Оформлення документів

Документована процедура містить правила оформлення документів:

Ø розміри листа (А4, A3, А1) і схеми складання аркушів формату A3 і А1;

Ø шрифти тексту і міжрядковий інтервал;

Ø розміщення логотипів організації;

Ø оформлення колонтитулів.

Таблиця перегляду документа міститься наприкінці тексту на останньому листі. У першому рядку таблиці вказуються дата запровадження в дію, номер версії і варіанта й автор документа.

  Ідентифікація документа

Документи в СМЯ, як правило, мають формат ідентифікаційного номера:

СМЯ - XXNN,

де СМЯ позначає приналежність документа до системи менеджменту якості організації;

XX — код групи документів згідно табл. 2.4.1.1;

NN — номер документа в межах групи.

Якщо в групі документів тільки один документ, то позначення NN може бути відсутнім.

Забезпечення адекватності документа

Підставами для розробки і переробки документів СМЯ є висновки посадових осіб при зміні політики і цілей, реінжинірингу процесів СМЯ, аналізі записів СМЯ, а також пропозиції по поліпшенню документації і виявлені невідповідності.

Крім того, при розробці і переробці документів приймаються до уваги:

Ø рішення про випуск нових видів продукції;

Ø вимоги замовника (запису, усні заяви й ін.).

Алгоритм розробки і забезпечення адекватності документа:

1. Формулювання мети розробки.

2.   Постановка задачі виконавцеві (групі виконавців).

3. Розробка концепції документа.

4. Узгодження концепції документа з зацікавленими підрозділами.

5. Розробка проекту документа.

6. Узгодження тексту документа з зацікавленими особами.

7. Оформлення документа по встановленому шаблоні.

8. Реєстрація документа в СМЯ.

9. Розмежування доступу до документа.

10. Створення копій документа в друкованій формі (при необхідності).

11. Твердження документа генеральним директором.

12. Доведення документа до виконавців.

13. Створення копій документа (за вказівкою начальника підрозділу).

14. Періодичний контроль адекватності документа службою якості і керівниками підрозділів.