Формулювання теми наради повинно окреслювати предмет обговорення, бути точним, конкретним, мати активну форму

У графі «Мета наради» фіксують очікуваний від її проведення результат. Це може бути попередній обмін думками, підготовка рекомендацій для прийняття рішення, прийняття рішення тощо.

«Порядок денний наради» містить перелік питань у послідовності, в якій їх винесено на обговорення.

До початку наради її учасники отримують письмовий документ, що також носить назву «Порядок денний наради», у якому зафіксовані тема, мета наради, перелік питань для обговорення, час та місце проведення наради, прізвища доповідачів, співдоповідачів, відповідальних за підготовку питань, час, відведений для обговорення кожного питання.

Складаючи план проведення нарад, необхідно продумати коло учасників. Не завжди велика їх кількість забезпечує ефективні рішення.

Доцільно запрошувати тільки тих працівників і радників, яких безпосередньо стосуються рішення засідання, які володіють відповідними знаннями, мають досвід вирішення аналогічних проблем, уміють співпрацювати й враховувати інтереси інших.

Для оптимального залучення компетентних і зацікавлених осіб рекомендують потенційних учасників наради поділити на такі групи:

— особи, яких безпосередньо стосуються обговорювані питання;

— особи, яких менше стосуються обговорювані питання і які не є визначальними в їх вирішенні;

— особи, яких питання наради безпосередньо не стосуються, але з певних міркувань вони мають знати про прийняті рішення.

Добре зарекомендували себе наради зі змінним складом учасників. Під час таких нарад працівники, чиї питання обговорені, виходять, а їх місця у визначений час займають інші і включаються в обговорення актуальних для них питань. Деяких співробітників не запрошують на нараду особисто, а повідомляють, що вони мають бути протягом певного часу на своєму робочому місці, щоб за необхідності їх можна було залучити до розмови або отримати від них довідку по телефону.

План проведення нарад узгоджують з усіма зацікавленими службами і посадовими особами. Його затверджують керівники і надсилають у всі підрозділи.

Наступним етапом підготовки наради є повідомлення про неї учасників.

За 2—3 дні до наради їх сповіщають про місце та час її проведення, а також про зміни у порядку денному. З цією метою використовують оголошення, телефонограми та ін. Нерідко їм надсилають разом з порядком денним доповідь або її тези, проект рішення. Доцільно заздалегідь підготувати й розіслати список промовців у дебатах, що дасть змогу чіткіше дотримуватися оптимального регламенту — 3—5 хв. Триваліші виступи на нарадах недоцільні.

Більшість нарад проводять у кабінеті керівника. Однак краще скликати їх у спеціально обладнаному технічними засобами (диктофонами, засобами зв'язку, спеціальними столами та іншою оргтехнікою) приміщенні. Площа такого приміщення не обов'язково повинна бути великою, у ньому не потрібні денне освітлення, сцена та ін. Для цього придатні невеликі, на десять—двадцять осіб, кімнати. Спеціальні приміщення зручні тим, що керівник може бути присутнім лише при обговоренні найважливіших питань порядку денного, а потім працювати у своєму кабінеті. Це стосується й інших учасників наради.

Залежно від складу учасників наради можуть бути міжнародними, всеукраїнськими, обласними, міськими, районними, галузевими, а також такими, що скликаються в межах однієї установи чи її окремого підрозділу.

Кількість учасників може бути різною, а тривалість наради (від кількох годин до кількох днів) визначається складністю і обсягом питань, які заплановано розглянути на ній.

Наради можуть мати разовий характер або скликатися систематично.

За призначенням і характером службові наради поділяються на такі основні види:

■ наради, пов'язані з виробленням і прийняттям рішень;

■ наради, пов'язані з організацією реалізації прийнятих рішень;

■ наради за підсумками виконання якого-небудь рішення з метою оцінки його результатів;

■ наради, що скликаються з метою вирішення поточних виробничих завдань та ін..

Починаючи роботу з підготовки наради, слід:

■ ухвалити рішення про необхідність її проведення;

■ визначити питання порядку денного;

■ визначити учасників, у тому числі тих, кого передбачається запросити;

■ визначити час і місце проведення.

До вибору приміщення слід поставитися відповідально. Враховуючи кількість учасників, потрібно обов'язково передбачити резервні місця (для невеликої наради додатково 2-3 місця, для великої — не менше 15-20). Крім того, якщо це необхідно, визначають можливість застосування технічних засобів та обладнання.

Порядок денний — перший документ, що його складають при підготовці наради, — розробляється за вказівками керівника й узгоджується з ним.

Список учасників — другий важливий при підготовці службової наради документ. У випадку, коли планується проведення постійно діючої наради, що має певний склад учасників, до списку додають лише відомості про запрошених осіб.

Повідомити учасників про нараду можна двома способами: письмово, надіславши запрошення (повідомлення), або усно (по телефону).

Якщо всі учасники наради — працівники однієї установи, достатньо сповістити їх, зателефонувавши особисто або передавши порядок денний через співробітників.

Учасникам наради з інших установ надсилають телефонограму або лист-запрошення. Членам нарад постійно діючих колегіальних органів порядок денний із зазначенням місця і часу засідання, як правило, розсилають.

У листі-запрошенні, крім зазначення установи, яка проводить нараду, порядку денного, часу (дати і години) та місця проведення, можуть повідомлятися додаткові умови участі: надання готелю, вартість, необхідність підтвердження участі тощо. Якщо не передбачене повторне запрошення після одержання підтвердження участі, то у першому листі-запрошенні зазначається повна адреса місця проведення наради з докладним описом транспортних маршрутів. Листи-запрошення мають бути оформлені бездоганно — грамотно й ретельно, що засвідчить повагу до адресата.

Для оперативного розсилання запрошень найчастіше використовують сучасні засоби зв'язку — факс або електронну пошту (e-mail). З використанням комп'ютера розсилання запрошень здійснюється автоматично за списком, що, безумовно, прискорює і полегшує цей процес.

Надіславши письмове запрошення будь-якою формою зв'язку, бажано згодом зателефонувати і пересвідчитися, чи отримав адресат запрошення. При цьому в списку учасників наради роблять позначку про повідомлення (надіслано листа, передано телефонограму, повідомлено усно) й отриману відповідь (згоден взяти участь, не згоден, причини відмови тощо).

Чи не найважливішим у підготовці до наради є завчасне вироблення проекту рішення з обговорюваних питань або проектів підсумкових документів.

Пакет документів має бути підготовлений не менш як за 48 годин, розмножений та розісланий за 24 години до початку наради. Для цього також можна застосувати електронну пошту і факс.

Готуючи нараду, варто з'ясувати фінансові витрати, необхідні для її проведення: вартість оренди приміщення і демонстраційних засобів, канцелярського приладдя, квітів, води, організації кава-паузи тощо. Розмноження інформаційних матеріалів для учасників наради також може бути істотною статтею витрат.

У випадку участі в нараді іногородніх осіб не менш важливою є процедура їх розміщення. Відповідальний за організацію наради має визначити за списком, для кого із запрошених потрібно замовляти місця в готелі чи гуртожитку.

До підготовчого етапу належить також забезпечення учасників наради транспортом. Необхідно визначити, чи будуть потрібні автомобіль, автобус для зустрічей, проводів, доставки учасників від помешкання до місця проведення наради.

Учасникам великих нарад можна запропонувати чітко сплановану культурну програму: відвідування театрів, виставок, музеїв, екскурсії тощо. Запросивши в день реєстрації виїзних театральних касирів і розвісивши музейно-виставкові плакати-реклами, відповідальний за культурну програму співробітник може з'ясувати, яким заходам учасники наради віддадуть перевагу, і скоригувати таким чином свої плани, а також визначити кількість учасників кожного запропонованого заходу.

Останнім етапом в організації наради є безпосередня підготовка приміщення і його технічне оснащення. Заздалегідь з'ясовують необхідність у демонстраційних засобах. У великих приміщеннях, як правило, перевіряють робочий стан радіомережі. За встановлення технічних засобів та їх експлуатацію відповідають спеціально призначені працівники, що мають необхідну кваліфікацію. Важливо пам'ятати, що у деяких випадках наради стенографують або здійснюють їх аудіо- чи відеозапис. Отже, потрібно підготувати робоче місце стенографістки або секретаря, який вестиме протокол, і перевірити можливість застосування та справність апаратури.

У день наради приміщення відчиняють заздалегідь і ретельно провітрюють, ще раз перевіряють наявність необхідної апаратури і чи працює вона, готовність робочого місця стенографістки або секретаря, що вестиме протокол. На невеликих нарадах запропоновані до розгляду документи (якщо вони не були попередньо розіслані) потрібно покласти перед кожним учасником. Крім того, на столі слід поставити мінеральну воду або інші прохолодні напої, склянки, паперові серветки. Аналогічно необхідно підготувати місця для членів президії.

До перших організаційних заходів з обслуговування наради належить зустріч її учасників. Адже саме зустріч багато в чому визначає настрій, що пануватиме на нараді, а значить, і ефективність роботи. Усілякі непорозуміння (не зустріли, зустріли із запізненням, виникли ускладнення з розміщенням, пошуком місця наради) викликають негативні емоції.

При проведенні наради з обмеженою кількістю учасників їх зустрічають перед входом до приміщення, де відбуватиметься засідання, і запрошують пройти до зали.

У деяких випадках один зі співробітників — організаторів наради — вітає учасників біля входу до будинку, пояснює, як пройти, де розташовані допоміжні приміщення (гардероб, буфет тощо), а інший — зустрічає гостей при вході до зали. На великих нарадах доцільно скористатися покажчиками і табличками.

Як правило, перед початком наради її учасники реєструються. На невеликих нарадах цю роботу може взяти на себе секретар керівника. На нарадах з великою кількістю запрошених осіб реєстрацію здійснюють спеціально призначений працівник або група працівників.

При реєстрації учасникам видають, якщо не були раніше розіслані, документи (тези, проекти рішень тощо), а також канцелярське приладдя (папки, блокноти, авторучки), що передбачено заздалегідь і закладено у кошторис.

Не забувайте провітрювати приміщення. За наявності системи кондиціонування повітря необхідно відрегулювати її залежно від ступеня заповнення приміщення. У перерві учасникам наради можна запропонувати каву, чай, бутерброди, печиво тощо, організувати експозицію та продаж літератури.

Відповідальним етапом проведення наради є протоколювання, тобто фіксація процесу обговорення внесених до порядку денного питань.

Під час наради, або відразу після її закінчення необхідно зібрати тексти доповідей та тези виступів, що не були подані організаторам заздалегідь. Фіксувати хід наради можна з допомогою стенографування, аудіо- та відеозапису.

Стенограма і фонограма — дослівний запис усіх виступів, запитань, відповідей, реплік. До такої роботи слід запросити фахівців. При стенографуванні і аудіозапису слід враховувати, що стенографістки можуть не знати прізвищ усіх, хто виступав, подавав репліки і ставив запитання. За аудіозаписом не завжди можливо визначити по голосу, хто саме говорив, якщо людину не відрекомендували. Тому необхідно фіксувати під час наради прізвища всіх промовців, що дасть можливість ідентифікувати кожний виступ. У розшифровані стенограми і фонограми, як правило, вносять редакційні виправлення.