Внутренний аудит основных средств

В соответствии с международной практикой внутренние аудиторы являются служащими тех хозяйствующих субъектов, структурные подразделения которых они проверяют. Правило (стандарт) аудиторской деятельности в РФ определяет внутренний аудит как организованная экономическим субъектом, действующая в интересах его руководства и (или) собственников, регламентированная внутренними документами система контроля за соблюдением установленного порядка ведения бухгалтерского учета и надежностью функционирования системы внутреннего контроля [37].

Внутренний аудит - один из способов контроля за эффективностью деятельности звеньев структуры экономического субъекта [34].

Внутренний аудит осуществляется самим предприятием, и в этой связи его можно назвать внутрихозяйственным. К задачам внутреннего аудита относятся:

внутрихозяйственный контроль за формированием затрат;

выявление отклонений от плановых смет и нормативов;

анализ их причин и установление виновных лиц;

поиск резервов финансово-хозяйственной деятельности;

обеспечение предприятия необходимой информацией в целях принятия эффективных управленческих решений.

Внутренний аудит решает следующие задачи:

1. Контроль за состоянием активов и недопущение убытков.

2. Подтверждение выполнения внутрисистемных контрольных процедур.

3. Анализ эффективности функционирования системы внутреннего контроля и обработки информации.

4. Оценка качества информации, выдаваемой управленческой информационной системой.

В ФГУ «Ульяновская дамба» такой контроль должен повседневно вестись специализированным отделом внутреннего аудита. При этом решаемые им задачи не следует путать с функциями главного бухгалтера или бухгалтерии (приложение М).

Информационной базой внутрихозяйственного финансового контроля, в том числе и внутреннего аудита, служит практически вся система информации о финансово-хозяйственной деятельности предприятия – нормативная и плановая информация, данные бухгалтерского и статистического учета, прочая внутренняя информация, необходимая для принятия решений. Основным поставщиком информации как для внутрихозяйственного финансового контроля, так и для управленческого анализа является производственный и финансовый учет, составляющие в целом систему управленческого учета [35].

Аудит основных средств можно разделить на следующие основные этапы:

1. Аудит сохранности, использования и правильности классификации основных средств.

2. Аудит оценки и правильности начисления амортизации ос­новных средств.

3. Аудит операций по движению основных средств.

4. Аудит затрат на ремонт основных средств.

5. Аудит операций по аренде и лизингу.

6. Аудит операций по учету основных средств при совместной деятельности.

Используются следующие нормативные документы: ПБУ№ 6/01 «Учет основных средств»; План счетов бюджетного учета; Классификация основных средств, включаемых в амортизационные группы; учетная политика предприятия [39].

Рассмотрим основные направления аудита основных средств.

Проверка операций с основными средствами позволяет установить:

• соответствуют ли балансовые данные показателям главной книги, журналам-ордерам или другим учетным регистрам;

• соответствует ли величина основных средств, числящихся в балансе, итогам инвентарной книги (карточек), в которых ведут аналитический учет основных средств;

• производилась ли предусматриваемая Правительством РФ переоценка основных средств, правильность применения коэффициентов пересчета балансовой стоимости объектов;

• проводилась ли инвентаризация имущества;

• наличие договоров о полной имущественной ответственности с лицами, от которых зависит сохранность основных средств;

• установить, нет ли неиспользуемого оборудования, его качественное состояние или условия хранения; принятые меры к реализации излишнего имущества. Аудитору следует по документам удостовериться в отсутствии незаконного предоставления в личное пользование работникам данного предприятия имущества, приобретенного для производственных целей;

• проектно-сметную документацию и приемо-сдаточные акты на выполненный объем ремонтных работ;

• не скрываются ли под видом капитального ремонта зданий и сооружений затраты да новое строительство или реконст­рукцию, относящиеся к капитальным вложениям. Затраты на ремонт, как известно, относят на себестоимость продук­ции, и в случаях необоснованного их увеличения уменьша­ется налогооблагаемая база;

• соблюдение действующего порядка ликвидации пришедших в негодность основных средств, полноту приходования цен­ностей (запасных частей, лома, материалов), полученных от той операции, а также правильность отражения в бухгалтер­ам учете финансового результата от ликвидации;

• операции по продаже основных средств и их безвозмездной передаче (дарении), имея в виду, что прибыль не должна уменьшаться на стоимость подаренного имущества.

Проверка наличия движения основных средств производится по схеме, приведенной на рисунке 1.

· эффективность использования основных средств. Обобщающим показателем эффективности использования основных средств является фондоотдача – отношение объема производства продукции (работ, услуг) к среднегодовой балансовой стоимости основных производственных фондов.

 

Рисунок 1 – Проверка наличия движения основных фондов

Виды бесхозяйственности и нарушений в использовании основных фондов показаны на рисунке 2.

Исследуя эффективность использования основных фондов, проверяется наличие неиспользуемого оборудования, его качественное состояние, условия хранения; что сделано для реа­лизации излишнего и ненужного имущества (причины образова­ния такого имущества); соответствие фактического наличия и движения основных фондов данным бухгалтерского учета.

Реальность числящихся на балансе основных фондов прове­ряется сопоставлением учетных данных с данными последней инвентаризации, проведенной в учреждении. Кроме того, аудитор производит контрольную инвентаризацию основ­ных фондов на отдельных производственных участках.

 

Рисунок 2 – Выявление бесхозяйственности и нарушений в использовании

основных фондов

Приступая к проверке сохранности и правильности использо­вания основных фондов, необходимо знать, что на каждый са­мостоятельный объект основных фондов открывается карточка аналитического учета, на которой фиксируются: техническая и экономическая характеристика объекта, его местонахождение, первоначальная оценка, нормы амортизации и переоценка. Здесь же отражаются и все изменения характеристик объекта, например достройка, модернизация и т. д. Поэтому всегда мож­но проверить на месте соответствие учетных данных фактичес­кому наличию и состоянию основных средств, руководствуясь ПБУ 6/01 «Учет основных средств».

Теперь предприятие само может переоценить основные фон­ды или переоценка проводится по постановлению правительст­ва. Базой для переоценки основных фондов (средств) является их полная балансовая стоимость и коэффициенты пересчета ба­лансовой стоимости в восстановительную. При проверке затрат на капитальные вложения устанавли­вают, нет ли завышенного по сравнению с проектно-сметной документацией и фактическим состоянием объема работ, а также реальность с учетом конъюнктуры договорной цены приобретенных основных средств.

Обязательно проверяется правильность ежемесячного начис­ления амортизации, которое производится в соответствии с Классификацией основных средств, включаемых в амортизационные группы в течение нормативного срока службы основных средств (рисунок 3).

Рисунок 3 - Соблюдение норм и правил начисления амортизации (износа)

основных средств

При проведении аудиторской проверки детально рассматриваются правильность расчета амортизации и определение остаточной стоимости, так как от этого зависит реальность показателей себестоимости и финансовых результатов. Способ начисления амортизации в бюджетных учреждениях определен Инструкцией № 70 [18]. Необходимо ус­тановить порядок расчета и отражения на счетах бухгалтерского учета амортизации при выбытии основных средств.

Проведение работ по возведению основных средств, их восстановлению, использованию, ликвидации и другим операциям обусловливается формированием затрат как капитальных, так и производственных (текущих), которые как известно, классифицируются по объектам, структурным подразделениям предприятия, по элементам и статьям затрат, а также другим признакам. В зависимости от принятой учетной политики организации могут формировать ремонтные фонды. В непредвиденных ситуациях для этих целей используются средства резервного фонда.

Исходя из содержания аудиторских работ, конкретизации цели аудита, особенностей подлежащих аудиту хозяйственных операций можно установить применимость методов аудиторских доказательств для выполнения каждого вида работ. Так, целям проверки соблюдения законодательства при совершении хозяйственных операций отвечают главным образом приемы нормативной проверки, фактического контроля. Для проверки достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности наряду с названными выше приемами результативны арифметические приемы, встречная проверка и ее разновидности, а также приемы, отнесенные в группу прочих. Анализ хозяйственных операций основан на реализации аналитических процедур, а также на использовании таких элементов метода бухгалтерского учета, как счета и двойная запись, балансовое обобщение информации об имуществе и обязательствах организации, отчетность [22; 23].

По каждой аудиторской процедуре необходимо установить не только приемы, но и источники аудиторских доказательств (источники информации), а также операции обработки данных, выполняемые в ходе их реализации. При нормативной проверке в первую очередь следует систематизировать информацию, содержащуюся в нормативных актах, регулирующих порядок совершения хозяйственных операций, их бухгалтерского учета и налогообложения [34].

Для проверки соблюдения нормативных актов при совершении хозяйственных операций с основными средствами наряду с источниками официальной информации используется также документация проверяемой организации и третьих лиц. Информация проверяемого субъекта и третьих лиц подразделяется на планово - договорную, конструкторско - технологическую, распорядительную, учетную, отчетную, справочную и прочую.

К планово - договорной информации по основным средствам можно отнести:

- договоры на приобретение, продажу, строительство основных средств и по другим операциям с рассматриваемым объектом;

- планы ремонтов основных средств;

- проектно - сметную документацию на возведение и ремонты и др.

К конструкторско - технологической информации относятся сведения о составе используемых объектов в деятельности организации, нормы затрат времени работы основных средств при выполнении операций, деталей, изделий и других компонентов, техническая документация, которую поставщик должен передать покупателю в соответствии с законом, иными правовыми актами или договором купли - продажи и др.

Информация распорядительного характера фиксируется в приказах, распоряжениях, договорах с должностными лицами, контрактах с работниками, протоколах заседаний органов управления и других документах.

Учетная информация подразделяется на первичную учетную, информацию аналитических, синтетических, сводных регистров бухгалтерского учета (финансового и управленческого).

Перечень и периодичность получения отчетных ведомостей при таблично – автоматизированной форме учета определяются организациями в зависимости от требований контроля и анализа. В частности, по бухгалтерскому учету наличия и поступления основных средств формируются: ведомость движения основных средств по бухгалтерским счетам; оборотная ведомость основных средств в разрезе производств, отделов, цехов и других мест их эксплуатации и хранения; ведомость наличия основных средств по инвентарным номерам (инвентаризационная опись); ведомость наличия оборудования и его распределения по возрастному составу и др. К регистрам аналитического учета можно отнести также книгу покупок и книгу продаж.

Отчетная информация включает данные бухгалтерской (финансовой), статистической и налоговой отчетности (налоговых деклараций). В бухгалтерском балансе отражаются данные по основным средствам как действующим, так и находящимся на консервации или в запасе по остаточной стоимости. Расшифровка движения основных средств в течение отчетного года, а также их состав на конец отчетного года приводятся в приложении к бухгалтерскому балансу (форма № 5). Статистическое наблюдение за наличием и движением основных средств осуществляется с использованием статистического отчета (форма № 11).

Обобщение основных положений нормативных документов, определяющих порядок выполнения, налогообложения и бухгалтерского учета объектов и операций финансово - хозяйственной деятельности, в алфавитном порядке либо по тематическим рубрикам в виде, аналогичном представленному в таблицах, а также в наглядной форме документооборота проверяемой организации и состава используемой документации третьих лиц не только способствуют лучшей организации информационной базы аудита, но и облегчают разработку аудиторской программы, позволяют уточнить источники аудиторских доказательств и операции обработки данных по каждой процедуре [24; 35].

Совершенствование организации информационного обеспечения аудита, своевременная корректировка нормативно - правовой базы, разделение в описании аудиторских процедур информационных и методических аспектов дают возможность не только быстро адаптировать программы аудита к изменениям законодательства и подзаконных актов, но и упорядочить разработку и представление методик аудиторских работ, сосредоточить внимание специалистов на обосновании приемов и алгоритмов выполнения аудиторских процедур.