Выбор типа созданного документа

3.2.1. Внутренней формой электронного документа является представление электронного технического документа на машинном носителе или в памяти ЭВМ в виде файла. Обязательными атрибутами файла являются:

Ø Путь, указывающий на местоположение файла на машинном носителе;

Ø Уникальное имя файла, обеспечивающее его нахождение и выбор;

Ø Расширение имени файла, определяющее способ кодирования информации, объем запоминаемой информации и способность воспроизведения внешней формы сохраненного документа.

При подготовке документа в редакторе Word на любой стадии его готовности необходимо обязательно осуществить его первое сохранение на машинном носителе, назначив все необходимые реквизиты будущего документа. До первого сохранения документа на машинном носителе он существует только в оперативной памяти компьютера и может быть уничтожен при любом сбое в работе ПК. Для первого сохранения документа выбирают команды Файл-Сохранить как, как показано на рис.3.5.

Рис. 3.5. Меню команд Файл – Сохранить как

При этом программа выводит на экран предлагаемое компьютером место для сохранения документа. Редактор Word предлагает папку «Мои документы» независимо от того, где она находится. При установке на ПК операционной системы Widows папка «Мои документы» создается на системном диске «С: Мои документы». (Практически все программы для создания графических файлов предлагают СВОЮ папку для документов.) Меню команд «Сохранить как» приведено на рис.3.6.

Рис.3.6. Меню команд «Сохранить как»

Только при сохранении документа на машинном носителе в виде файла, электронный документ приобретает внутреннюю форму. Все эксплуатационные характеристики файла задаются именно на этом этапе. Для корректного сохранения документа необходимо:

1) Установить местоположение документа на жестком диске компьютера, например как показано на рис. 3.6. Выбрать имя диска на компьютере, выбрать имя папки для хранения этого документа. При необходимости создать новую папку с новым именем.

2) Назначить имя файла документа, соблюдая следующие рекомендации:

Если файл будет читаться в системе DOS, имя файла не должно содержать больше 8 знаков. В имени не могут быть использованы служебные символы (! -, -? – особенно «точка»). Если файл будет эксплуатироваться в системе Windows имя файла разрешено назначать до 256 символов с любыми знаками и орфографией. В русскоязычных операционных системах и программах допускается назначать имя русскими буквами. (Многие системы обслуживания и ремонта компьютера работают в DOS-подобных системах, которые в своей основе англоязычные. При их работе имя файла документа будет ими испорчено, а в ряде случаев, и испорчен сам файл документа.)

Выбрать тип сохраняемого файла, который в значительной степени и определяет эксплуатационные характеристики электронного документа. Основные употребляемые типы документов подготовленных в редакторе Word приведены на рис. 3.7.

Рис. 3.7. Меню команд «Сохранить как» и типы сохраняемых файлов

3) Внешней формой электронного документа является представление документа в доступной для визуального обозрения и пригодной для восприятия человеком форме, например воспроизведение на экране дисплея или при печати. При выборе типа файла нужно руководствоваться следующими рекомендациями:

- тип (*.doc) – файл сохраняется с возможностями той версии редактора Word, который установлен на рабочем компьютере. (При открытии файла на другом компьютере, или другой версии Word, файл будет воспроизведен с его установками, но сохранит возможность дальнейшего редактирования в новой системе).

- тип (*.htm) – файл сохраняется для просмотра в системах Интернет и его программах. Теряет способность к дальнейшему редактированию. Целесообразен для информирования партнеров с документом на экране ПК. При распечатке теряет внешнюю форму документа.

- тип (*.RTF) – графический формат представления текстового документа. Имеет самый большой размер, но устойчиво воспроизводит форму документа практически во всех текстовых редакторах. Сохраняет возможность дальнейшей работы по редактированию документа.

- тип (*.TXT) – формат представления текстового содержания документа в системах DOS. Теряет все форматирование и графические объекты (рисунки, формы таблиц, графики). Самый компактный файл по размеру и читается всеми типами редакторов.