Прием объекта в управление

Управляющий недвижимостью при управлении объектом должен решить три важнейшие задачи.

1. Освободить собственника здания от необходимости ежедневно заниматься его эксплуатацией и управлением.

2. Управлять зданием так, чтобы максимизировать возможный чистый текущий доход при сохранении максимально высокой стоимости здания.

3. Управляющий должен последовательно реализовывать кратко и долгосрочные цели, поставленные перед ним собственником.

При приеме объекта в управление, управляющий составляет план работы по управлению зданием, в котором должны быть отражены все задачи, поставленные перед ним собственником. План работ по управлению – это схема технического и финансового управления зданием, а также перечень обязанностей управляющего. План обязательно включает следующие пункты:

1) анализ того, какие сотрудники и в каком количестве должны работать на объекте;

2) план действий на случай аварии или бедствия и обеспечение безопасности;

3) связи с общественностью и схема сдачи помещений в аренду;

4) план разработки рекомендаций арендаторам по ведению ими ремонтно-строительных работ;

5) анализ действий по управлению эксплуатационными работами и предоставлению коммунальных услуг;

6) анализ доходов и расходов;

7) бюджет капиталовложений;

8) основные направления работы по страхованию объекта.

Определение состава и количества сотрудников

Структурный и количественный состав сотрудников зависит, в основном, от размера и технического оборудования здания, но также учитываются такие факторы, как его местоположение, местоположение управляющей компании, а также местоположение других объектов, переданных в управление. Например, возможны следующие схемы управления.

1. В каждое здание назначается свой управляющий. Такая схема применяется в случае больших размеров зданий, при значительной удаленности их друг от друга и от офиса управляющей компании.

2. Управление зданием осуществляется из офиса управляющей компании, как с организацией, так и без организации на объекте специальной службы. Данная схема применяется при близком расположении офиса управляющей компании и управляемого объекта.

3. Управление зданием поручается управляющему, работающему на другом объекте (близко расположенном к управляемому объекту).

4. В здание назначается комендант или техник-смотритель, который отчитывается перед управляющим. Такая схема применяется при небольших размерах управляемого объекта и небольшом количестве арендаторов в нем.

План сдачи помещений в аренду

Вне зависимости от того, входит ли в обязанности управляющего работа по сдаче помещений в аренду, он должен быть знаком с ситуацией на местном рынке. Таким образом, необходим анализ рынка для определения существующих на нем арендных ставок и для определения места управляемого объекта на рынке по сравнению с конкурирующими объектами исходя из их характеристик. Управляющий также проводит анализ свободных площадей в здании в свете рыночных спроса и предложения для коррекции ставок арендной платы и определения мероприятий по более эффективному обслуживанию арендаторов. Далее изучаются условия, на которых арендуются помещения в здании, права и обязанности арендаторов и собственника здания.

Если управляющему недвижимостью поручено заниматься сдачей помещений в аренду, ему необходимо будет разработать программу активного маркетинга и приступить к ее реализации. Следует начать с определения ставок арендной платы и типов арендаторов, которые заинтересовались бы возможностью арендовать помещения в данном здании. Маркетинговый план может включать:

- подготовку объявлений «сдается в аренду»;

- составление и распространение бюллетеня с описанием здания;

- размещение рекламы в газетах, журналах и торговых бюллетенях;

- отправление по почте рекламных предложений напрямую потенциальным арендаторам;

- установление контактов с риэлтерскими фирмами, сообщение им характеристик здания и действующих ставок арендной платы;

- выпуск пресс-релизов о наиболее заметных событиях, имевших место на объекте.

Помимо поиска новых арендаторов управляющий также должен вести работу с арендаторами, уже снимающими помещения в здании, с целью изучения возможностей по перезаключению с ними договоров аренды.

14.5. Разработка плана действий на случай аварии и по обеспечению безопасности

Одна из важнейших задач управляющего недвижимостью – обеспечить арендаторам и их посетителям безопасные условия работы. Для этого управляющий производит следующие действия.

1. Определение наиболее вероятных видов бедствий или аварий, которые могут произойти на объекте, после чего, совместно с органами правопорядка и пожарными разработать порядок действий на случай возникновения подобных ситуаций.

2. Подготовка буклета с изложением порядка и правил действий на случай аварий и бедствий со схемой здания и вручение его арендаторам.

3. Проведение с каждым арендаторам в отдельности соответствующей беседы.

4. Проведение инструктажа о порядке действий в аварийных ситуациях с обслуживающим персоналом, вручение ему более подробных инструкций с указанием списка всех подрядчиков, всего технического персонала и сотрудников управляющего с указанием номеров их телефонов.

Охрана здания – второй компонент деятельности управляющего по созданию в здании безопасных условий работы. План охраны здания составляется исходя из размеров здания, его расположения и состава арендаторов. Так, могут быть предусмотрены следующие системы.

1. Система круглосуточной охраны с постоянным присутствием охранников и использованием приборов наблюдения.

2. Система, когда самим подрядчикам и арендаторам доверяется открывать и закрывать здание.

3. Охрана входа в здание профессиональными охранниками в ночное время и по выходным.

4. Ночное патрулирование вокруг здания.

План работ по техническому обслуживанию и энергосбережению

Размер чистого текущего дохода в значительной степени зависит от того, каковы будут расходы по двум видам деятельности – техническому обслуживанию здания и предоставлению коммунальных услуг. Для подготовки эффективного плана работы необходимо, прежде всего, осмотреть здание. После определения перечня и объема работ, без которых невозможна эксплуатация здания, управляющий решает, какие из них должны производиться подрядчиками, а какие – постоянно работающими на объекте сотрудниками. Обычно договоры подряда заключаются на производство работ по благоустройству территории, уборке помещений, обслуживанию лифтов, охране объектов, уничтожению насекомых и грызунов, обслуживанию систем водопровода, отопления, вентиляции, кондиционирования, проведения капитального ремонта санитарно-технических систем и систем энергоснабжения здания.

В договорах подряда должны быть указаны даты начала и окончания срока их действия, размеры оплаты, требования по страхованию, оговорено право досрочного прекращения договора, а также перечислены обязательные к выполнению работы.

Контроль работы предусматривает ведение журнала учета жалоб арендаторов на работу инженерных систем, качество уборки с фиксированием в документах предпринятых мер по ликвидации недостатков. Такой контроль, в сочетании с регулярными инспекциями объекта, позволяет управляющему быть в курсе того, в каком техническом состоянии находится объект и, что необходимо с ним сделать.

Управляющему недвижимостью следует рассмотреть все возможные варианты сбережения энергоресурсов, начиная с замены лампочек на более экономичные и заканчивая установкой автоматизированных систем управления потреблением энергоресурсов.