Оценка системы внутреннего контроля учета расчетов с персоналом

Целью контроля расчетов с персоналом по оплате труда (как внутреннего, так и внешнего) является установление соответствия применяемой в организации методики бухгалтерского учета нормативным документам с тем, чтобы сформировать мнение о достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности во всех существенных аспектах.

Задачи контроля расчетов с персоналом по оплате труда в ОАО «Оренбургнефть»:

изучение системы внутреннего контроля расчетов с персоналом организации;

подтверждение достоверности производимых начислений и выплат работникам по всем основаниям и отражения их в учете;

проверка соблюдения норм действующего законодательства в части начислений и удержаний;

оценка системы организации аналитического и синтетического учета;

проверка правильности оформления и отражения в учете расчетов с персоналом по оплате труда.

В начальной стадии контроля обращается внимание на документальное оформление трудовых отношений с работниками ОАО «Оренбургнефть». Взаимоотношения между работником и организацией регулируются двумя основными нормативными актами - ГК РФ и ТК РФ. В соответствии с этими документами трудовые отношения в ОАО «Оренбургнефть» могут быть оформлены трудовым договором, коллективным договором или договором гражданско-правового характера.

При проверке необходимо обратить внимание на наличие трудовых договоров, подписанных сторонами и заверенных печатью ОАО «Оренбургнефть», а также первичных документов, которыми должны оформляться прием на работу, перевод работника из одного структурного подразделения в другое, предоставление работнику отпуска, увольнение с работы. На каждого работника заполняется личная карточка.

При проверке документального оформления договоров гражданско-правового характера необходимо выборочно проверить наличие договоров, заполненных с соблюдением всех реквизитов, заверенных печатями и подписями сторон, а также смет, доверенностей и актов выполненных работ.

Процедуры внутренней проверки расчетов по оплате труда могут быть проведены сплошным (при небольшом штате работников) или выборочным способом. При проведении проверки используются различные методы и приемы: проверка арифметических расчетов (пересчет); проверка соблюдения правил учета отдельных хозяйственных операций, подтверждение; устный опрос персонала; проверка документов, прослеживание, аналитические процедуры.

Проверку расчетов с персоналом по оплате труда и формирования ФОТ начинается с установления тождества учетных и отчетных данных по следующей схеме, иллюстрированной на рисунке 2.

 

Баланс - соответствующая строка и графа

Главная книга - сальдо счета 70 на начало и конец отчетного периода

Регистр синтетического учета счета 70 - сальдо счета 70 на конец отчетного периода

Сводка расчетно-платежных ведомостей - итог сумм к выплате

Расчетно-платежные ведомости - итог сумм к выплате по всем ведомостям

Лицевые счета - итог сумм к выплате по всем ведомостям

Рисунок 2 - Порядок проверки тождества учетных и ответных данных при проверке оплаты труда

При обнаружении несоответствий необходимо установить причину расхождений.

Оформив процедуру сверки рабочими документами и получив доказательства о тождественности показателей отчетности и данных синтетического и аналитического учета, ревизор ОАО «Оренбургнефть» приступает к изучению наличия, достоверности и правильности заполнения первичных документов, их соответствия требованиям нормативных документов.

В ходе проверки первичных учетных документов устанавливаются:

полнота и правильность заполнения всех обязательных реквизитов;

наличие подписей должностных лиц, ответственных за учет рабочего времени и выполнения работ;

неоговоренные исправления и подчистки;

необходимо выяснить, нет ли случаев включения в табель учета рабочего времени вымышленных (подставных) лиц, приписок невыполненных работ.

Расчетно-платежные ведомости подвергаются счетной проверке, что позволяет выявить возможное завышение итоговых сумм в ведомостях при правильном подсчете итогов по отдельно взятым сотрудникам. Такого рода нарушения приводят не только к завышению расходов на оплату труда, но и к присвоению денежных средств.

Затем производится проверка правильности начисления заработной платы. Ревизору необходимо выбрать личные дела и лицевые счета конкретных работников и проверить соответствие информации о дате найма и переводах, условиях оплаты труда (ставка, оклад) и дополнительных выплатах. При этом проверяется соблюдение штатной дисциплины и установленных должностных окладов или условий контракта, обоснованность оплаты труда по трудовым соглашениям и по совместительству.

Устанавливается также идентичность данных о количестве отработанного времени путем сверки данных табеля учета использования рабочего времени, расчетной ведомости и лицевого счета, при неполном рабочем месяце проверить правильность арифметического подсчета начисленной заработной платы. При сдельной оплате труда проверяется соответствие выполнения количественных и качественных показателей работы, а так же правильность применения норм и расценок. Проверяется, нет ли случаев повторного начисления сумм по ранее оплаченным первичным документам.

Проверяя правильность и обоснованность начисления премий, ревизор сопоставляет информацию положения о премировании, приказов, расчетных ведомостей и лицевых счетов. Например, сотруднику начислена премия по результатам деятельности в отчетном периоде при отсутствии у него рабочих дней в этом периоде; начисление премий должно быть санкционировано приказом генерального директора ОАО «Оренбургнефть».

При возникновении подозрения в занижении норм выработки (систематически выплачиваются премии за перевыполнение норм в размерах, значительно превышающих основную заработную плату) можно воспользоваться услугами эксперта-специалиста, который подтвердил бы или опроверг этот факт.

При проверке оплаты за время отпуска обращается внимание на дату начала отпуска по приказу и табелю, правильность определения расчетного периода и соответствие сумм заработной платы по месяцам расчетного периода в расчете отпускных и лицевом счете. Для получения ревизорами доказательств могут быть составлены альтернативные расчеты отпускных по ряду сотрудников.

Правильность начисления доплат в связи с отклонениями от нормальных условий работы (за работу в ночное время, за сверхурочную работу, за работу в праздничные дни, за работу в тяжелых и вредных условиях) устанавливается проверкой соответствия данных расчета и табеля учета использования рабочего времени и установленных законодательством размеров доплат.

Процедура контроля по начислению пособий по временной нетрудоспособности включает проверку правильности: расчета среднего заработка; размера пособия (в процентах) в зависимости от стажа работы; ограничения максимального размера пособия; числа дней нетрудоспособности; суммы начисленного пособия.

Выявленные несоответствия в начислениях отражаются в рабочих документах ревизора. Обобщение результатов проверки начисления оплаты труда может содержать информацию по форме таблицы, представленной в Приложении Т.

Проверив правильность и обоснованность начисления заработной платы, ревизор проверяет удержания из нее, как правило, выборочно на основе тех же лицевых счетов, по которым проверялось начисление оплаты труда.

Устанавливается документальная обоснованность удержаний из заработной платы работников, законность и их санкционирование. Особого внимания требует проверка правильности удержания налога на доходы физических лиц. Следует так же установить, не превышала ли сумма всех удержаний 50% месячного заработка.

Для установления законности льгот и вычетов по налогу на доходы физических лиц необходимо убедится в наличии и правильности оформления документов, подтверждающих льготы. Затем проверяется правильность определения налоговой базы, применения налоговых льгот и ставок налога в разрезе категорий работников.

При проверке обоснованности отнесения оплаты труда на счета затрат, обращается внимание, нет ли случаев отнесения сумм оплаты труда, связанного с заготовлением материально-производственных запасов и капитальных работ, на счета учета затрат. Это может быть установлено методом прослеживания данных первичных документов (нарядов на выполнение работ) в расчетных ведомостях и регистре по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Таким образом, можно отметить, что в целом в ОАО «Оренбургнефть» организация бухгалтерского учета расходов на оплату труда соответствует требованиям законодательства. Однако использование фонда оплаты труда на предприятии является недостаточно эффективным.