Классификация документов по типам носителей

ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ

Жизненный цикл документа.

Любая ИС создается с целью поддержки какого-либо бизнес-процесса. Если же говорить о системах управления, то непременным условием ее существования будет являться наличие управляемого объекта. Каждый управляемый объект обладает жизненным циклом, на протяжении которого ему требуется управление. Ранее говорилось о том, что основополагающим объектом исследований и совершенствования в процессе управления документацией является документопоток. Но при описании жизненного цикла документопотока возникает ряд трудностей, кроме того, документопоток состоит из документов, поэтому рассмотрим жизненный цикл документа. С одной стороны, жизненный цикл документа состоит из двух стадий – стадии разработки документа и стадии опубликованного документа. С другой стороны, жизненный цикл документа предполагает совершение над ним определенного набора действий, характерных для любых типов документа:

Понятие жизненного цикла документа особенно важно при проектировании систем электронного документооборота, поскольку от того, на какой стадии находится документ, зависят права пользователей на доступ к нему. В том случае, если документ находится на стадии разработки, то он считается неопубликованным, и права на документ определяются правами доступа конкретного пользователя. Когда документ переходит на вторую стадию, он считается опубликованным, тогда права на документ остаются только одни - доступ на чтение. В качестве примера опубликованного документа можно привести шаблон стандартного бланка предприятия.

Классификация документов по типам носителей

Итак, документ является базовой единицей информации в теории управления документами. Для любого вида документа характерно наличие понятия жизненного цикла, но конкретное содержание этапов жизненного цикла может различаться в зависимости от типа носителя информации. Системы управления документооборотом должны уметь работать со всеми типами документов, но важно понимать, что основные резервы повышения эффективности работы с документами лежат именно в типах носителей. Можно выделить три главных типа носителей информации.

Электронный документ - документ, хранимый в виде файла на магнитных или оптических носителях.

Бумажный документ - документ на бумажных носителях, представляющий собой набор листов, заполненных текстово- графической информацией с одной или двух сторон.

Микрографический документ – документ, представляющий собой набор микроформ на различных фотоматериалах. Разновидностями микрографических документов являются микрофильмы и микрофиши. Микрофильм обычно содержит много кадров, расположенных друг за другом на одной фотопленке. Микрофиша содержит меньшее количество кадров, расположенных на одной фотопластинке (слайде) в несколько рядов. Аудио-документВидео-документ

Рисунок 1. Типы носителей информации и их взаимодействие.

Применение того или иного носителя информации определяется следующими факторами:

· стоимость хранения информации - прямо пропорциональна количеству документов и стоимости хранения одного документа.

· стоимость (время) поиска необходимой информации - определяется системой индексации документов. В том случае, если система индексации отсутствует, то скорость поиска также прямо пропорциональна количеству хранимых документов. Применение простой системы индексации (шкафы, папки и т. д.) позволяет увеличить скорость поиска. Применение системы полнотекстового поиска, когда документ можно найти по любому слову, содержащемуся в данном документе, позволяет резко увеличить скорость поиска, но надо помнить, что полнотекстовый поиск доступен только для электронных документов.

· стоимость коллективного использования информации - определяет количество копий документа, необходимых для коллективного использования при одновременном доступе.

· стоимость (время) передачи документа от одного рабочего места к другому.