Тексты писем-напоминаний

Пример 1

Напоминаем Вам о том, что в соответствии с нашими договоренностями Вы должны представить бизнес-план проекта... до 30.08.2005.

По истечении указанного срока наше предложение теряет силу.

Пример 2

Считаем необходимым еще раз обратить Ваше внимание на то, что поставка оцинкованного листа по договору от 21. 05.2005 № 54 должна быть осуществлена Вами до 01. 09.2005.

В случае нарушения указанного срока поставки мы будем вынуждены обратиться с иском в суд.

Письмо-просьба

В процессе осуществления своей деятельности у каждой организации возникают ситуации, когда приходится что-нибудь у кого-нибудь просить, поэтому письма-просьбы занимают значительное место в документообороте. Деловой стиль требует предельно краткого изложения просьбы с приведением убедительных аргументов. Кроме того, обязательно следует подчеркнуть заинтересованность организации в ее скорейшем выполнении и заранее выразить благодарность за усилия по ее выполнению.

Варианты стандартных выражений, используемых в письмах-просьбах: «Просим...», «Одновременно просим...», «А также просим...», «Мы будем благодарны, если Вы сообщите (направите, вышлете, подтвердите и т.п.).», «Обращаемся к Вам с просьбой о...», «Мы были бы весьма обязаны Вам за...», «Сообщите (направьте, вышлите, подтвердите и т.п.) нам, пожалуйста...».

Тексты писем-просьб

Пример 1

Просим Вас срочно выслать руководство по эксплуатации программного комплекса «Кадры предприятия», приобретенного нами 21.05.2005. По халатности нашего сотрудника дискета с руководством по эксплуатации, входящая в комплект поставки, была утеряна.

Заранее благодарим за сотрудничество.

Пример 2

Мы будем благодарны, если Вы подтвердите свое участие в семинаре, посвященном изменениям, внесенным в Инструкцию о порядке исчисления и уплаты налога на добавленную стоимость, который состоится 15 июля 2005 года в 14.00 по адресу: г Минск, Международный образовательный центр, аудитория 111.

Письмо-требование

Письмо-требование направляют адресату в тех случаях, когда адресат должен произвести какие-то действия незамедлительно. Как и в письмах-напоминаниях, в этом виде документов могут указываться меры, которые будут приняты в случае их невыполнения.

Обычно этот вид писем начинается словами: «Просим Вас в срок до... погасить задолженность (осуществить поставку...; вернуть...; освободить занимаемое помещение и т.п.)», а текст письма предельно лаконичен.