Преимущества систем электронного документооборота

Системы управления документами позволяют:

1. Обслуживать клиента лучше: цель любой организации – обслуживать лучше своих клиентов. Внедрение систем позволяет выполнять эту задачу более эффективно. При работе с электронными документами время поиска документа, а, следовательно, время реакции на запрос гораздо меньше, чем при работе с бумажными документами. Следовательно, клиент, получающий ответ быстрее, чем ранее, естественно, удовлетворен гораздо больше.

2. Управлять информацией более эффективно. Управление жизненно важными документами, сохраненными в электронном виде, радикально улучшается. Вы можете

· получать доступ к документам более быстро;

· не терять документы;

· собирать, обрабатывать документов в гораздо большем количестве, чем ранее, и, следовательно, принимать решения быстрее и точнее.

3. Защищать документы лучше: Технология позволяет сохранять ключевую информацию на оптических или магнитных носителях информации. Это сразу дает большое количество преимуществ.

· Защита от потери или повреждения. Потеря всей или какой-либо части информации для предприятия может грозить значительными последствиями, вплоть до банкротства и полного прекращения деятельности. Кроме того, очень трудно сделать копию всего архива бумажных документов на случай непредвиденных обстоятельств. Это вызвано, во-первых, высокой стоимостью хранения, во-вторых, высокой стоимостью и временем копирования документов. В случае с электронными носителями все наоборот. Компактность, быстрота и дешевизна копирования позволяет делать и хранить столько копий информации, сколько нужно для обеспечения надежности бизнеса.

· Защита от несанкционированного доступа. Электронные носители позволяют сохранить больше информации в меньшем объеме. Следовательно, меньший объем дешевле защищать. Кроме того, электронная информация легче обрабатывается и процесс криптозащиты информации можно автоматизировать и выполнять быстрее и дешевле.

4. Увеличить производительность труда: труд любого сотрудника можно разделить на две основные составляющие – производительный и обеспечивающий труд. В зависимости от категории работника и вида деятельности соотношения этих видов деятельности разное, но можно заметить, что при любом раскладе доля обеспечивающей деятельности остается немалой. Операции с бумажными и электронными документами относятся к обеспечивающей деятельности и, следовательно, сокращая время на эти операции, мы сокращаем долю этой деятельности, высвобождая время для производительного труда. Кроме производительности труда отдельного человека, переход к электронным документам радикально повышает производительность труда рабочих групп. Работа с электронными документами вкупе с сетевыми технологиями позволяет одновременно многим пользователям из рабочей группы получать доступ к документам, что довольно проблематично и дорого (копирование, совещания и т.п.) при работе с бумажными документами.

Уменьшать затраты

· на обработку бумаги. С электронными документами вы не должны теперь делать фотокопии документов для того, чтобы они стали доступны другим сотрудникам предприятия одновременно с вами. Кроме того, это снижает необходимость нанимать на работу курьеров для сбора и разноски документов, обеспечивающих инфраструктуру для передачи информации между различными сотрудниками.

· на оборудование. Сканер, факс-плата, программное обеспечение, соединенное с компьютером и принтером, которые в любом случае Вы имеете, могут стоить меньше, чем высокопроизводительное копировальное и факс оборудование (с учетом расходных материалов).

· на поддержку процесса обработки. Хранение документов в электронном виде может снизить потребность в таких предметах, как скрепки, степлеры, папки для бумаг, шкафы для бумаг.

· на хранение. Здесь можно говорить о высвобождении реальной, физической площади, необходимой для хранения документов (бесконечно долго можно рассматривать вопросы, связанные с обеспечением необходимых условий для хранения бумажных документов, создания копий документов, исчерпавших цикл жизни и т.п.)