Принципи документування управлінської діяльності

 

Співробітники різних організацій в своїй практичній діяльності можуть зіткнутися з суперечливими інтересами власників і користувачів інформації і документів, незаконними вимогами (наприклад, які порушують конфіденційність інформації). Для запобігання або врегулювання складних, конфліктних ситуацій призначені різні рекомендації по виконанню посадових і професійних обов'язків, що містять специфічні етичні принципи по роботі з інформацією і документами. Такі рекомендації розробляються міжнародними організаціями, органами влади, професійними об'єднаннями або будь-якими іншими організаціями.

Так, «Модельний кодекс поведінки для державних службовців» (Рекомендація Комітету міністрів Ради Європи №R (2000) 10, прийнята 11 травня 2000 року) зазначає такий принцип:

- Повністю усвідомлюючи наявність у нього права доступу до офіційної інформації, державний службовець зобов'язаний, дотримуючи необхідну конфіденційність, відповідно поводитися зі всією інформацією і всіма документами, одержаними при виконанні або у зв'язку з виконанням своїх службових обов'язків (стаття 11);

Професійна етика керівників документацією, працівників діловодних служб, інших інформаційних працівників є об'єктом особливої уваги відповідних професійних об'єднань, державних органів У професійних виданнях обговорюються етичні норми професій, кодекс честі працівників інформаційної сфери, їх положення в суспільстві і соціальний статус. Громадські організації керівників документацією і працівників діловодних служб в різних країнах розглядають етичні проблеми професійної поведінки і виробляють етичні кодекси.

Один з таких етичних кодексів професійної відповідальності розроблений Міжнародною асоціацією керівників документацією (АRМА International) – некомерційною організацією, об'єднуючою професіоналів у області управління інформацією і документацією. Основною діяльністю цієї організації є надання допомоги керівникам інформацією і документацією шляхом навчання і професійного розвитку.

Згідно з етичним кодексом, управляючі документацією повинні дотримуватися певних соціальних і професійних принципів в процесі документування управлінської діяльності.

1. Соціальні принципи.

Будучи відповідальними перед суспільством і колективом за прийняте управлінське рішення:

1) Підтримують створення, збереження і використовування точної інформації; підтримують розвиток систем управління інформацією, в яких пріоритетними є точність і повнота інформації.

Помилки в створенні, зберіганні або застосуванні інформації можуть певним чином завдати шкоди приватним особам або організаціям.

Керівники інформацією і документацією знають, що інформація має життєвий цикл і може бути змінена або невірно розтлумачена на будь-якій стадії цього циклу. Тому керівники інформацією і документацією в цілях забезпечення повноти інформації проводять аналіз і виробляють рекомендації по відповідному створенню, зберіганню, розповсюдженню і використовуванню інформації та її документуванню.

2) Засуджують і перешкоджають неетичне і аморальне використання інформації.

При правильному використанні інформація є могутнім інструментом, який може рятувати життя, скидати корумповану владу. Отже, в процесі прийняття управлінського рішення і подальшого його документування необхідно зважати на вагомість цього рішення і передбачувані подальші наслідки останнього.

3) Підтримують відповідність прийнятого рішення, задокументованого відповідним чином вимогам законодавчих актів.

При управліннями відповідними процесами в межах державного органу необхідно, перш за все дотримуватись і не порушувати вимоги законодавства.

Саме закон є основою прийняття управлінського рішення. Відповідно, особи, які приймають відповідне рішення і ті, що фіксують його на матеріальних носіях повинні знати всі нормативні вимоги до оформлення письмової інформації в межах їх повноважень. Ці знання є відправною точкою для етичних основ діяльності тих, хто працює з інформацією і документацією.

4) Управлінське рішення має бути наукове обґрунтоване.

5) Управлінське рішення має бути ефективне і оптимальне.

2. Професійні принципи

Будучи відповідальними перед підлеглими і керівниками, а також перед своєю професією особи, що приймають управлінські рішення і відповідним чином їх документують:

1) в своїй професійній діяльності продовжують навчатися і самовдосконалюватись, щоб підвищувати якість прийнятого ними управлінського рішення.

Відповідна основна освіта – це найважливіший фактор підвищення рівня знань спеціаліста і збереження його компетентності в певній сфері. Навчання управління інформацією і документацією має бути безперервним, тобто продовжуватись в ході всієї кар’єри спеціаліста.

2) Свій досвід, освіченість, знання демонструють колегам, допомагають їм у оформленні відповідних рішень та виправляють помилки.

Применшення своїх здібностей може стати причиною звільнення. Перебільшення своїх здібностей також неетично і недопустимо.

3) Використовуючи ефективні принципи і практику документування управлінської діяльності, необхідно виконувати свої обов’язки на високому професійному рівні.

Одним із факторів, які відрізняють професіонала від інших працівників є його здатність відокремлювати професійні обов’язки від особистих почуттів і лояльності.

4) Не переслідують особисті інтереси, уникають отримання нелегальних доходів в процесі оформлення відповідного розпорядження та не надають незаконному рішення вигляду законного.

5) Зберігають конфіденційність певної інформації, яка документується.

6) Приймають участь у обміні знаннями і досвідом.

Отже, не можна назвати людину «професіоналом» тільки тому, що він належить до групи людей, чия діяльність має статус професії, і володіє навиками виконання своєї роботи. Справжній професіонал дотримує формальний етичний кодекс.

Дотримання етичних норм дозволяє людям однієї професії налагоджувати зв'язки, регулювати конфліктні ситуації, мати єдину систему професійних цінностей і соціальних зобов'язань в процесі документування управлінської діяльності.