Нормативне регулювання документування управлінської діяльності в митних органах

Нормативне регулювання документування управлінської діяльності в митних органах здійснюється на основі:

1. Конституція України.

2. Митний кодекс України №92-IV від 11.07.2002

3. Постанова Кабінету Міністрів України «Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади» №1153 від 17.10.1997.

4. Постанова Кабінету Міністрів України «Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави» №1893 від 27.11.1998.

5. Порядок подання нормативно-правових актів на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України та проведення їх державної реєстрації, затверджений Наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2005 №34/5.

6. Наказ Державної митної служби України «Про затвердження інструкції з діловодства в митній службі України» №747 від 28.12.2002.

7. Наказ Державної митної служби України «Про затвердження Порядку роботи з наказами в митних органах України» №622 від 20.09.2001 р.

Наказ ДМСУ №747 від 28.12.2002 «Про затвердження інструкції з діловодства в митній службі України», визначає у другому розділі «Документування управлінської діяльності» поняття документування управлінської діяльності та порядок його здійснення.

Так, згідно інструкції, документування управлінської діяльності полягає у фіксації на паперових або магнітних носіях за встановленими правилами управлінських дій, тобто у створенні документів.

Підставою для створення документів у митних органах є потреба засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передання, зберігання й використання інформації протягом певного часу або постійно.

У митних органах визначається конкретний комплекс документів, передбачений номенклатурою справ та необхідний і достатній для документування діяльності митних органів.

Управлінська діяльність митних органів здійснюється шляхом видання (створення) розпорядчих документів. Видання розпорядчих документів визначається законодавчими актами, положеннями (статутами) про митні органи. З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних відомств, можуть видаватися спільні розпорядчі документи.

Підставами для видання розпорядчих документів у митних органах є:

1) Конституція та закони України, постанови Верховної Ради України, укази й розпорядження Президента України, постанови та розпорядження Кабінету Міністрів України, накази Державної митної служби України, рішення колегії Держмитслужби України;

2) провадження митним органом виконавчої та розпорядчої діяльності з метою виконання покладених на нього завдань і функцій;

3) потреба в нормативно-правовому регулюванні діяльності митного органу.

Розпорядчі документи, що надходять до митного органу з митних органів вищого рівня, доводяться до його структурних підрозділів. Митний орган має право розсилати ксерокопії документів органів вищого рівня до своїх структурних підрозділів і підпорядкованих митних органів разом із супровідним листом або за резолюцією керівника.

Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів митних органів вищого рівня, повинні мати посилання на них із зазначенням найменувань цих документів, дат, номерів і заголовків.

Хід обговорення питань і рішення, що приймаються колегіальними органами, на зборах, засіданнях, нарадах, фіксуються в протоколах. Протоколи оформлюються на підставі записів і стенограм, зроблених у ході засідань, та зберігаються в діловодній службі, за винятком протоколів засідань колегії Держмитслужби України, які зберігаються в секретаря колегії.

Якщо засідання стенографується, то зміст виступів до протоколу не заноситься. Розшифрована, оформлена й підписана стенографісткою стенограма додається до протоколу.

Якщо хід засідання фіксується на магнітній плівці шляхом запису на магнітофоні чи диктофоні, то після засідання записані на ній тексти виступів передруковуються, підписуються секретарем колегії та додаються до протоколу.

Рішення колегіальних органів доводяться до виконавців, управлінь Держмитслужби України, а також митних органів та інших організацій шляхом надсилання їм цих рішень.

Рішення колегії Держмитслужби України вводяться в дію наказами Держмитслужби.

Митний орган під час здійснення оперативних зв’язків зі своїми структурними підрозділами, іншими організаціями, окремими громадянами може надсилати листи.

Як правило, листи складаються, якщо неможливо або важко здійснити бездокументний обмін інформацією, дати усні роз’яснення, вказівки (особисто або телефоном), провести інструктування тощо.

Якщо службовий документ потребує негайного виконання, то передання тексту може здійснюватися електронною поштою, телефоном або телефаксом, з відповідною відміткою на оригіналі документа про спосіб, дату й час передання та прийняття інформації, особу, що передала (прийняла) інформацію.