Опр-ие понятий «сист. док-ции» и «системообразующие признаки». Классификация систем док-ции

Отдельный док-т – это единичный акт док-вания. Деят-сть любой орг-ии отражается совок-ью док-тов, к-ые принято называть «системой док-ции» (СД). ГОСТ определяет сист. док-ции как совок-ь взаимосвязанных док-тов, применяемых в опр-ной сфере деят-сти. СД представляет собой комплекс взаимоувязанных док-тов, в к-ых последовательно отражаются:

деят-сть опр-ной отрасли упр-ия (промышленности, транспорта, с/х, связей, культуры). Таких СД насчитывается столько, сколько сущ-ет отраслей. Отраслевой признак.

отдельные фун-ии упр-ия, и им соответствуют фун-иональные СД, имеющие межотраслевое значение и присущие всем органам упр-ия (планирование, учет, отчетность, материально-техническое снабжение). Фун-иональный признак. Исходя из этого признака выделяют фун-ии – организационно-распорядительную, плановую, финансирования.

В лит-ре выделяют:

общие фун-ии упр-ия (планирование, орг-ия, контроль) для всех предприятий;

спец-ые фун-ии (снабжение, финансирование, учет), к-ые могут реализоваться в органах упр-ия полностью или частично.

уровень упр-ия, определяемый местом каждого учр-ия в сист. органов власти и упр-ия (федеральные органы, региональные, местные, министерства, областная администрация).

СД хар-ризуется всеми признаками, к-ые присущи др. сист.м:

1. Деление сист. на подсист.. СД отрасли или отдельной фун-ии делятся на подсист.. Напр., сист. плановой док-ции включает в себя: а) организацию и методологию планирования; б) перспективное, текущее планирование. Исследуя плановую подсист. по уровням упр-ия, можно выделить подсист. док-ции, образующиеся в плановых комитетах гос-нных, районных администрациях, в самих министерствах.

2. Взаимосвязь внутри и между элементами сист.. Каждый из док-тов фун-ионирует не изолированно, а занимает опр-ное место, предназначен для опр-ных целей и отражает в свое содержании внутренние и внешние связи, иерархию систем упр-ия. Хар-рной особенностью СД яв-ся их взаимосвязь и взаимопроникновение. Напр., ОРД связана с отраслевыми и фун-иональными СД. В них отражаются такие фун-ии, как рук-во, контроль, планирование, отчетность. ОРД представляет для др. систем правовую основу.

3. Наличие внутренней орг-ии. Тесно связаны между собой сист. плановой и отчетно-статистической док-ции. Так напр., различные виды планов входят в состав плановой док-ции, а отчеты об их выполнении относятся к отчетно-статистической сист., а связь прояв-ся на всех стадиях действия планов (в ходе переписки по их выполнению и при подведении итогов).

4. Автономность элементов сист.. Прояв-ся в возможности опр-ия самостоятельности фун-ионирования и развития каждой части сист.. Т.е. подсист. может фун-ионировать и выполнять свои задачи самостоятельно. Напр., в подсист. учета имущественно-материальных ценностей ведутся книги и картотеки товаров, материалов, акты о приеме и сдаче.

5. Спос-ть к саморазвитию. Каждая сист. непрерывно развивается. Связано это с усложнением технологии упр-ия, технической оснащенности, фун-ий упр-ия, к-ые она отражает.

Классификация – происходит от лат. «распределение объектов, явлений и понятий по классам, отделам, разрядам в зависимости от их общих признаков». Это особый познавательный метод, т.к. она применяется во всех отраслях науки. Она способствует упорядочиванию предметов, явлений, чем помогает раскрыть закономерности и облегчает поиск сведений.

Оснований для классификации СД может быть несколько. Главное – определить критерии, на основании к-ых они выделяются. В лит-ре по ДОУ выделяют критерии: 1) отрасль деят-сти – отраслевые СД (наука, культура, с/х, промышленность); 2) фун-ии упр-ия – фун-иональные СД (плановая, отчетная, организационно-распорядительная); 3) вед-ые СД (Федеральная служба безопасности, пограничные, налоговая служба, таможенная); 4) конкретного учр-ия.

Общие СД называются так потому, что они встречаются во всех учр-иях. Их раньше называли «административные» или «административно-упр-кие». Позднее

«ОРД». А в спец-ты выделяют: организационно-правовую, сист. распорядительной, сист. справочно-инф-ионной и аналитической.

Спец-ые СД понимались как самостоятельные специфические, связанные с обслуживанием спец-ых фун-ий аппарата и док-ванием отдельных операций в работе учр-ий (техническая, проектная, конструкторская).

СД могут различаться не только по объекту док-вания, но и по процедурам упр-ия:

1) протокольная док-ция, отражающая работу коллегиальных органов в различных сферах деят-сти (упр-кая, судебная, военная,. научная). Протоколирование как форма док-вания означает объективную запись хода коллективного обсуждения.

2) СД актирования. Акт как вид док-та сост-ся в различных отраслях упр-ия и деят-сти (судебная, материально-технического снабжения, капитального строительства). Он объективно фиксирует установление несколькими лицами факта или состояния.

3) паспортная СД, хар-ризующая человека или предметы (гражданские паспорта, паспорта на машины, изделия, объекты, архивные фонды).

Т.о., сущ-ет множество СД, к-ые связаны между собой и взаимообусловлены.

ОРД всегда универсальна: с ней тесно связаны СД плановая, внешнеторговая, бухгалтерская, отчетно-статистическая.