Организация финансового учета в условиях

функционирования автоматизированной системы учета

Переход к рыночной экономике вызывает необходимость коренного изменения методов хозяйственного управления и экономической работы предприятия. Подлежит пересмотру организация и методика бухгалтерского учета, осуществляющего одну из важнейших функций управления. Речь идет о создании национальной системы, основанной на международных стандартах.

Положение об организации бухгалтерского учета и отчетности в Украине, утвержденное 3 апреля 1993 г. № 250 Постановлением Кабинета Министров Украины, послужило первым шагом в совершенствовании системы бухгалтерского учета в условиях рыночной экономики, а также в совершенствовании системы квартальной и годовой отчетности. Были намечены пути по совершенствованию отдельных положений и рекомендаций по ведению бухгалтерского учета.

Однако предпринятые шаги к созданию национальной системы бухгалтерского учета очень незначительны и требуют дальнейшего развития и уточнения. Одной из главных задач перехода страны к международному учету является разделение финансового и управленческого (внутрихозяйственного) учета.

В финансовом учете обрабатывается часть учетной информации, отображающая сведения о финансовом положении деятельности предприятия. Данные сведения формируются в документах финансовой отчетности.

Управленческий (внутрихозяйственный) учет отображает все виды бухгалтерских данных, намеченные, обработанные и переданные для дальнейшего внутреннего пользования и решения задач управления. Управленческий учет является продолжением финансового учета и, прежде всего, применяется для отображения внутренних операций предприятия. Его предназначением является обеспечение информацией руководителей предприятия, менеджеров и других работников, ответственных за достижение определенных производственных целей.

На первом этапе финансового учета производится документальное оформление осуществленных на предприятии хозяйственных фактов. Одновременно с вводом первичных данных формируются все бухгалтерские проводки. Бухгалтер имеет возможность и вручную сформировать бухгалтерскую проводку, однако это не только может привести к дополнительным ошибкам, но и занимает много рабочего времени.

Автоматизированное формирование бухгалтерской проводки организуется на основе справочника типовых хозяйственных операций.

На втором этапе финансового учета все бухгалтерские проводки записываются в сводный бухгалтерский регистр, называемый книгой учета хозяйственных операций.

Книга учета хозяйственных операций является обобщенным синтетическим и аналитическим бухгалтерским регистром и представляет собой хронологически упорядоченный список проводок по счетам. В книгу учета заносятся все проводки, соответствующие текущему расчетному периоду. Каждая бухгалтерская запись имеет свой регистрационный номер. В книге учета хозяйственных операций отображаются все бухгалтерские операции, и она служит основным источником для формирования сводных бухгалтерских отчетов. Бухгалтерские записи могут формироваться непосредственно и в книге учета хозяйственных операций, например, проводки закрытия счетов, распределения счетов и т.д. Возможно формирование бухгалтерских записей при пересылке наборов бухгалтерских проводок из других систем.

Для анализа бухгалтерских проводок по определенному счету за выбранный период времени книга учета хозяйственных операций имеет другую форму представления и называется журналом хозяйственных операций по балансовому счету. Для учета забалансовых счетов ведутся специальные журналы хозяйственных операций по каждому отдельному счету. Такая структура учета позволяет накапливать в памяти ЭВМ информацию для синтетического и аналитического учета.

На третьем этапе финансового учета формируются регистры бухгалтерского учета, регистры внутренней и внешней бухгалтерской отчетности. Регистры внутренней бухгалтерской отчетности предназначены для внутреннего потребления и служат для накопления информации о движении средств и их источников на счетах бухгалтерского учета. На основании базы данных бухгалтерских проводок формируются регистры синтетического учете, регистры и отчеты аналитического учета, а также составляются документы специальной отчетности.

К регистрам синтетического учета относятся: оборотно-сальдовый баланс; оборотные ведомости по счетам; главная книга; шахматная ведомость. Данные внутренние учетные регистры предназначены для фактического определения состояния средств на счетах, остатков по счетам, оборотов по счетам, оборотов по корреспондирующим счетам, а также для их анализа и контроля.

К регистрам аналитического учета относятся аналитические ведомости по счетам и оборотно-сальдовая ведомость в аналитическом разрезе.

К специальной внутренней отчетности относятся кассовая книга и книга фактических расходов средств.

Одним из важных вопросов в финансовом учете является формирование и отображение форм внешней бухгалтерской отчетности. К формам внешней бухгалтерской относятся:

– баланс предприятия по форме № 1, отчет о финансовых результатах и их использовании по форме № 2;

– отчет о финансово-имущественном положении предприятия по форме № 3 и другие отчетные документы;

– формы, предоставляемые в статистические органы, вышестоящие организации и т.д.

– На четвертом этапе финансового учета осуществляется закрытие расчетного периода и формирование архива учетных данных. Сведения об остатках и оборотах по счетам бухгалтерского учета по закрываемому периоду переносятся в специальный набор данных для последующего их хранения.