2018-03-09
196
При организации первичного учета в организации следует иметь в виду, что это весьма трудоемкий процесс, поэтому проблема его упрощения и совершенствования актуальна и, как показывает практика, сложная и длительная по времени. Решение её зависит от специалистов многих служб организации. При этом, если не будет создана система организации первичного учета в организации, вряд ли будет эффективна работа системы управления в целом.
Своевременность получения информации для нужд управления в значительной мере зависит от четкости составления графика документооборота. Документооборот - это движение документов от момента их составления до сдачи в архив. График документооборота является важнейшим организационным регламентом, обеспечивающим создание стройной системы организации бухгалтерского учета в организации. Он является средством, способствующим полному обслуживанию рабочего места, и средством повышения качества работы службы бухгалтерского учета и других работников, принимающих участие при составлении документов. Как средство, способствующего полного обслуживания рабочего места, график документооборота обеспечивает:
- ритмичность работы работников учета на каждом рабочем месте и службы в целом;
- выполнение работ в соответствии с планом индивидуального распределения обязанностей, то есть каждый работник учета выполняет работу, соответствующую его должностным обязанностям;
- выполнение работ, установленных планом распределения обязанностей;
- выполнение работ в течение установленной продолжительности рабочего дня.
График документооборота, как средство повышения качества работы службы бухгалтерского учета и других работников, связанных с предоставлением информации, обеспечивает:
- своевременное составление и представление бухгалтерской и статистической отчетности в установленные адреса;
- своевременное получение учетной информации для оперативного руководства организацией.
График документооборота разрабатывается главным бухгалтером с предварительным изучением всех особенностей организации, ее структуры и структуры управления, организации и технологии производства, наличия складов, организации самого учета (централизованного, децентрализованного), уровня подготовки кадров и т.п. Каждое ответственное лицо обязано правильно составлять все первичные документы и своевременно представлять их в бухгалтерию. Поэтому план учетных работ следует рассматривать как составную часть производственного задания, а его нарушение - нарушением трудовой и производственной дисциплины.
При установлении состава первичных документов, включаемого в график документооборота, используют Альбом форм типовых регистров и первичных документов бухгалтерского учета.
Соблюдение сроков составления и сдачи документов в бухгалтерию организации обуславливает необходимость определения должностных лиц учетной, плановой, технологической и других служб, принимающих участие в составлении, подписании и сдаче документов на последующие стадии их обработки.
Объем учетных работ по оформлению первичных документов в графике документооборота упорядочивается путем указания ответственных лиц по составлению и использованию документов по целевому назначению, а также выполнению работ в момент составления документа.
Подготовленный график документооборота утверждается руководителем организации, после чего главный бухгалтер доводит его до всех структурных подразделений и исполнителей, связанных с составлением тех или иных документов. Ниже приведена примерная схема графика документооборота (на примере составления документов по учету основных средств) (табл. 7.1.).
До разработки схемы (графика) документооборота необходимо в организации сперва разработать план-график распределения обязанностей по выполнению учетных работ между работниками бухгалтерской службы и другими работниками, ответственными за правильность оформления и своевременность представления необходимой информации. План-график распределения обязанностей по выполнению учетных работ можно оформить по ниже приведенной форме:
| № п/п | Наименование должности по штатному расписанию, Ф.И.О. работника бухгалтерской и других служб, ответственных за ведение учета, отчетности и представления информации | Ведет бухгалтерские счета (№, название) | Составляет первичные и сводные документы (форма, №) | Ведет и составляет регистры учета, отчетность, представляет информацию |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Таблица 7.1. Примерная схема графика документооборота
| Номер формы | Наименование документа | Назначение документа | Количество экземпляров | Когда составляется | Кто составляет (должность и фамилия) | Выполняемые работы в момент составления документа | Кто подписывает документ | Кому представляется (должность) | Когда представляется в бухгалтерию (число, месяц) | Выполняемые работы в бухгалтерии организации | Какие регистры (№№ форм) составляются на основании документа |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
| ОС-1 | Акты приема-передачи основных средств | Оформление поступления, внутрихозяйственного перемещения и передачи в эксплуатацию | 2 | В момент приема и передачи | Комиссия | Указывается: наименование; техническая характеристика; состояние объекта и местонахождение | Члены комиссии, главный бухгалтер, руководитель организации | Бухгалтеру по учету основных средств | На следующий день после оформления | Контроль, указание балансовой стоимости, инвентарного номера и суммы износа объекта | Инвентарные карточки (ф.ОС-6; ОС-7; ОС-13), журнал-ордер №13 |
| ОС-3 | Акты приема-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов | Оформление сдачи и приема объектов после ремонта и реконструкции | 2 | В момент приема и сдачи | Комиссия | Указывается: наименование объекта; ремонта или реконструкции; содержание и сроки сдачи выполненных работ | Члены комиссии, главный бухгалтер, руководитель организации | Бухгалтеру по учету основных средств | На следующий день после оформления | Контроль, указание балансовой стоимости, инвентарного номера, суммы износа, сметной и фактической стоимости ремонта или реконструкции | Инвентарные карточки (ф.ОС-6, ОС-7) и технический паспорт |
| ОС-4 | Акт о ликвидации основных средств | Оформление выбытия (ликвидации) объектов | 2 | В момент списания | Комиссия | Указывается: наименование; год введения в эксплуатацию; причины списания (ликвидации) объекта | Члены комиссии, главный бухгалтер, руководитель организации | Бухгалтеру по учету основных средств | На следующий день после оформления | Контроль, указание первоначальной стоимости, сумма износа и инвентарного номера. Определение результатов от ликвидации | Инвентарные карточки (ф. ОС-6, ОС-12, ОС-13) |
| И т.д. |
Важными предпосылками для рациональной разработки плана-графика распределения обязанностей по выполнению учетных работ, а также в целом для организации учета являются:
- ознакомление со структурой и особенностями технологии и организации производственных процессов и видов деятельности. Изучение структуры управления организацией, условий работы её отделов, взаимоотношений отдельных подразделений организации и её бухгалтерии, определение порядка документации. Без изучения указанных особенностей невозможно правильно построить первичный, аналитический и синтетический учет;
- определение характера и объема необходимых учетных сведений. В современных условиях хозяйствования и экономически обоснованного руководства работой организации нужна объективная и достоверная информация о ходе и результатах производства, себестоимости продукции (работ, услуг), расчетных взаимоотношениях с клиентами, объемах реализации и других важнейших показателях. Так как эту информацию представляет бухгалтерия, главный бухгалтер организации совместно с руководящими работниками заранее определяет объем необходимой информации, её содержание и сроки представления;
- изучение действующих законоположений и инструктивных документов по учету, отчетности и налогообложению.
План-график распределения обязанностей по выполнению учетных работ утверждается руководителем организации и представляет собой элемент учетной политики организации.
