Реквізити листа та їх оформлення

Службові листи пишуть чи друкують на бланку або чистому аркуші паперу. Основні реквізити листа за державним стандартом такі:

1. Державний герб. Має бути розташований посередині бланка або ліворуч над серединою рядка з назвою організації.

2. Емблема організації, установи чи підприємства. Від­творюється поряд із назвою організації.

3. Зображення державних нагород. Розташовуються у верх­ньому лівому кутку або посередині.

4. Код організації, установи чи підприємства. Зазначається у верхньому правому кутку.

5. Повна назва установи, організації чи підприємства — автора листа. Відтворюється угорі ліворуч за допомогою штампа абодрукарським способом.

6. Назва структурного підрозділу. Дозволяється друкувати машинописним способом у верхньому лівому кутку.

7. Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреси, номер телетайпа, номери телефону, факсу. Розташовують у верхньому лівому кутку, оформляють відповідно до поштових правил. Для здійснення розрахунково-грошових операцій на бланках. листів указують номер розрахункового рахунка у відділенні банку. Наприклад:

Розрахунковий рахунок№ 3467059 у ЗалізничномуУСБ м. Києва, МФО 322034

8. Дату (день, місяць, рік) записують здебільшого словесно-цифровим способом (24серпня 1998 р.). На бланках дату листа ставлять ліворуч угорі на спеціально відведеному

Універсальний довідник-практикум з ділових паперів / С. П. Бибик, І. Л. Михно, Л. О. Пустовіт та ін. — К.: Довіра; УНВУ «Рідна мова», 1997. — С. 303..

для цього місці. Якщо лист написаний не на бланку, то дату вказу-доть під текстом зліва.

9. Адресат. Листи адресують організації, установі чи під­приємству, службовій або приватній особі. Назву установи і структурного підрозділу подають у називному відмінку, а найменування посади й прізвище —у давальному. Наприклад:

Друкарня видавництва «Україна»

Савченку І.П.

Якщо листа адресовано керівникові установи, назва якої входить у найменування посади, то прізвище й посаду подають у давальному відмінку, а назву установи— у родовому.

Наприклад:

Директорові Рівненського професійно-

технічного училища № 63

Бондаренку П.П.

В адресі можна вказувати лише назву посади, без прізвища та ініціалів особи, яка цю посаду обіймає. Це припустимо тільки за умови, якщо ця посада єдина в установі, організації чи на підприємстві.

Наприклад:

Директорові загальноосвітньої

середньої школи № 1

Генеральному директорові

заводу «Термінал»

Якщо особа, якій надсилають листа, має вчене звання або науковий ступінь, то ці відомості подають перед прізвищем. Ступені й звання можна записувати у скороченій формі.

Наприклад:

Ректорові Дніпропетровського

державного університету

проф. Степанишину Л.П.

До реквізиту «адресат» може входити поштова адреса. Слід пам'ятати: якщо лист адресовано установі, поштову адресу вказують після назви установи, структурного підрозділу й прізвища службової особи. Наприклад:

Правління ЖБК «Мир-98»

Відділ кадрів

Васильченку Ф.К.

04060 Київ-60, вул. Грінченка, 8/2

Реквізити адресата друкують з правого боку у верхній частині сторінки. Кожний елемент — назву установи, підрозділу, посаду, прізвище та ініціали особи, поштову адресу — подають з нового рядка і з великої літери. На конверті повторюють адресу отримувача листа, починаючи з «Кому», а потім указують «Куди».

10. Текст листа складається з двох частин: опису фактів або подій, що послужили підставою для написання листа; висновків та пропозицій.

11. Позначку про наявність додатка роблять ліворуч під текстом з нового рядка. Є два способи оформлення цього реквізиту:

1) якщо лист містить додатки, про які згадувалося в тексті, або ті, що пояснюють його зміст, то відмітку оформляють так:

Додаток: на 4 арк. у 2 прим.

2) якщо лист містить додатки, не зазначені в тексті, то їх слід перелічити із вказівкою на кількість сторінок у кожному з них і кількість примірників:

Додатки:

1. Проект реконструкції ділянки: на 2 арк. в 1 прим.

2. Акт прийняття нових будівельних матеріалів: на 4 арк. у 1 прим.

Якщо ж лист містить велику кількість додатків, то окремо складають їх список, а в листі після тексту зазначають:

Додаток: відповідно до списку на 10 арк

12. Підписує службовий лист переважно керівник установи (організації, підприємства), його заступник чи керівник струк­турного підрозділу. Якщо лист написано на бланку установи, то зазначають лише посаду, ініціали та прізвище особи, яка підписує лист (назву установи не повторюють). Наприклад:

Генеральний директор (підпис) Є.Г. Прокоф 'єв

Голова оргкомітету (підпис) Г.К. Мусієнко

Якщо лист написано не на бланку, то вказують повну назву установи, посаду, ініціали та'прізвише особи, котра підписує лист. Наприклад:

Директор видавництва «Освіта» (підпис) С.В. Лосєв