Концепции построения автоматизированных рабочих мест бухгалтера

 

В последние 10-15 лет за рубежом получила признание и широкое распространение концепция децентрализованной обработки учетной информации и создания локальных баз данных. На Украине концепция децентрализованной обработки учетной информации нашла свое отражение в широком и массовом создании АРМ бухгалтера (АРМБ).

АРМ бухгалтера является средством автоматизации труда занятого учетом персонала и представляет собой функциональную специализи-рованную человеко-машинную систем, включающую программно-технический комплекс, информационное и дополнительное инструктивно-методическое и организационно-технологическое обеспечение. Она предназначена для автоматизированного выполнения операций конкрет-ной стадии учетного процесса. При этом сохраняется распределение обязанностей между персоналом бухгалтерии по функциональному признаку. На базе применения ресурсов АРМБ наблюдается существенное повышение производительности труда учетных работников. АРМБ – является структурной составляющей автоматизированных систем управления, персональным средством учетного работника для планирования, управления, обработки данных, подготовки и принятия решений. Это элемент системы автоматизации бухгалтерского учета, все комплексы задач которой должны быть согласованы между собой

Основная концепция построения АРМ бухгалтера заключается в децентрализованной автоматизированной обработке информации непосредственно на рабочем месте учетного работника с использованием персональных баз данных, баз знаний и целей, а также в формировании локальных и глобальных сетей АРМ на базе персональных ЭВМ и интеллектуальных терминалов, т.е. в создании РСОД.

Ежедневно, используя такую программно-техническую систему и продолжая осуществлять свои традиционные методологические, информационные и контрольно-аналитические функции, бухгалтер интегрируется в человеко-машинной системе обработки данных бухгалтерского учета как оператор, выступая в новом для себя качестве бухгалтера-оператора.

В качестве новой технологии автоматизации бухгалтерского учета целесообразно использовать универсальный режим работы, поскольку РСОД может реализовать как децентрализованную обработку информации, характерную для отдельной вычислительной машины, так и централизованную обработку информации, когда многочисленные ПЭВМ, решая свои задачи, работают параллельно, а при необходимости производят обмен информацией. Такой режим соответствует специфике учетной работы, когда каждый бухгалтер на своей вычислительной машине выполняет все учетные операции своего участка и направляет результаты по коммуникационным каналам в соответствующие инстанции.

РСОД обладает следующими характерными особенностями:

1) взаимодействием всех рабочих мест данной системы;

2) поэтапным нормированием мощности системы;

3) снижением и гибкостью расходов на содержание всей системы;

4) использованием наряду с традиционными первичными документами технических носителей, на которые информация наносятся автоматически с помощью регистров, установленных в местах выполнения хозяйственных операций;

5) отсутствием традиционного обособленного этапа подготовки данных на техническом носителе, т.е. совмещение операций ввода данных первичных документов с автоматизированными операциями контроля, систематизации, обобщения данных и размещение в информационном фонде РСОД, а также совмещение с операциями первичных расчетов данных;

6) ускорением обработки учетной информации, получением качественных данных за счет максимального приспособления средств обработки и обеспечения принятия решений к объектам оперативного управления (малым предприятиям, кооперативам, цехам, участкам, отделам и т.д.);

7) возрастанием информационности системы за счет увеличения количества данных и повышения их достоверности и своевременности;

8) оперативностью получения и обработки информация длительного хранения (за несколько предыдущих лет);

9) уменьшением объемов документооборота;

10) коллективным использованием документов на основе ПЭВМ, объединенных коммуникативными средствами;

11) автоматизацией всего цикла операций по вводу, контролю, бухгалтерской обработке, систематизации и обобщению первичных учетных данных, а также автоматизацией операций вывода на печать и формирования других контрольно-справочных документов;

12) непосредственным вводом с клавиатуры АРМ учетного работника данных первичных документов и одновременным их отражением на экране дисплея;

13) интерактивным (диалоговым) режимом взаимоотношения персонала АРМ учетного работника с ресурсами РСОД;

14) непосредственным участием исполнителей в процессах управления и повышением их ответственности;

15) диалоговым и запросно-ответным режимами информационного обслуживания учетного работника данными, необходимыми для выполнения возложенных на него контрольно-аналитических, организационных и информационных функций;

16) перестройкой форм и способов предоставления информации в процессе решения задачи;

17) получением накопительных данных по любой требуемой структуре.

Создание АРМБ должно основываться на принципах персонификации вычислений и самообучения учетных работников, автоматизации профессиональных знаний, автоматизации новых функций, безбумажной технологии, рациональном сочетании распределенной, децентрализованной и централизованной обработки учетной информации, а также должно осуществляться с учетом модульности, системности и эргономичности.

Безбумажная технология функционирования систем позволяет использовать АРМБ для решения оперативных вопросов в реальном масштабе времени.

Принцип модульности допускает сопряжение АРМБ с другими элементами информационной системы предприятия, а также встраивание его в другие действующие системы с минимальными затратами и без прерывания функционирования.

Принцип эргономичности требует создания АРМБ, обеспечивающих комфортные условия труда. В настоящее время в соответствии с основными функциями учетных работников на предприятиях разрабатываются три категории АРМБ (АРМ бухгалтера I, II и ІІІ категории), использующие разные ПЭВМ с соответствующими техническими характеристиками.

При автоматизированном решении учетных задач управленческий персонал, в основном, выполняет работы, непосредственно связанные с осуществлением методологических, контрольных и аналитических функций, составлением в установленном порядке бухгалтерской отчетности, а также со сбором, регистрацией, подготовкой на машинном носителе первичной информации с использованием ПЭВМ, передачей подготовленной на машинном носителе информации системе обработки данных.

При этом соответствующие управленческие службы (бухгалтерия, цеха, отделы) несут полную ответственность за подготовку и передачу соответствующей информации, оформленной в виде документов или на машинных носителях, а бухгалтерия, кроме того, несет общую ответственность за организацию и ведение бухгалтерского учета на предприятии.

В процессе автоматизированного решения учетных, контрольных и аналитических задач устанавливается следующее взаимодействие между бухгалтерией, цехами, отделами и системой обработки данных.

Работники учета и лица, участвующие в автоматизированном решении задач учета, выписывают на ПЭВМ первичные документы, данные в которые заносятся по определенной цепочке. Одновременно с выпиской первичных документов производится дублирование информации на машинном носителе. В соответствии с установленным на предприятии порядком, работники учета передают в систему обработки данных подлежащую обработке информацию, нанесенную на машинный носитель, а также дополнительные данные, позволяющие контролировать ее правильность.

В системе формирования данных по мере получения информации производится необходимая обработка, включая создание и контроль информационных данных на центральной ЭВМ, выдачу диагностических сообщений об обнаруженных ошибках и загрузку данных в информационную базу для дальнейшего использования при решении учетных, аналитических, контрольных и аудиторских задач.

Реальные учетные, контрольные и аналитические процессы распределены по территории предприятия по конкретным рабочим местам и осуществляются в конкретных организационно технических условиях. Поэтому для формирования структуры АРМ особенно важен тщательный анализ рабочих мест. В результате анализа учетного, контрольного и аналитического процессов составляется схема рабочих мест, отражающая их взаимодействие при осуществлении учетных, контрольных и аналитических функций. В эту схему должны входить рабочие места всех работников, функциональные обязанности которых хоть в какой-либо мере связаны с учетом, контролем или аудитом. Сюда относятся не только лица, осуществляющие документирование, систематизацию, обобщение данных, выполняющие контрольные или аналитические функции, но и технический персонал.

Описанные в схеме рабочие места должны рассматриваться в качестве потенциальных для создания различных АРМ. Хотя значительная часть выделенных работников организационно не связана с бухгалтерией, они все же обязаны выполнять все указания главного бухгалтера предприятия по организации и ведении учета. Поэтому организационная подчиненность отнюдь не ограничивает состав мест, где могут быть установлены АРМ, обеспечивающие автоматизацию учета, контроля и анализа.

В то время как для бухгалтерских работников весь комплекс выполняемых работ связан с учетом, контролем и аудитом, то для остальных лиц связанные с учетом функции не являются основными и занимают лишь часть рабочего времени. Следовательно, организация АРМ для этой категории работников целесообразна лишь в том случае, если этот АРМ будет использоваться и для выполнения их основных функций. Следовательно, автоматизация рабочих мест работников структурных подразделений, осуществляющих документирование хозяйственных операций, в большинстве случаев целесообразна лишь при условии комплексной автоматизации всех учетных, контрольных и аналитических функций.

РСОД в условиях функционирования АРМ бухгалтера строится на основе выделения следующих трех уровней управления:

– высшего (на основе АРМ бухгалтера III категории), на котором осуществляется управление бухгалтерским учетом в целом;

– среднего (на основе АРМ бухгалтера II категории), на котором осуществляется управление на уровне участков учета;

– низшего (на основе АРМ бухгалтера I категории), на котором осуществляется непосредственное управление деятельностью цеха, участка, бригады, склада, кладовой, отдела и т.д.

Эти три уровня системы управления охватывают всю совокупность проблем по учету, контролю, аудиту и анализу хозяйственной деятельности.

АРМБ I категории предназначено для формирования и подготовки первичной информации непосредственно на местах ее возникновения (в цехах, складах и т.д.), а также для решения необходимых учетных задач.

Первичные данные регистрируются непосредственно на рабочем месте их возникновения и передаются по определенной цепочке. В процессе решения задач по месту их возникновения выявляются отклонения, их причины и виновники, сведения о которых важны для оперативного руководства процессом производства на уровне участков, цехов, отделов и других производственных единиц. АРМБ I категории позволяет организовать систематическое своевременное оформление изменений норм и внесение их в нормативно-справочную информацию.

На АРМБ II категории производится контроль прохождения первичной информации и решается ряд контрольных и аналитических задач, здесь также осуществляется выявление отклонений от нормальных условий работы по участкам учета.

Вся получаемая на этом этапе информация подвергается логическому контролю на корректность, также осуществляется автоматический контроль за соответствием данных аналитического и синтетического учета.

АРМБ III категории предназначается для анализа работы структурных подразделений и предприятия в целом, для обобщения сводных данных, связанных с решением регламентных задач по составлению оперативной и периодической отчетности, осуществления оперативного контроля по использованию трудовых, материальных и денежных ресурсов, осуществления контроля за выполнением установленных показателей структурных подразделений и соблюдением действующих норм материальных и трудовых затрат, для выявления отрицательных отклонений от действующих систем нормирования и для планирования, управленческого учета, моделирования учетными данными. Данным АРМБ осуществляется решение регламентных задач по составлению оперативной и периодической отчетности, составляется прогноз и проводится контроль за использованием трудовых, материальных и денежных средств.

Автоматизация учета с распределенными базами данных характеризуется следующими основными особенностями:

– сочетанием централизованного и децентрализованного управления средствами;

– выбором оптимальной структуры распределенных баз данных;

– рациональным размещением в этих базах задач и запросов;

– обеспечением достоверности передаваемой и обрабатываемой учетной информации.

РСОД позволяет решать сложные задачи с использованием локальных баз данных и с децентрализованной обработкой информации. Она позволяет создавать информационные системы, которые сочетают достоинства централизации и децентрализации обработки данных.

В условиях автоматизированной обработки учетной информации все управленческие задачи (более 80 %), в основном, решаются с использованием локальных баз данных в каждом структурном подразделении. Задачи обмена информацией и ее структуризации имеют незначительный вес (до 20 %).

В зависимости от выбранной системы обработки данных и степени автоматизации учетного процесса создаются АРМБ с использованием различного рода сетей реального времени (универсальные, специализированные, со статистическим или динамическим распределе-нием ресурсов, с разным типом управления).

Статическое распределение ресурсов предполагает организацию обмена информацией на уровне учетных данных.

Динамическое распределение ресурсов предполагает обмен информацией на уровне данных и программ.

На Украине в настоящее время действуют самые разнообразные варианты сетей АРМБ. В зависимости от способа управления данных сети разделяют на:

а) сети АРМБ с централизованным управлением;

б) сети АРМБ с управлением распределенной базой данных;

в) сети АРМБ с локально-управляемым доступом.

АРМБ с централизованным управлением предполагает взаимосвязь с единой центральной ЭВМ, которая обеспечивает информационный обмен информацией между АРМБ и служит базой данных для накопления и хранения информации.

В сетях с локально-управляемым доступом информационный обмен осуществляется на основе взаимодействия различных АРМБ. Это достигается путем разграничения доступа к информационной базе данных с использованием управляющей программы.

Сеть АРМБ с управлением распределенной базой данной позволяет осуществить взаимосвязь между АРМБ по уровням управления с использованием центрального банка данных. Данная система является наиболее гибкой и отвечает всем параметрам учетного процесса в условиях рыночной экономики.

Распределенная обработка данных с использованием АРМБ, которая позволяет распределить учетный процесс по уровням управления, позволяет:

– осуществить эффективный диалог зa счет персональной интерактивности, локальной памяти на рабочих местах и высокой скорости взаимодействия;

– организовать диалоговое управление учетным процессом в реальном масштабе времени; осуществлять распределенный сбор, обработку и вывод учетных данных для управления непосредственно на местах возникновения информации или на местах обобщения данных;

– сократить нагрузку на главную ЭВМ за счет параллелизма работы АРМБ:

– увязать весь учетный процесс в единый информационный поток;

– осуществить контроль информации на местах ее возникновения; принимать конкретные управленческие решения по отдельным участкам, производствам и т.д.