Правила работы читального зала архива

Множество учетных форм порождает процесс использованиядокументов в читальном зале: исследователь должен оставить свою роспись в книге (журнале) регистрации посетителей читального зала. После этого сотруднику читального зала предъявляется письмо-отношение от учреждения илиучебного заведения, в котором должны быть указаны фамилия, имя, отчество пользователя, должность, ученая степень, ученоезвание, название направившей его организации, тема исследования, ее хронологические рамки. Если пользователь работает непо заданию учреждения, его попросят написать личное заявление на имя директора архива с изложением темы и цели занятий. При изменении темы исследования он должен представитьновое отношение или написать новое заявление. Разрешениена работу в архиве дается, как правило, на год. В случае необходимости оно может быть продлено. Иностранные исследователи могут быть оформлены на основании письма зарубежнойнаучной организации или письма принимающей исследователя российской организации, а также письма дипломатическогопредставительства либо личного заявления. После этого исследователя ознакомят с правилами работы в читальном зале государственных архивов и центров документации РФ и предложатзаполнить анкету пользователя. В анкете указывается фамилия, имя, отчество исследователя, год рождения, место работы (учебы) и должность, образование, название и адрес организации, направившей исследователя, его ученая степень и звание, темаи цель исследования, реквизиты документа, удостоверяющие еголичность, контактные данные. В архиве организации исследователь заполняет карточку пользователя, в которой указываютсяте же сведения, что и в анкете исследователя.

В конце анкеты (карточки) исследователь должен дать расписку в том, что он обязуется выполнять правила работы читального зала. Кроме того, могут быть вписаны дополнительныеобязательства — ссылаться на все документы архива, используемые в работе, предоставить архиву экземпляр исследования, непубликовать документы без договора с архивом, не разглашатьконфиденциальную информацию и т.д.

На каждого исследователя в читальном зале государственного и муниципального архива заводится «личное дело», в котороевключаются следующие документы:

– официальное письмо или заявление с резолюцией директора архива о допуске в читальный зал;

– анкета с обязательством пользователя о соблюдении правил работы с документами, в том числе содержащими конфиденциальную информацию;

– требования на выдачу описей и дел;

– заказы на копирование документов.

В государственном и муниципальном архиве исследователи иих личные дела учитываются в специальном журнале регистрации пользователей и их личных дел.

Для получения дел необходимо заполнить требование (заказ) на выдачу документов, копий фондапользования, описей. В архиве организации для получения делнеобходимо заполнить заказ (требование) на выдачу документов. На каждый фонд, как правило, заполняется отдельное требование. Требование является документом, в котором фиксируютсяитоги эвристических изысканий. Чтобы своевременно получитьдела, следует точно указывать в требовании поисковые данныедокументов (номер и название фонда, номер описи, номер дела, номер микрофильма, если он указан в описи, заголовок дела количество листов, время звучания — для аудиодокументов). Натребовании ставится виза, разрешающая выдачу дел, или, напротив, указываются причины отказа или отсрочки в доступек делам. Кроме того, требование также является формой учетаиспользования документов, поэтому следует внимательно относиться к заполнению первой части требования, в которой указывается фамилия и инициалы исследователя, номер его личного дела, тема, цель использования, иногда форма реализацииинформации. Требование является формой учета документов и может послужить основанием для привлечения пользователя к ответственности за хищение или порчу документов в соответствиис действующим законодательством и доказательством в суде. Напротив шифра и заголовка каждого дела пользователь расписывается в его получении. По окончании работы с делом сотрудникчитального зала точно также расписывается в его приеме. Здесьследует быть внимательным и ставить свою подпись только напротив заголовков тех дел, которые действительно были выданыили получены обратно.

После приема дел в хранилище проводится проверка наличияи состояния документов. Поэтому пользователю лучше до началаработы с делом также просмотреть его и сообщить сотрудникучитального зала об имеющихся дефектах (отсутствующих листах, разрывах, вырванных фотографиях). Если они не отраженыв листе-заверителе дела, сотрудники архива должны внести информацию в этот учетный документ и принять меры по выяснению того, откуда появились дефекты.

Данные из личного дела исследователя в конце года для удобства учета использования обобщаются и формализуются в специальной форме — карточке учета исследователей и тематикиисследований. В карточку вносятся тема исследования, Ф.И.О. исследователя, номер личного дела, его должность, ученая степень, звание, учреждение, которым командирован исследователь, время занятий, цель занятий, цель использования, архивные шифрывсех использованных фондов и дел.

Когда все учетные формы заполнены и дела получены, оформляется лист использования дела. В заголовке листаиспользования приведен заголовок дела и его архивный шифр.