Раздел II Цикл менеджмента как основа управленческой деятельности

Тема 2.1 Функции менеджмента                                                                     

1. Функции менеджмента и их характеристика.

2. Делегирование полномочий.

                                                                  Никогда не удается делать что-то одно

                                                                                                                            Закон Хардина

       Римский философ Сенека однажды высказался: «Когда не знаешь, какая гавань тебе нужна, любой ветер будет попутным»

Любой вид человеческой деятельности (трудовой, управленческой) представлен как совокупность отдельных операций, выполняемых участниками этой деятельности (работниками, управленцами).

В управленческой деятельности такие операции принято называть функциями, которые своей целью имеют обеспечение работы организации в целом или ее подразделений в заданном режиме. Процесс управления является общей суммой всех функций

Содержание действий и функций, осуществляемых в процессе управления, зависит от типа организации (административная, общественная, образовательная), от размеров и сферы ее деятельности (производство, торговля, оказание услуг), от роли внутри организации (производство, маркетинг, финансы, кадры) и др. факторов.

В 1916 г. А.Файоль, писал, что существует 5 исходных функций: управлять означает предсказывать и планировать, организовывать, распоряжаться, координировать и контролировать.

Современные исследователи разработали другой перечень: + исследование, оценка и принятие решений, подбор персонала, ведение переговоров, заключение сделок.

Функции управления многообразны и подразделяются на:  общие и специализированные

Специализированные функции    включают в себя управление:

производством;

экономикой и финансами;

персоналом; 

маркетингом;

технической политикой и инновациями.

 

Специализированные функции в большей степени, чем общие зависят от характера и направления деятельности организации – предпринимательская или бюджетная.

К ОБЩИМ  функциям управления относят:

планирование (выбор целей и плана действий по их достижению);

организация (распределение задач между подразделениями или работниками);

мотивация (стимулирование исполнителей к осуществлению запланированных действий и достижению целей);

контроль (соотнесение достигнутых результатов с запланированными).

 

 

* ПЛАНИРОВАНИЕ – функция номер один. Отвечает на вопросы: где мы находимся? Куда хотим идти? Как это сделать?

Планирование – это процесс определения действий, необходимых для достижения цели.

Планирование включает:

установление целей и задач;

разработку стратегии;

определение необходимых ресурсов и их распределение;

доведение планов до исполнителей и установление ответственности.

Характерные признаки планирования:          

  Планирование всегда опирается на данные прошлого и настоящего, но стремиться определить и контролировать развитие предприятия в будущем. Поэтому надежность планирования зависит от точности фактических показателей прошлого. Для этого служат различные отчеты (производственные, статистические).

 Планирование следует начинать с "узких мест", т.е. таких сфер, в которых возможность влияния на развитие дел более ограничена.

 Из-за недостаточной информации приходиться вводить резервы, которые именуются по-разному "надбавки", "коэффициенты безопасности". Большие резервы делают планы неточными и могут привести к частым корректировкам.

 Качество планирования зависит от интеллектуального уровня, компетенции сотрудников, их знаний и интуиции.

 Системы планов снижают риски, но не являются гарантией достижения цели. Отсутствие плана может привести не только к рискам, но и опасности вылететь из бизнеса.

 

Если плановые показатели недостаточно обоснованы, то, как бы хорошо организация не работала, результат будет низким, следовательно:

 менеджеры должны оценить сильные и слабые стороны организации в основных ее областях (финансы, персонал, маркетинг), чтобы определить, чего может добиться организация;

 менеджеры должны, оценивая возможности и угрозы в окружающей организацию среде, определить, какими должны быть цели организации и что может помешать их достижению;

 менеджеры решают, что должны делать члены организации для достижения целей.

Таким образом, планы содержат перечень того, что должно быть сделано, определяют последовательность, ресурсы и время выполнения работ, необходимых для достижения целей.

Назначение планирования состоит в стремлении заблаговременно учесть по возможности все внутренние и внешние факторы, обеспечивающие благоприятные условия для нормального функционирования и развития всей организации в целом.

Наличие плана позволяет активнее развивать предпринимательство, привлекать инвесторов, партнеров, кредитные ресурсы и дает возможность:

 Максимально использовать конкурентные преимущества.

 Предотвращать возможные управленческие ошибки.

 Отслеживание новые тенденции в развитии рынка.

 Уменьшить влияние слабых моментов в деятельности предприятия.

 Своевременно принимать защитные меры против разного рода рисков.

 Точнее и масштабнее оценивать результаты производственной и коммерческой деятельности организации.

Только тот, кто планирует, и может организовывать

* ОРГАНИЗАЦИЯ (организовывание). Эта функция нацелена на то, чтобы претворить намеченные планы в жизнь.

            Организовать – значит создать определенную структуру, распределить обязанности, конкретные задания конкретным исполнителям. Руководитель делегирует своим подчиненным задания и полномочия или право использовать ресурсы организации.

           

* МОТИВАЦИЯ – для обеспечения успешного выполнения работы и продвижения к намеченным в планах целям менеджер должен побуждать людей эффективно трудиться.

Мотивация – это процесс побуждения себя и других людей к деятельности для достижения целей организации и личных целей.

Руководители всегда мотивировали своих работников, осознавали они это или нет. В древние времена для этого служили хлыст и угрозы, для избранных – награды. До 20 в. было распространено мнение, что люди будут работать лучше, если им предоставить возможность зарабатывать больше. Однако последующие исследования выявили экономическую несостоятельность такого подхода. Для того, чтобы мотивировать работников, руководителю следует определить их потребности, которые удовлетворяются через хорошую работу.

* КОНТРОЛЬ – Управление представляет собой повторяющийся круговорот осуществления функций и принятия решений. Планы не всегда претворяются в жизнь так, как они первоначально были разработаны; люди не всегда четко и правильно выполняют задачи; внешняя среда меняется, и организация должна адаптироваться к ней.

Контроль – это процесс установления отклонений от предусмотренных величин и действий людей в хозяйственной деятельности.

Контроль называют обратной связью. Воздействуя на объект управления, получают информацию о новом состоянии. На основании этой информации принимаются новые решения и осуществляются новые действия.

С помощью контроля руководство определяет, правильно ли его решения, не нуждаются ли они в корректировке; контроль обнаруживает ошибки в деятельности, а следовательно создает возможность их устранить, исправить.

Таким образом,   контроль можно определить так – это процесс обеспечения организацией своих целей.

Функцию контроля выполняет каждый руководитель. Объектом контроля выступает организация. Внутри организации контролю подвергаются проходящие в ней процессы.

Виды контроля:  предварительный, текущий и заключительный.

 Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работ. Он используется в трех областях – по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.

Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается за счет анализа деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения должностных обязанностей работниками. Сюда относится подготовка и переподготовка персонала.

Контроль материальных ресурсов - сводится к соответствию материалов, сырья техническим условиям.

Контроль финансовых ресурсов – оценка наличных средств, анализ бюджета.

 Текущий контроль – осуществляется в ходе проведения работ и имеет цель – исключить отклонения от намеченных планов, а также от инструкций, приказов. Важнейшим условием контроля на этом этапе является обратная связь, которая дает информацию об отклонениях, вызываемых как внешними, так и внутренними факторами.

 Заключительный контроль – предусматривает обработку информации после того, как работа выполнена и фактические результаты сравниваются с требуемыми. Это ценно для накопления опыта и работ, которые будут производиться в будущем и для мотивации вознаграждений работников.

Например, предметом контроля производства является количество и качество продукции, соблюдение технологии, сроки выполнения работ.

Менеджеры, отвечающие за финансы контролируют доходы и расходы фирмы, сравнивают величину фактически полученной прибыли с ожидаемой. Менеджера по кадрам интересует все, что связано с людьми: нет ли опозданий, прогулов, и др. нарушений дисциплины, на какие работы нужен дополнительный персонал, довольны ли сотрудники своим положением в фирме.

Этапы контроля:

 Выработка стандартов и критериев.

 Сопоставление с ними реальных результатов.

 Принятие необходимых корректирующих действий.

1) В качестве стандартов используются цели,которые являются конкретными, поддаются измерению и имеют временные границы. Такие цели разрабатываются в форме показателей результативности, позволяющих сопоставить реально сделанную работу с запланированной.

2) Сопоставление реально достигнутых результатов с установленными стандартами. Необходимо отметить, что контроль должен быть экономически эффективным, т.е. преимущества системы контроля должны перевешивать затраты на ее функционирование.

В обеспечении эффективности контроля важно довести до сведения соответствующих работников организации как установленные стандарты, так и достигнутые результаты. Информация должна быть точной, поступать вовремя.

3) На третьем этапе менеджер определяет, какие действия необходимо предпринимать. Такими действиями могут быть:

невмешательство в работу (ничего не нужно предпринимать) – фактические результаты совпадают со стандартами.

устранение отклонений – следует установить причины отклонений и добиться возвращения к правильным действиям.

изменение стандартов в результате их пересмотра – предусматривает пересмотр планов и стандартов

Поведенческая сторона контроля:

Люди являются элементом контроляи для многих контроль означает, прежде всего, ограничения, принуждение, отсутствие самостоятельности. Однако возможен другой подход – контролю надо учиться – он должен быть благожелательным.