Документ имеет содержание, контекст и структуру. 10 страница

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

4.6.19. Письмо-поздравление

Письма-поздравления направляются в торжественных случаях: официальный праздник (Новый год, Восьмое марта, День незави­симости и др.), профессиональный праздник, значительное собы­тие в жизни должностного лица или организации (вручение награ­ды, юбилей, присуждение почетного или научного звания, степе­ни, избрание в какой-либо орган и др.), значимые события в частной жизни.

Поздравления пишутся на бланке письма организации или на специальных бланках поздравлений. Поздравление, подготовлен­ное на бланке письма, должно содержать оформленный в соответ­ствии с требованиями стандарта реквизит «Адресат». Поздравле­ния могут оформляться на бумаге различной цветовой гаммы с украшениями в виде орнаментов и водяных знаков, имеющей большую плотность, и вкладываться в специальные папки-адреса. В последнем случае поздравление содержит только обращение к лицу или коллективу: «Уважаемый (имя, отчество)!», «Уважаемые господа!», «Уважаемые коллеги!», «Дорогие первоклассники!». При коллективном адресате и при направлении письма-поздравления юридическому лицу пофамильное и поименное обращение не ис­пользуется.

Следует учитывать, что в настоящее время обращение «го­спода» не свободно от представления об определенном социаль­ном статусе адресата, поэтому не рекомендуется использовать его при обращении к социально незащищенным группам населения: беженцам, безработным, малоимущим и т.п. Это слово обычно используют в обращениях к предпринимателям, руководителям организаций, должностным лицам, деятелям искусства, полити­кам.

10 - 1287

При обращении к К/Р-персонам (V.I.P. — very important person) часто используется обращение «Глубокоуважаемый...!» (особо важ­ной персоной считается не только высокое должностное лицо — член правительства, парламента, губернатор, мэр — но и заслужен­ный деятель науки, искусства, известный общественный де­ятель).

Письма-поздравления всегда должны быть подписаны.

Если поздравление оформлено на бланке письма, подпись оформляется с указанием должности лица, личной подписью, рас­шифровкой фамилии.

Если поздравление оформляется не на бланке, подпись имеет обобщенную форму: «Ваши коллеги», «Коллектив компании», «Со­трудники фирмы», «Работники министерства» и т.п. Под такой об­щей надписью обычно располагаются собственноручные подписи лиц, пожелавших присоединиться к поздравлению.

Письма-поздравления составляются в свободной форме, но можно указать и на общую схему текста:

• обращение («Уважаемый...!»);

• поздравление;

• комплиментарная часть;

• пожелания (благополучия, процветания, успехов и т.п.);

• подписи.

Поздравления могут быть как краткими — одно-два предложе­ния, так и достаточно развернутыми. В последнем случае в письме-поздравлении излагаются основные этапы жизни и деятельности поздравляемого лица, наиболее важные его достижения. Если письмо обращено к организации или ее структурному подразделе­нию, в нем излагаются наиболее важные и значимые достижения организации или подразделения. Текст поздравления от имени организации излагается от 1-го лица множественного числа (поз­дравляем, желаем), от имени руководителя — от 1-го лица един­ственного числа (поздравляю, желаю).

Для писем-поздравлений характерно использование следующих ключевых фраз:

«Искренне поздравляем Вас с...»;

«Поздравляем Вас в связи с...»;

«Примите наши искренние поздравления в связи с...»;

«Сердечно поздравляем Вас с...» и т.п.

Формулировка поздравления должна быть простой, чтобы вос­приниматься легко и не вызывать затруднения при чтении.

В комплиментарной части перечисляются основные достиже­ния лица или организации, дается их общая характеристика. При этом следует избегать завышенных оценок и преувеличенных ком­плиментов.

Соблюдать умеренность необходимо и при формулировке по­желаний. Они должны быть достаточно общими: желать можно благополучия, процветания, успехов в работе, плодотворного со­трудничества, надежных партнеров, завоевания новых рынков, продвижения по службе, преодоления препятствий и т.п.

В печатных средствах массовой информации нередко публику­ют открытые письма-поздравления — письма, обращенные к от­дельным категориям граждан (школьникам, студентам, ветеранам, работникам определенной отрасли, жителям отдельного района и др.). В целом, к составлению открытых писем-поздравлений при­меняются те же правила, что и к составлению обычного поздрави­тельного письма, но их общий тон может быть более торжествен­ным и возвышенным.

Примеры писем-поздравлений

Письмо-поздравление в связи с вступлени­ем в должность

Уважаемый Дмитрий Анатольевич!

От имени Народного Хурала Республики Буря­тия сердечно поздравляю Вас с уверенной победой на выборах и официальным вступлением в долж­ность Президента России!

На состоявшихся выборах избиратели Респуб­лики Бурятия выразили свое доверие Вам и связы­вают с Вами надежды на улучшение жизни и бла­гополучие страны и родной земли.

Уверен, что Ваш профессионализм, глубокое понимание проблем, а главное, поддержка людей позволят Вам успешно решать государственные задачи, стоящие перед Россией.

Пусть Вам сопутствует широкая поддержка граждан России! Желаю Вам, уважаемый Дмитрий Анатольевич, доброго здоровья, благополучия и успехов в работе на благо великой России и ее многонационального народа!

Председатель Народного Хурала Республики Бурятия М.М. ГЕРШЕВИЧ

id

Письмо-поздравле­ние в связи с из­бранием

Уважаемый Сергей Иванович!

Искренне поздравляю Вас с избранием председа­телем Совета директоров акционерного общества «Домострой».

Ваш опыт и высокая профессиональная подготов­ка послужат дальнейшему укреплению положения Вашей компании на рынке жилищного строитель­ства.

Надеюсь на сохранение и развитие взаимовыгод­ного сотрудничества наших компаний.

Желаю Вам крепкого здоровья, успехов и процве­тания!

Председатель совета директоров

ОАО «Железобетон» А.Я. Мастеровой

Письмо-поздравле­ние в связи со значимым событи­ем

Уважаемые господа!

Мы были очень рады узнать об открытии Вами нового регионального отделения по производству высококачественных электроинструментов.

Желаем Вам успехов и надеемся на продолжение и развитие наших деловых отношений.

Новогоднее пись­мо-поздравление

Уважаемые господа! Примите сердечные поздравления с Новым го­дом!

Желаем доброго здоровья, успехов и счастья! «Торговый Дом братьев Ивановых»

Письмо-поздравление в связи с юбилеем сотрудника

Уважаемый Владимир Иванович!

Поздравляем Вас с замечательным юбилеем — 70-летием! Вся Ваша трудовая деятельность связа­на со строительством электростанций как в Рос­сии, так и за рубежом.

Вы внесли огромный вклад в дело развития электроэнергетики в целом ряде развивающихся государств, работая на руководящих постах в ком­паниях, осуществляющих строительство электро­станций в зарубежных странах.

Вы принимали и принимаете участие в развитии электроэнергетики в странах Южной Азии.

С Вашим именем связаны строительство и ре­конструкция крупнейших электростанций в Ира­не, Алжире, Индии, Вьетнаме.

В настоящее время Вы активно работаете над проектом ЭНЕРГОСТАР — строительство в Ин­дии уникальной тепловой электростанции, рабо­тающий на нескольких видах топлива.

Мы искренне желаем Вам доброго здоровья и дальнейших творческих успехов.

Генеральный директор

Ю.С. Доморацкий

Письмо-поздравление в связи с Днем за­щитника Отечества

С праздником, защитники Отечества!

Дорогие ветераны, мы не забыли ваши подвиги, совершенные во время Великой Отечественной войны. Каждый из вас сражался за Родину ради мирной жизни. В этот праздничный день мы с особой сердечностью поздравляем солдат, про­шедших ту войну с первого до последнего дня и с которыми «Тверскую, 13» связывают добрые отно­шения: А.П. Маресьева, СВ. Шестерикова, В.Л. Говорова, Е.Я. Весника, В.И. Попкова, Н.В. Попова, А.Н. Потемкина, капитана Алексея Чагина, получившего Героя России уже во время чеченских событий. Этот список можно продол­жать очень долго. Благодарим Вас за все, что Вы сделали для нас, для своей Родины!

Долгих Вам лет жизни!

4.6.20. Письмо-благодарность

Письмо-благодарность (благодарственное письмо) — деловое письмо, направляемое адресату (организации, должностному лицу или гражданину) с выражением благодарности за совершенные действия или оказанные услуги.

По сравнению с другими видами деловых писем благодарствен­ные письма обычно составляются в более свободной форме. Клю­чевыми фразами таких писем являются:

«Благодарим Вас за...»;

«Благодарим за оказанную помощь в...»;

«Выражаем Вам свою благодарность за...»;

«Позвольте Вас поблагодарить за...»;

«Позвольте выразить Вам искреннюю благодарность за...» и т.п.

Примеры писем-благодарностей

Письмо-благодар­ность в ответ за при­глашение посетить выставку

Благодарю за приглашение посетить выставку «Инфоком-2008».

Надеюсь, что ознакомление с продукцией Вашей фирмы положит начало нашему плодотворному сотрудничеству.

Письмо-благодар­ность в адрес органи­заторов семинара

Уважаемый Александр Николаевич/ В марте этого года в Вашем научном центре про­ходил научно-практический семинар «Проблемы организации машиностроительного производства на основе робототехнических комплексов», в ко­тором приняли активное участие и сотрудники нашего института.

Семинар прошел на высоком научном уровне, привлек широкий круг участников из научных и проектных организаций, а также многих машино­строительных предприятий. Участники семинара смогли ознакомиться с современными достижени­ями в области робототехники, рассмотреть пробле­мы создания на их основе гибких автоматизирован­ных производств, ознакомиться с новой научной и практической литературой поданной проблемати­ке.

Благодарим коллектив Научного машинострои­тельного центра за прекрасную организацию и проведение научно-практического семинара и за огромный труд по распространению передового опыта.

Желаем Вам творческих успехов и надеемся на плодотворное сотрудничество.

С уважением, Директор института, д-р техн. наук, профессор

Н.И. Автоматов

Письмо-благодар­ность исполнителям за решение задачи

Руководителям

Центров компетенции

по решению «Проблемы 2000»

в Российской Федерации

Уважаемые коллеги!

В ночь с 31.12.1999 на 01.01.2000 был успешно преодолен один из основных критических времен­ных рубежей, связанных с «Проблемой 2000».

По данным Центрального оперативного штаба по контролю и управлению обстановкой в крити­ческий период перехода компьютерных и инфор­мационных систем в 2000 год, сбоев или отказов в основных народно-хозяйственных комплексах, сферах производственной деятельности и социаль­ной активности не произошло.

Это позволяет сделать вывод об эффективности проведенной в нашей стране работы по подготов­ке компьютерных систем к встрече 2000 года. Большая роль в выполнении этой работы принад­лежит Центрам компетенции по решению «Про­блемы 2000» в Российской Федерации, которые в пределах своих областей аккредитации оказывали владельцам систем своевременную и необходимую научно-техническую и методическую помощь в решении данной проблемы.

Вместе с тем состоявшееся успешное прохожде­ние систем через указанный временной рубеж — это преодоление только одной из критических дат, связанных с «Проблемой 2000». Поэтому в целях обеспечения готовности компьютерных и инфор­мационных систем к встрече новых критических периодов, к проблеме временных рубежей работы по ее решению, включая постоянный мониторинг, должны быть продолжены. Это в полной мере от­носится и к Центрам компетенции как одной из важнейших составляющих инфраструктуры, необ­ходимой для окончательного решения «Проблемы 2000».

В связи с успешным преодолением «Проблемы 2000» на критическом рубеже вхождения в 2000 год Министерство Российской Федерации по связи и информатизации выражает руководителям и кол­лективам всех Центров компетенции признатель­ность и благодарность за ответственное отношение к порученному делу и высокий профессионализм в работе. Министр Российской Федерации по связи и информатизации Л.Д. Рейман

4.6.21. Письмо-соболезнование

Письмо-соболезнование — письмо, направляемое в трагических или печальных жизненных ситуациях (смерть, несчастный случай, стихийное бедствие и др.) для выражения участия.

В письмах-соболезнованиях обычно используются следующие фразы:

«Выражаем Вам наши искренние соболезнования по поводу...»;

«Выражаем Вам нашу глубокую скорбь по поводу...»;

«Для нас было глубоким потрясением известие о...»;

«Примите наше искреннее сочувствие по поводу смерти...»;

«Примите, пожалуйста, от имени (название организации) глубокие соболезнования в связи с...».

Примеры писем-соболезнований

Письмо-соболезнова­ние в связи со смер­тью

Уважаемые господа!

Мы глубоко скорбим о смерти (имя) и выражаем всему Вашему коллективу свое сочувствие. (Имя) всегда был нашим надежным партнером, и мы все­гда будем помнить его добрые дела по отношению к нашей компании в прошлом и понимаем, как его будет не хватать всем, кто его знал.

Примите наши искренние соболезнования.

Письмо-соболезнова­ние в связи со сти­хийным бедствием

Примите наши искренние соболезнования в свя­зи с обрушившимся на вашу область стихийным бедствием — землетрясением, повлекшим за собой многочисленные человеческие жертвы и причи­нившим большой материальный ущерб.

Выражаем глубокое сочувствие родным и близ­ким погибших и пострадавшим в результате этой природной катастрофы.

4.6.22. Письмо-извинение

Письмо-извинение — деловое письмо, автор которого приносит извинения адресату за причиненные неудобства.

Письма-извинения, как правило, начинаются следующими фразами:

«Мы искренне сожалеем, что...»;

«Пожалуйста, примите наши искренние извинения за...»; «Позвольте принести (вам) свои извинения за...»; «Приносим свои извинения за то, что...».

В соответствии с требованиями этикета делового общения в письме требуется объяснить причину, приведшую к возникнове­нию проблемной для адресата ситуации, а в конце письма повто­рить фразу с извинениями, но не буквально, а в иной формулиров­ке. Например:

«Еще раз приносим Вам свои извинения»;

«Еще раз просим извинить нас»;

«Из-за непредвиденных обстоятельств...»;

«Из-за неожиданной ситуации, вызванной...» и т.п.

Примеры писем-извинений

Письмо-извинение в связи с задержкой оплаты счета

Уважаемые господа!

Пожалуйста, примите наши искренние извине­ния за задержку оплаты счета на поставку партии

комплектующих по договору от_ №____,

которая произошла по вине нашей бухгалтерии.

В настоящее время оплата произведена, и мы надеемся, что это досадное недоразумение впредь не повторится.

Еще раз просим извинить нас.

Письмо-извинение в связи с ошибочными действиями

Уважаемые господа!

Приношу Вам свои извинения за недостоверные сведения о некоторых действиях Вашей компании, изложенные в моем выступлении на семинаре в Информационном центре 27.03.2008.

Эта информация попала в текст выступления из-за ошибки моего референта, который уже получил взыскание.

Для исключения возможных негативных послед­ствий произошедшего мною всем участникам се­минара направлены письменные сообщения с отказом от той части выступления, в которой со­держались недостоверные сведения.

Еще раз прошу извинить меня.

4.6.23. Рекомендательное письмо

Рекомендательное письмо — письмо, в котором дается характе­ристика конкретного человека для устройства его на работу, обу­чение и др.

Рекомендательные письма всегда содержат благоприятные от­зывы о характеризуемых, в связи с чем многие специалисты по управлению персоналом считают такие письма субъективными, тем не менее они имеют определенное значение при оценке кан­дидата, помогая создать общее представление о соискателе.

Рекомендательное письмо, как правило, пишется на бланке компании — последнего места работы соискателя, подписывается руководителем компании или другим должностным лицом. Для потенциального работодателя рекомендательное письмо — это, скорее, гарантия того, что соискатель действительно работал в дан­ной компании, выполнял определенный круг обязанностей и ос­тавил компанию, сохранив о себе хорошее впечатление.

Рекомендательное письмо представляет собой личный отзыв работодателя о работнике, часто с ручательством за него.

Рекомендательное письмо должно состоять из следующих раз­делов:

• введение, в котором кратко излагаются обстоятельства зна­комства автора письма с рекомендуемым им лицом;

• сведения о рекомендуемом лице (сведения об образовании, уровне подготовки, квалификации, опыте работы, деловые и личностные качества), при этом особо выделяются те его черты и способности, которые могут быть полезны работо­дателю в той организации или должности, куда соискатель стремится попасть;

• заключительная часть, в которой автор просит получателя ознакомиться с резюме соискателя или его краткими ан­кетными данными и назначить встречу для собеседования;

• комплиментарная часть, в которой автор выражает свою признательность.

Кроме того, в рекомендательном письме может кратко сооб­щаться информация о причинах ухода работника из компании, о результатах его трудовой деятельности, о способностях к дальней­шему профессиональному росту.

Объем рекомендательного письма не должен быть большим. Самую важную информацию о рекомендуемом лице следует изло­жить в одном абзаце, избегая употребление общих фраз.

В письме должна быть указана должность и фамилия рекомен­дующего, чья подпись стоит в конце рекомендации. Кроме того, желательно указать контактную информацию для возможного уточнения деталей.

Есть несколько отраслей деятельности, где рекомендации обя­зательны почти без исключений: охранный бизнес, медицина, на­ука, работа с детьми (няни, гувернантки и т.д.). В остальных слу­чаях использование рекомендательных писем зависит от конкрет­ной ситуации.

Примеры рекомендательных писем

Рекомендательное письмо с изложением основных достижений рекомендуемого лица

Надеждина Зинаида Александровна занимала должность руководителя отдела маркетинговых исследований в нашей компании. Она зарекомен­довала себя как инициативный сотрудник, облада­ющий организаторскими способностями.

Через год после ее прихода в компанию объем продаж увеличился на 15%, был разработан и ус­пешно реализован новый подход к рекламе про­дукции. Благодаря ее усилиям у компании появи­лись новые партнеры. Особо хочется отметить ее надежность, умение находить решения в сложных ситуациях, а также нацеленность на достижение результата.

Рекомендательное письмо с изложени­ем основных дости­жений рекомендуе­мого лица и выраже­нием готовности дать дополнительную информацию

Мы подтверждаем, что господин Мясов В.И. в период с 04.07.2003 по 21.02.2008 работал в нашей компании на должности менеджера продаж.

Господин Мясов В.И. был задействован в про­движении новых видов товаров на региональные рынки. Особенно хочется отметить его организа­торские способности, умение быстро находить и налаживать связи с партнерами в регионах. Благо­даря своим обширным знаниям и работоспособ­ности, он в короткие сроки сумел разобраться с технологическими особенностями новых товаров. Господин Мясов В.И. разработал и провел ряд се­минаров и тренингов для дилеров по ознакомле­нию и работе с новыми продуктами, что способ­ствовало их продвижению на рынке.

Мы благодарны господину Мясову В.И. за ус­пешное сотрудничество.

Если информация в рекомендательном письме не показалась Вам исчерпывающей, буду рад отве­тить на Ваши вопросы.

Рекомендательное письмо

Предъявитель данного рекомендательного пись­ма... (имя, отчество, фамилия).

В течение последних (количество) лет он рабо­тал в (название организации) в качестве (долж­ность) и проявил себя как знающий и надежный работник. Его энтузиазм и преданность (название сферы деятельности) всегда высоко ценились как нашими клиентами, так и руководством нашей организации.

Без колебаний рекомендую (фамилия, инициа­лы) для работы в Вашей компании, в его (ее) лице Вы приобретете ответственного, инициативного, энергичного работника.

4.6.24. Сопроводительное письмо

Сопроводительное письмо — письмо, используемое для отправки документов, не имеющих адресной части.

Текст такого письма начинается словами: «Представляем Вам...» (в вышестоящую организацию); «Направляем Вам...» (в подве­домственную организацию); «Высылаем Вам...» (в стороннюю ор­ганизацию). Одновременно с этим может содержаться дополни­тельная информация, отражающая характер ситуации, в которой осуществляется деловое общение:

«В соответствии с предварительной договоренностью высылаем

Вам...»;

«В соответствии с дополнительным протоколом высылаем Вам...»; «В подтверждение нашей договоренности высылаем Вам...» и др.

В сопроводительное письмо может быть включена дополни­тельная информация, поясняющая содержание тех материалов, которые составляют приложение к нему. В этом случае сначала сообщается о направлении документов, затем излагаются допол­нения и пояснения.

Одно письмо может объединять письмо-просьбу и сопроводи­тельное письмо, письмо-сообщение и сопроводительное письмо или информационное и сопроводительное письма. В этом случае, как правило, сначала излагается просьба, сообщение или иного рода информация, а затем сопроводительная часть.

Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о наличии приложения.

Примеры сопроводительных писем

Сопроводительное Направляем разъяснение о порядке применения

письмо к разъясни- контрольно-кассовых машин по пункту 7 поста-тельным материалам новления Правительства Москвы от 18.04.2000 № 292 «Об упорядочении рыночной торговли в г. Москве» и просим довести указанное разъяс­нение до руководителей имеющихся в округе рын­ков.

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

Сопроводительное Направляем на рассмотрение и утверждение

письмо к документам Учебный план подготовки специалистов по логис-
по подготовке специа- тике, а также Договор о сотрудничестве в подго-
листов товке указанных специалистов.

Приложение:

1.Программа обучения специалистов по логис­тике на 4 л. в 1 экз.

2.Договор о сотрудничестве на 3 л. в 2 экз.

Лекция 5

ОРГАНИЗАЦИЯ ТЕКУЩЕЙ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

Управленческая деятельность в любой организации основана на переработке поступающих официальных документов независи­мо от способов их пересылки (получения) и видов носителей, а также на производстве документной информации и официальных документов, предназначенных как для использования в рамках са­мой организации, так и корреспондентами вовне ее. Это предпо­лагает наличие единых правил и методов обработки и преобразо­вания информации поступающих документов в результатную информацию, т.е. технологий. Само понятие «технология» исполь­зовалось в промышленном производстве и определяется как сис­тема взаимосвязанных способов обработки материалов и приемов изготовления продукции в производственном процессе.

Распространяя содержание этого понятия на документационное обеспечение управления (ДОУ) и учитывая специфику информа­ционных процессов, на которых она основывается, определим тех­нологию ДОУ как систему методов и способов сбора, передачи, обработки, накопления, хранения, документов и документной информации на основе применения единых методических приемов и правил и соответствующих технических средств.

Технологии ДОУ в соответствии с различием информационных процессов делятся на технологии:

• обработки поступающих и отправляемых документов;

• передачи (доведения) документной информации конечно­му пользователю;

• введения документов в информационную базу данных ор­ганизации, исходя из ее внутренней структуры;

• обработки документной информации и накопления доку­ментов;

• хранения и использования отдельных локальных групп до­кументов.

5.1. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Совокупность перечисленных технологий, включая и специ­фические моменты, связанные с видом обрабатываемой докумен­тации, традиционно назывались термином «документооборот». Исходя из установленного термина (ГОСТ Р 51141-98. «Делопро­изводство и архивное дело. Термины и определения») «документо­оборот — это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направлении в дело» и из того, что это определение не претерпело изменений за последние 20 лет, следует, что полного тождества между понятия­ми «технологии ДОУ» и «документооборот» нет. Документооборот оперирует официальными, т.е. полностью оформленными, доку­ментами и, как правило, рассматривает движение только отдель­ных документов, в то время как на практике значительную часть деятельности по документационному обеспечению организации занимает работа с проектами документов и пакетами документов, необходимых для документирования того или иного управленче­ского действия. Но подобные содержательные расхождения не препятствуют использованию привычного и устоявшегося терми­на при описании конкретных технологических процессов обработ­ки документов.

Соответственно масштабам движения документов можно вы­делить документооборот конкретного должностного лица, струк­турного подразделения, организации как юридического лица, кор­порации с рядом филиалов, отрасли управления, государства в целом.

Но для нормативно-методической разработки необходимо вы­брать базовый объект, обладающий, с одной стороны, полным на­бором технологических процессов и, с другой — достаточно прос­той для их описания. Основываясь на этом критерии, нормативные акты и методические пособия, в частности Государственная сис­тема документационного обеспечения управления (ГСДОУ), рассматривает в качестве базового объекта документооборот орга­низации как юридически независимого, самостоятельного управ­ленческого элемента.

Порядок движения документов в организации вторичен по отношению к структуре организации и внутреннему распределе­нию обязанностей, в том числе неформальной системе субордина­ционных отношений. Однако это не значит, что система органи­зации документооборота не поддается самостоятельному регули­рованию и нормированию.

Документооборот в организациях состоит из потоков докумен­тов, циркулирующих между пунктами содержательной обработки и создания информации (руководителями организации и струк­турных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.

Поступающие в организацию документы образуют поток вхо­дящей корреспонденции, которая, пройдя необходимые стадии обработки, разбившись на «ручейки» в виде конкретных поруче­ний, попадает в конечном итоге к конкретным сотрудникам для ознакомления и на исполнение.

В подразделениях из документов, подготовленных сотрудника­ми, также формируются документопотоки, которые в результате сливаются в единый поток отправляемой корреспонденции.

Кроме того, в организациях, как правило, циркулируют доку­менты, созданные в ней и не предназначенные к выходу за ее пре­делы,— это потоки внутренней документации. Их путь начинается у одних сотрудников-авторов и заканчивается у других сотрудни­ков-исполнителей. Так что в начале их путь — это путь отправля­емых документов, а продолжение — путь получаемых докумен­тов.

Другой характеристикой документооборота может являться ви­довой состав документов, например:

• распорядительные документы органов власти и вышестоя­щих организаций;

• акты и справки проведения вневедомственных проверок;

• статистическая отчетность;

• письма-запросы о деятельности организации;

• письма ответы на инициативные запросы своих сотрудни­ков;

• материалы (приглашения, тезисы выступлений, решения, протоколы и др.) по участию в деятельности коллегиальных органов и научных, общественных мероприятий и т.д.

Каждый вид документа имеет свой путь движения, который можно проследить, описать и закрепить за ним.

Большое значение в организации документооборота имеет ав­торство документов. Предложения, заявления и жалобы граждан, докладные и объяснительные записки, трудовые контракты, доку­менты, полученные из органов власти, и другие имеют разные тех­нологии обработки.

Одними из основных характеристик документооборота являют­ся объем и цикличность документопотоков. С учетом этих факторов организуется вся работа служб документационного обеспечения управления, определяются количественный состав сотрудников, режим труда руководителей, непосредственно участвующих в ор­ганизации прохождения документов в учреждении, оснащение необходимыми техническими средствами.