До інформаційних належать такі документи: службові листи та їх різновиди, звіт, доповідна та пояснювальна записки, зведення, повідомлення, телеграма, телефон?- і радіограма, анотація, рецензія, відгук.
СЛУЖБОВІ ЛИСТИ
Класифікація листів
Лист — це поширений вид документації, один із способів обміну інформацією.
Службові листи належать до основних засобів встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, установами, фірмами та закладами.
За функціональними ознаками службові листи поділяють на такі, що потребують відповіді, й такі, що її не потребують.
До листів, що потребують відповіді, належать:
• листи-прохання;
• листи-звернення;
• листи-пропозиції;
• листи-запити;
• листи-вимоги.
До листів, шо не потребують відповіді, належать:
• листи-попередження;
• листи-нагадування;
• листи-підтвердження;
• листи-відмови;
• супровідні листи;
• гарантійні листи;
• листи-повідомлення;
• листи-розпорядження.
За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні й колективні листи. Звичайний лист надсилають на адресу однієї інстанції, циркулярний лист — цілій низці установ, колективний лист— на одну адресу, але пишуть його від імені керівників кількох установ.
|
|
Написання ділового листа — це справжнє мистецтво, адже тексти листів найменшою мірою трафаретизовані та уніфіковані. «Зазвичай ми дбаємо лише про те, щоб чітко і лаконічно викласти інформацію, а забуваємо, що ця кореспонденція не просто важлива частина бізнесу, а й наше обличчя»'. Щоб оволодіти мистецтвом листування, слід засвоїти правила ведення ділової кореспонденції.