Документ имеет содержание, контекст и структуру. 12 страница

В технологические карты должны быть включены все, в том числе и компьютерные, пункты обработки документной инфор­мации и, если они поддаются нормированию, сроки прохождения и обработки документов. В эти схемы включаются, как правило, все этапы создания документов от момента написания черновика. Схемы движения документов должны предусматривать и возмож­ные варианты движения документов, например: когда документ от руководителя поступает непосредственно исполнителю, минуя все другие инстанции; или передачу почтовых отправлений, имеющих пометку «лично», непосредственно из службы делопроизводства адресату, минуя все инстанции и этапы обработки.

Самостоятельные карты и схемы рекомендуется разрабатывать для различных потоков и категорий документов: входящих, исхо­дящих, внутренних, приказов по личному составу и по основной деятельности. Например, технологическая карта документирова­

ния заседания совета директоров фирмы включает целый ряд по­следовательных операций (табл. 5.2).

После утверждения руководителем технологические карты и графические схемы движения документов приобретают норматив­ную силу. Распространена и практика их включения в инструкции по организации документационного обеспечения управления.

Именно на основе такого подхода проектировались лучшие унифицированные системы документации, на основе этого подхо­да строятся технологии проектирования систем электронного до­кументооборота (СЭД).

Естественно, при реальном многообразии документов, созда­ваемых и обрабатываемых в офисе, подобная работа требует доста­точно высокого уровня квалификации и значительных затрат тру­да и времени. Именно из-за этого обстоятельства разработка по­добных схем в традиционных, давно установившихся системах управления проводится редко, как правило, только под давлением обстоятельств. Хотя какие-то элементы обязательно присутствуют в инструкциях и регламентах по документационному обеспечению отдельных видов работ, например коллегиальных органов управ­ления; или специфических видов документов, например ограни­ченного доступа, жалоб граждан и др.

5.6. СТРУКТУРА БАЗ ДАННЫХ ДОКУМЕНТАЛЬНОГО ФОНДА ОРГАНИЗАЦИИ

Для обеспечения эффективного использования информации при принятии различного рода решений, предоставления в распо­ряжение специалистов всего массива информации по определен­ному вопросу в кратчайшее время, в организации должна быть построена рациональная поисковая система. Современная инфор­мационно-поисковая система (ИПС) должна включать информа­цию практически о всех документах, которыми располагает орга­низация.

Основой построения поисковых систем является регистрация документов — фиксация факта создания или поступления доку­мента путем проставления на нем даты и регистрационного индек­са с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме или входном формате.

Главное назначение регистрации — придание документу юриди­ческой силы, подтверждение факта его создания или поступления, поскольку, если поступивший документ не зарегистрирован, орга­низация как бы не берет на себя ответственности за него, так как не подтвержден факт его поступления.

В соответствии с ГСДОУ регистрации подлежат все документы, требующие исполнения, учета и последующего использования в справочных целях: распорядительные, кадровые, плановые, отчет­ные, учетно-статистические, учебные, финансовые, бухгалтерские и др. Регистрируются как документы, используемые внутри или направляемые в другие организации, так и поступающие из вы­шестоящих, подведомственных и сторонних организаций или от частных лиц. На базе регистрационных данных строятся учет до­кументов, поиск и контроль исполнения.

Регистрация производится децентрализованно по группам до­кументов в зависимости от названия, автора и содержания доку­ментов в местах их создания и исполнения, например:

• приказы по основной деятельности регистрируются в служ­бе ДОУ;

• приказы по кадрам — в отделе кадров;

• бухгалтерская документация — в бухгалтерии;

• учебная документация — в учебной части;

• переписка может регистрироваться по структурным под­разделениям и (или) в службе ДОУ и т.д.

Вместе с тем децентрализация также должна основываться на единой системе регистрационных индексов, единых правилах ре­гистрации, на всеобщей доступности регистрационных данных, естественно с соблюдением всех положений по конфиденциаль­ности информации.

Рекомендуется составлять список документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ и сразу передаваемых в соответству­ющие службы, и документов, не регистрируемых вообще из-за их малой значимости. Часто составляется и утверждается руководи­телем организации единый список.

УТВЕРЖДАЮ
Руководитель организации
подпись И.О. Фамилия

Дата

Перечень документов, не регистрируемых в службе ДОУ

1. Периодические издания (газеты, журналы, брошю­ры, книги).

2. Рекламные извещения, плакаты, проспекты.

3. Копии счетов на оплату.

4. Первичная документация бухгалтерского учета (авизо).

5. Поздравительные письма, телеграммы и открытки.

6. Пригласительные билеты.

Индекс документа составляется в зависимости от принятого для каждого массива документов принципа формирования дел. Обяза­тельным элементом индекса является порядковый регистрационный номер в пределах регистрируемого массива, как правило за год. В комплексе с датой и названием он служит поисковым образцом документа и используется также для целей учета. Дополнения к порядковому номеру с целью облегчения поиска указывают код

места исполнения и хранения документа, принадлежности его к определенному вопросу, территории, периоду, корреспонденту, лицу и т.д.

Индексом документов, формируемых в дела лишь по названиям и авторам (бухгалтерские балансы, протоколы, наряды и др.), слу­жит только порядковый номер в пределах регистрируемого масси­ва.

При необходимости выделения части документов из единого регистрационного массива возможно использование дополнитель­ного смыслового буквенного индекса. Так, при регистрации при­ложений, заявлений и жалоб граждан порядковый регистрацион­ный номер дополняется начальной буквой фамилии заявителя, например И-221, К-212, А-213ит.д.; при регистрации приказов по вопросам управления кадрами порядковый номер дополняется буквой, например 18-К, 107-К и т.д.; к приказам по вопросам управления кадрами относятся приказы о приеме на другую рабо­ту, о предоставлении отпусков, о всех видах поощрений и уволь­нении, т.е. те, на основании которых вносятся записи в трудовые книжки сотрудников; при регистрации решений президиумов представительных органов порядковый номер можно дополнить буквой П, например 74-П, и др. Индекс документов, составленных несколькими организациями, например договоров, совместных постановлений, образуется из порядковых регистрационных но­меров, присвоенных в каждой организации-авторе, их последова­тельность определяется последовательностью указания авторов в заголовочной части документа.

Формы регистрации документов. Ввод документа в ИПС произ­водится путем записи его индекса и соответствующих реквизитов в регистрационные входные формы: регистрационно-контрольные карточки (РКК), экранные формы, регистрационные журналы.

Журнальная форма наиболее исторически ранняя, но имеет один существенный недостаток — невозможность систематизации за­писей. Выход из положения приверженцы журналов регистрации находят в заведении самостоятельных, с собственным графлением журналов для регистрации:

• входящей корреспонденции (рис. 5.4);

• исходящей корреспонденции;

• входящих распорядительных документов от руководства;

• входящих телеграмм;

• исходящей переписки с руководством и т.д.

Слишком множественное дробление системы регистрации ведет к дополнительной путанице, поэтому ведение регистрационных журналов, безусловно, целесообразно только для документов, в состав индекса которых входит один порядковый номер (пропус­ка, справки, дипломы и т.д.), или в случаях минимального объема документооборота (в структурных подразделениях). Журнал воз­можно составлять и из отдельных листов-бланков, что позволит заполнять их с помощью любых средств записи и постепенно фор­мировать сам журнал, в том числе с одновременным вводом ин­формации в машинную память и ее распечаткой.

Картотеки. С помощью копировально-множительной техники создание регистрационных карточек можно облегчить путем ко­пирования верхней части первого листа документа, где размещены основные сведения о нем: автор, название документа, дата, индекс, заголовок и т.д. через прозрачный трафарет. Для визуального раз­личения регистрируемых групп документов на регистрационные формы могут наноситься цветовые коды — маркером по верхнему краю; ручные регистрационные карточки могут изготавливаться также на картоне различных цветов и различным шрифтом.

Некоторые ведомства в рамках своих полномочий рекомендуют типовые формы карточек подведомственным организациям, на­пример Министерство образования и науки РФ рекомендовало для применения в вузах единый образец учетно-контрольной карточки. Контрольно-справочные картотеки делятся на две части: по неис­полненным и исполненным документам. Первая часть картотеки служит для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и может выполнять контрольную функцию. Кар-

гаг

точки в ней могут систематизироваться по исполнителям, струк­турным подразделениям, корреспондентам, срокам исполнения документов.

По мере исполнения документов карточки с проставленными на них необходимыми отметками перемещаются из первой части картотеки в соответствующие разделы и рубрики второй части. Вторая часть картотеки служит для поиска уже исполненных доку­ментов. Карточки в этой части картотеки могут систематизиро­ваться по вопросам, корреспондентам, номенклатуре дел. Анало­гично целесообразно формировать и машинные базы данных.

В зависимости от объема документов, системы регистрации, контроля и задач поиска может вестись единая контрольно-спра­вочная картотека (база данных) или несколько самостоятельных. Как правило, составляются самостоятельные контрольно-справоч­ные поисковые системы по предложениям, заявлениям и жалобам, по ведомственным нормативам: приказам, решениям, поручениям, по кадровым распорядительным документам.

Чтобы не потерять порядок номеров при ведении карточной системы регистрации, в службах ДОУ иногда применяют допол­нительные рабочие таблицы — «шахматки» для отметок об уже использованных порядковых регистрационных номерах. В нижней части такой таблицы проставляются сведения о структурном под­разделении и месте хранения документов.

При использовании компьютерных технологий ввод сведений о документе в документную БД осуществляется непосредственно с документа с помощью клавиатуры и других устройств ввода (рис. 5.5). Одновременно может изготавливаться один экземпляр регистрационной формы в качестве страхового массива.

После неудачного внедрения единой автоматизированной кон­трольной системы в составе УСОРД в начале 1980-х гг. было при­знанно нецелесообразным добиваться введения единого, жестко регламентированного входного формата документной поисковой системы.

Проектирование входного формата компьютерной документной базы данных должно вестись в соответствии с применяемым в дан­ной вычислительной системе программным обеспечением, выбор той или иной технологии ведения информационно-поисковой сис­темы находится в компетенции руководства организации, с учетом необходимости обеспечить совместимость, понятность и полноту информационного содержания регистрационных массивов.

Рис. 5.5. Образец экранного формата для компьютерной регистрации

корреспонденции

В ГСДОУ определен состав обязательных реквизитов, которые должны быть введены в качестве информационно-поисковых при­знаков документа, и правила заполнения этих информационных единиц (табл. 5.3).

5.7. КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ И ПРИНЯТЫХ РЕШЕНИЙ

Цели контроля исполнения. Действенный контроль исполне­ния документов должен прежде всего содействовать своевремен­ному и качественному исполнению документов, обеспечению по­лучения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников. Фискальная функция для оптимизации технологий работы с документами является второстепенной.

Контроль исполнения включает несколько последовательных этапов:

• постановку документов на контроль;

• проверку своевременности доведения документов до ис­полнителей;

• предварительную проверку и регулирование хода исполне­ния;

• учет и обобщение результатов контроля исполнения доку­ментов.

Уровни контроля за документацией. Контроль исполнения, как правило, ведется на нескольких уровнях. Это контроль:

• своевременности исполнения поручений и документов;

• соответствия формы создаваемых документов их содержа­нию;

• соответствия применяемых унифицированных форм и бланков действующим нормативам и образцам;

• соответствия уровня и формы удостоверения каждого доку­мента, соответствия подписей их расшифровкам;

• соответствия всех экземпляров на идентичность;

• включающий анализ существа и полноты исполнения по­ручений, заданий, ответов на запросы.

Такая многоуровневость контроля на практике выражается в том, что разные уровни контроля осуществляются в организации различными должностными лицами. Если контроль своевремен­ности исполнения и соответствия экземпляров, подписей и т.д. осуществляет только служба ДОУ, то контроль правильности ис­пользования форм, бланков, структуры текста успешнее всего по­лучается у сотрудников, ответственных за оформление проектов документов, естественно, при наличии у них соответствующих полномочий.

Контроль по существу содержания входит в обязательные долж­ностные обязанности не только руководителей всех рангов, но и при большом объеме контрольных документов специального кон­трольного подразделения.

Основными задачами службы контроля в процессе контроля за исполнением документов являются:

• отслеживание хода и регистрация фактического исполне­ния зафиксированных указаний руководства, а также вхо­дящих, исходящих и внутренних документов, имеющих до­статочно важное управленческое значение;

• обобщение сведений, получаемых в процессе отслежива­ния хода и результатов исполнения, и доведение этих све­дений руководству в удобном формализованном виде;

• выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины.

По решению руководства организации контроль за исполнени­ем документов может быть возложен и на сотрудника, не состоя­щего в штате службы ДОУ. Это довольно распространенная прак­тика при подготовке распорядительных документов, в которых контроль исполнения может быть возложен на любого из сотруд­ников или взят удостоверяющим документ руководителем на себя.

Но централизация контроля за исполнением документов при этом является важным фактором его эффективной постановки.

В идеальном варианте должно контролироваться исполнение всех документов, однако трудоемкость этой деятельности и нерав­нозначная ценность документной информации привели на прак­тике к еще одной классификации документов: на документы, под­лежащие контролю за их исполнением, и документы, контроль за исполнением которых не так строг.

Перечень контролируемых документов составляется в свободной форме и утверждается руководством по представлению службы ДОУ с участием (согласованием) юридической службы организа­ции. В состав документов, подлежащих обязательному контролю, наряду с документами вышестоящих органов и внутренними рас­порядительными документами включают и важные специфические документы, свойственные данной системе управления и имеющие конкретные сроки исполнения.

Для подавляющего большинства документов, циркулирующих в различных организациях и системах управления, сроки их испол­нения отмечаются на верхнем поле применяемых контрольно-ре­гистрационных карточек (РКК), что показано на рис. 5.6.

Информация о результатах контроля исполнения должна пос­тупать тем руководителям, которые определяют необходимость контроля конкретных документов и сроки их исполнения.

1 2 3 4 5 В 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 Корреспондент

Дата поступления и индекс документа Дата и индекс документа

Краткое содержание

Резолюция

Отметка об исполнении Место хранения

Рис. 5.6. Образец контрольно-регистрационной карточки

Сроки исполнения документов. Для периодически создаваемых документов, для документов, наиболее часто создаваемых в масш­табах всего государства, отдельных направлений деятельности или конкретной организации устанавливаются типовые сроки их ис­полнения.

Так, типовые сроки установлены в указах Президента РФ, за­конах Российской Федерации, правительственных нормативных актах, например, для рассмотрения предложений, заявлений и жа­лоб граждан, депутатских запросов; для передачи документов по­стоянного хранения из ведомственных органов в государственные; для окончательного введения в силу подписанных документов и др.

Значительное количество типовых сроков установлено в ведом­ственных подзаконных актах, например, о предоставлении статис­тической и финансовой отчетности, о сроках предъявления пре­тензий по качеству продукции, по подаче апелляций на решения финансовых и судебных инстанций и др. В организации могут быть установлены типовые сроки исполнения и для документов, не на­шедших отражения в законах и других нормативных актах. После их утверждения и включения в Табель форм или инструкцию по ДОУ они также становятся типовыми для всех сотрудников орга­низации.

Индивидуальные сроки исполнения указываются в тексте доку­мента или резолюции при рассмотрении поступившего документа только в том случае, если этот срок отличается от установленного автором документа или отсутствует в составе типовых сроков.

Срок исполнения входящих документов общепринято исчис­лять с момента фиксации факта их поступления в организацию, а создаваемых — с момента их доведения до исполнителей, если в документе, конечно, не оговорен другой срок.

Срок исполнения может продлить только организация или должностное лицо, его установившие, или вышестоящее над ним руководство. В практике работы в том случае, когда срок исполне­ния документа к моменту его регистрации или при рассмотрении определен быть не может, устанавливается условный срок исполне­ния, который может быть откорректирован по ходу исполнения документа, например, при контроле исполнения исходящих доку­ментов.

Постановка на контроль. Техническим средством контроля за исполнением документов является входной формат контрольной системы (карточка или экранная форма), как правило, явля­ющийся дубликатом регистрационного формата. Как, например, карточка контрольной системы, предложенная Унифицированной системой организационно-распорядительной документации.

При контроле устных поручений руководителя, незарегистри­рованных документов, при возвращении к документам, считавшим­ся исполненными, входной формат заполняется в самой контроль­ной службе. При постановке на контроль документов, содержащих ряд заданий, различных исполнителей и сроков исполнения, кон­трольный входной формат заполняется на каждое контролируемое поручение или задание. Для этого в схемах документооборота должно быть предусмотрено ознакомление службы контроля, по­следовательно или параллельно (например, в копиях), с подобными документами. В правой части верхнего поля самого документа ста­вят отметку о взятии его на контроль.

Контрольный массив организуется таким образом, чтобы неза­висимо оттого, является ли документ внутренним, входящим или исходящим, документы могли классифицироваться по срокам ис­полнения по дням текущего месяца, а также на более длительные сроки исполнения.

В течение срока исполнения документа профессионально орга­низованная служба контроля осуществляет регулярные проверки хода исполнения, результаты которой, как правило, также фикси­руются в контрольном массиве. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители.

Проверки могут фиксироваться в устной или письменной фор­ме. В последнем случае службой контроля готовятся письменные напоминания (рис. 5.7). Они могут быть посвящены как конкрет­ному заданию, так и отдельному документу и исполнителю. Напо­минания рассылаются руководителям структурных подразделений, а после заполнения подписываются ими и возвращаются в службу контроля для анализа исполнительской дисциплины.

Возможны также подготовка и рассылка напоминаний, содер­жащих сведения о документах, находящихся в одном или несколь­ких структурных подразделениях.

Проверка хода исполнения осуществляется обычно в следу­ющие сроки, рекомендованные УСОРД:

• задания последующих лет не реже одного раза в год;

• задания последующих месяцев текущего года не реже одно­го раза в месяц;

• задания текущего месяца каждые 10 дней и за 5 дней до ис­течения срока исполнения.

Рис. 5.7. Примерная форма напоминания об исполнении документов

Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сро­ков исполнения.

Снятие документа с контроля. Это может сделать лишь долж­ностное лицо, установившее контроль, либо ответственный испол­нитель после фактического выполнения заданий, запросов, сооб­щения результатов заинтересованным лицам и организациям или другого документированного подтверждения исполнения. На са­мом документе часто проставляется отметка, подписанная лицом, подтверждающим исполнение:

С контроля снят.

Начальник группы контроля подпись Е.В. Некористова 24.07.2008

Возможна простановка отметки о снятии документа с контроля только в самом контрольном массиве (карточке, базе данных). По усмотрению руководства сведения об исполнении документов или отдельных заданий могут сообщаться в службу контроля в пись­менной или устной форме.

Если контрольная служба устанавливает, что содержание, фор­ма и процедура исполнения не соответствовали заданию, она впра­ве вернуть документ на доработку без продления сроков исполне­ния.

Данные о ходе и результатах контроля за исполнением доку­ментов периодически анализируются. Как правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесяч­но. Поскольку типовые аналитические формы по контролю ис­полнительской дисциплины не определены, то они устанавлива­ются руководством организации по представлению службы ДОУ (рис. 5.8).

Наиболее наглядно результаты работы исполнителей выглядят, если в месячных сводках, представляемых руководству, указыва­ются:

•
общее количество документов, находящихся в работе у ис­полнителя;

• количество (процент) выполненных с опережением уста­новленных сроков;

• количество (процент) не выполненных или выполненных позднее установленных сроков;

• задержки исполнения в рабочих днях;

• причины задержек исполнения документов.

К характерным причинам неисполнения документов в срок обычно относятся:

• слишком высокая степень централизации полномочий;

• перегрузка исполнителей и руководителей разного уровня;

• недисциплинированность сотрудников и подведомствен­ных организаций;

• недостаточные сроки для качественного исполнения;

• нерациональная система документооборота;

• недостаток технических средств оформления и тиражиро­вания документов и др.

На основе результатов анализа разрабатываются и принимают­ся меры по ускорению исполнения документов, повышению ис­полнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.

5.8. ОРГАНИЗАЦИОННОЕ ПОСТРОЕНИЕ СЛУЖБЫ

ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

5.8.1. Организационная структура службы ДОУ

Термин «структура» обозначает каркас, основу. Любое предпри­ятие имеет определенный каркас, связующий все его подразделе­ния, службы, органы. Различают организационно-производствен­ную структуру управления и организационную структуру управле­ния.

Организационно-производственная структура отражает постро­ение управляемой системы, структура управления — управляющей, а организационная структура предприятия — построение и взаи­мосвязь этих двух систем.

Структура управления должна отвечать назначению предпри­ятия, его целям. Аппарат управления строится с учетом необходи­мого обоснования количества звеньев (по горизонтали) и ступеней, или уровней, управления (по вертикали). Звено управления — струк­турное подразделение или отдельные специалисты, выполняющие соответствующие функции управления. Звенья бывают ниже-, вы­шестоящие и равнозначные. Ступень (уровень) управления — сово­купность равнозначных звеньев. Количество ступеней определяет тип структуры с точки зрения ее сложности. Структура может быть двух-, трех- и четырехступенчатой.

Количество звеньев на каждой ступени структуры управления зависит от объема работ по выполнению соответствующих функ­ций. Тип структуры управления определяется типом организаци­онной структуры предприятия.

Подразделения предприятия — это элементы внутренней структу­ры предприятия, выполняющие определенные функции и занима­ющие определенное место в процессе его производственно-хозяй­ственной деятельности. Любое предприятие состоит из действующих на началах внутреннего хозяйственного расчета или арендного под­ряда подразделений — производств, цехов, отделений, участков, ферм, бригад, звеньев, бюро, лабораторий, отделов и др.

Сложные организации осуществляют четкое горизонтальное разделение за счет образования подразделений, выполняющих конкретные задания и добивающихся достижения конкретных це­лей. Такие подразделения часто называют отделами, или службами, но существуют и другие названия. В небольших организациях раз­деление труда может не прослеживаться достаточно четко.

Подразделения обычно классифицируют либо по основным видам деятельности, либо по географическому признаку. Класси­ческим примером горизонтального разделения труда на производ­ственных предприятиях являются, например, производство, мар­кетинг, финансы.

Помимо горизонтального разделения труда в управлении суще­ствует вертикальное разделение труда, которое отделяет работу по координированию действий от самих действий.

Эти две формы разделения труда органично связаны между со­бой. Основные структурные подразделения имеют следующие на­звания в соответствии со структурой организации и выполняемы­ми функциями: управление, отдел, сектор, департамент, функци­ональная группа. Причем в управление могут входить несколько отделов.

Количество звеньев, подчиненных одному руководителю, не должно превышать установленной нормы управляемости (Н_у). В настоящее время ориентируются на следующие нормы управля­емости. Для бригадиров производственных бригад Н_у составляет 25—30 человек, для начальников цехов — 6—12, а для руководителя предприятия — 5—8. Соблюдение нормы управляемости на каждом уровне управления позволяет обеспечить нормальный психофизи­ологический режим работы каждому руководителю.

Документационное обеспечение — один из важнейших видов управленческой деятельности, выполнение которой возлагается на специальное подразделение — управление, отдел, департамент, сектор и т.п.

В соответствии с требованиями Государственной системы доку-ментационного обеспечения управления (ГСДОУ) данное подраз­деление должно действовать на правах самостоятельного структур­ного элемента и подчиняться непосредственно руководителю орга­низации. Название данного подразделения, его должностной состав, структура устанавливаются вышестоящей организацией, а если та­кой нет, то руководством организации. Типовые наименования дан­ного структурного подразделения: управление делами, общий отдел, канцелярия, секретариат имеют одно общее наименование — служ­ба доку мет анион кого обеспечения управления (ДОУ).

В небольших учреждениях, с незначительным объемом доку­ментооборота, создание данного структурного подразделения не­целесообразно, достаточно ввести в штат сотрудника, выполняю­щего всю работу по документационному обеспечению управления. Это может быть секретарь, секретарь-референт, инспектор по де­лопроизводству, документовед, делопроизводитель.

Основными задачами службы ДОУ являются:

• постановка и ведение информационно-документационно-го обеспечения управленческой деятельности;

• совершенствование форм и методов работы с документами;

• обеспечение единого порядка документирования;

• организация работы с документами;

• построение информационно-поисковых систем;

• контроль исполнения документов;

• подготовка дел к передаче в архив;

• сокращение документооборота;