку в счет следующего периода.

4. Принять коммерческое решение, если Поставщик отгрузил розничному торговому предприятию товары досрочно.

Так как досрочная поставка допускается только с письменного согласия Покупателя, а этого по условию ситуации не было сделано, то действия Поставщика неправомерны и Покупатель может поступить следующим образом:

- если это товары, которые торговому предприятию нужны и они будут быстро реализованы, то товар следует принять, досрочную поставку засчитать в счет следующего периода, а оплату за этот товар оговорить по мере его реализации;

- если же у торгового предприятия в остатках еще много аналогичного товара, то не следует увеличивать товарные запасы и от товара следует отказаться, уведомив об этом Поставщика.