Деловое письмо: виды, структура письма

Деловое письмо представляет собой вид документа, который менее жестко регламентирован, чем, к примеру, договор или приказ, имеющий юридическую значимость.

В деловой переписке можно выделить официальные и частные письма.

Наиболее распространенные виды писем представлены на рисунке 10.

 

Оформление писем, в зависимости от их функционального назначения и содержания, может производиться либо на бланках, либо на листах писчей бумаги.

В структуре письма выделяют служебную и информационную части.

Служебная часть содержания письма включает:

- приветствие;

- обращение к адресату;

- лид-абзац;

- заключительную формулу вежливости;

- подпись отправителя;

- постскриптум.

Первые три элемента (т.е. приветствие, обращение к адресату и лид-абзац) предшествуют информационной части письма, последующие три элемента (т.е. заключительная формула вежливости, подпись отправителя и постскриптум) – подытоживают ее.

Информационная часть – это текст письма, который представляет собой центральный элемент структуры послания, то, ради чего оно и пишется.

Рассмотрим более подробно структуру письма, представленную в таблице 15.

Таблица 15 – Структура делового письма

Наименование элемента структуры делового письма	Описание
1. Служебная часть (начало)
- Приветствие	Этоначальная (вводная) формула вежливости, выполняющая функцию, аналогичную функции устного приветствия, выражающая адресату свое уважение. Например: Здравствуйте... Добрый день... Приветствую Вас... Рад приветствовать Вас... Воздействие приветствия может быть еще в большей степени усилено, если последующее обращение содержит, помимо собственно упоминания должности, титула, фамилии или имени – отчества адресата, и некий эпитет, поддерживающий почтение к адресату со стороны автора письма.
- Обращение к адресату	Помещается непосредственно за приветствием. Значение обращения к адресату состоит в следующем: 1) при помощи персонального или группового (если адресат – группа людей) обращения автор письма выражает уважение к адресату; 2) обращение выполняет связующую роль по отношению к последующим элементам письма. Специфическая особенность обращения – использование в конце его восклицательного знака: Евгений Петрович! Господин Чрезвычайный и Полномочный посол! Ваше высокопреосвященство! Если приветствие отсутствует, то обращение фактически открывает содержание письма. В таком случае простой способ обращения к адресату целесообразно дополнить прилагательными, наиболее подходящими соответствующему

 

	случаю письменного обращения, такими, как: «уважаемый», «досточтимый», «достопочтенные», «высокоуважаемые», «почтеннейшие» и т.д. Глубокоуважаемый Олег Александрович! Уважаемые коллеги! Почтеннейшие господа! Досточтимый господин Петров!
- Лид-абзац	Это первый абзац письма, включающий, как правило, не больше одного предложения. Не является обязательным элементом структуры письма – в ряде случаев его функцию выполняет заголовок к тексту. Его значение выражается в пояснении мотивов и темы послания, а также в обеспечении смысловой и стилистической подводки к основному тексту послания: Обращаюсь к Вам в связи с... (далее кратко излагается причина обращения); Просим Вашего содействия (согласия, указания и т.п.) в (на, о)... (далее кратко сообщается, какое именно содействие требуется автору от адресата) Уведомляю (докладываю, извещаю и т.п.) о... (далее кратко указывается, о чем именно намерен уведомить автор адресата) Лид-абзац упрощает процесс ознакомления, изучения и восприятия текста письма.
2. Информационная часть	Текст письмавключает в себя вводную, основную и заключительную части. Вводная часть текста предназначена для конкретизации сути вопроса, послужившего поводом для письма. Эта часть текста может состоять из одного абзаца, включающего два предложения. Первый абзац текста письма должен быть самым коротким и предельно ясным. В первом предложении четко формулируется суть вопроса, во втором содержится смысловая подводка к основной части текста. Основная часть текста служит для последовательного и подробного описания различных аспектов вопроса. В зависимости от сложности вопроса основная часть может включать от одного до трех и более абзацев. Между абзацами должна прослеживаться четкая смысловая связь. Заключительный абзац основной части должен быть наиболее убедительным. Логика и стилистика его изложения должны обеспечить адресату возможно более удобный переход к заключительной части текста. Заключительная часть текста обычно состоит из одного абзаца, содержащегося два – четыре предложения. Сначала делается вывод, в котором подводятся итоги сказанного в основной части письма, затем просьба (требование, указание) адресату от имени автора или организации. Заключительное предложение выражает характер ожиданий автора послания.

 

3. Служебная часть (окончание)
- Заключительная формула вежливости	Выполняет функцию, аналогичную функции устного прощания. Ее использование несколько приглушает официальный тон в конце послания, в частных письмах она обязательна, а в официальных может отсутствовать. Заключительная формула вежливости предшествует подписи. Например: С уважением... С глубоким почтением... С благодарностью и уважением... Искренне Ваш... Остаюсь искренне Ваш...
- Подпись отправителя	Является обязательным и, как правило, заключительным элементом структуры письма. Ее назначение: подпись удостоверяет личность автора послания и придает официальному письму юридическую силу.
- Постскриптум (P.S, от лат. post-scriptum – «после подписи»)	Необязательный элемент письма. Необходимость в нем возникает в тех случаях, когда адресату требуется сообщить информацию, по каким-либо причинам не вошедшую в основной текст письма, или же еще раз привлечь внимание адресата к определенной информации, вошедшей в текст письма. Постскриптум представляет собой краткую (не более 3-4 строк) приписку к тексту письма, помещенную после подписи.

Стилистически деловое письмо должно быть оформлено деловито, точно, кратко.

Для того чтобы письмо произвело на адресата требуемое воздействие, необходимо учитывать следующие моменты:

1) с первых и до последних строк письмо должно производить на адресата впечатление искренности. Невозможно вести дела, если при этом не испытываешь доверия к партнеру и его предложениям;

2) общий тон послания, при всей его подчеркнутой официальности и деловитости, должен нести отпечаток доброжелательности по отношению к адресату;

3) письмо должно быть исполнено уважения к адресату, что выражается в тактичном общении, в понимании его интересов и проблем. Вместе с тем, проявляя уважение к партнеру, не нужно забывать о самоуважении.

При подготовке делового письма нужно поставить себя на место адресата и попробовать представить, как будет оно им воспринято (в частности, его стиль и тон), постараться предугадать потребности, желания, интересы и проблемы адресата и подумать, как в этой связи лучше построить текст делового письма.

Для этого целесообразно попытаться ответить на следующие вопросы.

1) Будут ли адресату понятны мотивы написания этого письма?

2) Правильный ли тон письма выбран?

3) Не вызовет ли затруднений с пониманием сути письма его стиль?

4) Нет ли в письме излишне длинных оборотов и т.п.?

5) Не упущены ли в содержании какие-либо важные моменты?

6) Является ли это письмо максимально корректным, ясным и кратким?

7) Нет ли в письме орфографических, грамматических и пунктуационных ошибок?

8) Насколько продумана структура письма?

9) Насколько хорошо оформлено письмо?

10) Нет ли ошибок в наиболее важных элементах письма – обращении, адресе и т.п.?