Управление запасами
Управление запасами представляет собой комплекс мероприятий, направленный на одновременное решение задач финансового, производственного менеджмента и маркетинга, в целях обеспечения бесперебойного процесса производства и реализации продукции при минимизации текущих затрат по обслуживанию запасов.
Основой формирования политики управления запасами является анализ их использования в предшествующем периоде. В ходе такого анализа:
1. Рассматриваются динамика запасов, удельный вес запасов в объеме оборотных активов и т.п.
2. Изучается структура запасов в разрезе их видов и основных групп, выявляются сезонные колебания их размеров.
3. С помощью ABC-анализа вся совокупность запасов товарно-материальных ценностей разделяется на три категории исходя из их стоимости, объема и частоты расходования, отрицательных последствий их нехватки для операционной деятельности и т. п.
В категорию "А " включают наиболее дорогостоящие виды запасов с продолжительным циклом заказа, которые требуют постоянного мониторинга в связи с серьезностью финансовых последствий, вызываемых их недостатком.
В категорию "В" включают товарно-материальные ценности, имеющие меньшую значимость в обеспечении бесперебойного операционного процесса и формировании конечных результатов финансовой деятельности.
В категорию "С "включают все остальные товарно-материальные ценности с низкой стоимостью, не играющие значимой роли в формировании конечных финансовых результатов.
4. Изучается эффективность использования различных видов и групп запасов и их объема в целом, которая характеризуется показателями их оборачиваемости.
5. Изучаются объем и структура текущих затрат по обслуживанию запасов в разрезе отдельных видов этих затрат.
6. XYZ-анализ.
Политика управления запасами направлена на оптимизацию общего размера и структуры запасов товарно-материальных ценностей, минимизацию затрат по их обслуживанию и обеспечение контроля за их движением[12]. Её формирование включает следующие основные этапы:
1. Определение целей формирования запасов. Запасы товарно-материальных ценностей, включаемых в состав оборотных активов, могут создаваться на предприятии с разными целями:
а) обеспечение текущей производственной и текущей сбытовой деятельности (текущие запасы, или запасы текущего хранения — постоянно обновляемая часть запасов, формируемых на регулярной основе и равномерно потребляемых в процессе производства продукции или ее реализации покупателям);
б) формирование страховых запасов сырья, материалов, готовой продукции;
в) накопление сезонных запасов, обеспечивающих хозяйственный процесс в предстоящем периоде (сезонные запасы сырья, материалов и готовой продукции) и т.д.
Запасы классифицируются по целям их формирования для последующей дифференциации методов управления ими.
2. Оптимизация размера текущих запасов группы «А».
3. Определение размера страховых запасов группы «А».
4. Определение нормативных размеров запасов групп «В» и «С». Использование оптимизационных моделей для управления запасами этих групп нецелесообразно ввиду их слишком большой номенклатуры: управленческие затраты превысили бы эффект от оптимизации. Поэтому запасы данных групп нормируются на основе анализа их использования в предшествующем периоде: определяются нормативы хранения запасов в днях, и на их основе рассчитываются стоимостные показатели запасов.
5. Разработка мероприятий по вовлечению в оборот сверхнормативных запасов. Это обеспечивает высвобождение части финансовых ресурсов, а также снижение потерь товарно-материальных ценностей в процессе хранения.
6. Расчет общей суммы запасов товарно-материальных ценностей, включаемых в состав оборотных активов:
ЗТМЦ = ЗАТ + ЗАС + ЗВН + ЗСН ,
где ЗТМЦ — планируемый объем запасов товарно-материальных ценностей;
ЗА Т — текущие запасы группы «А»;
ЗА С — страховые запасы группы «А»;
ЗВ Н — нормативные запасы группы «В»;
ЗС Н — нормативные запасы группы «С».
7. Расчет сезонных колебаний запасов, определение их постоянной и переменной частей.
8. Построение систем контроля за движением запасов на предприятии. Основной задачей таких систем является своевременное размещение заказов на пополнение запасов и вовлечение в хозяйственный оборот излишне сформированных их видов. Одной из наиболее эффективных систем считается "Система ABC". В рамках этой системы контроль дифференцирован по категориям запасов следующим образом:
– круг конкретных товарно-материальных ценностей, входящих в категорию «А», обычно ограничен и требует еженедельного контроля;
– запасы группы «B» контролируются обычно один раз в месяц;
– объем закупок ценностей группы «С» может быть довольно большим, поэтому контроль за их движением осуществляется с периодичностью один раз в квартал.
Таким образом, основной контроль запасов по "Системе ABC" концентрируется на наиболее важной их категории с позиций обеспечения бесперебойности операционной деятельности предприятия и формирования конечных финансовых результатов.
Рассмотрим более подробно механизмы оптимизации размеров текущих и страховых запасов группы «А».
Для оптимизации текущих запасов товарно-материальных ценностей (как производственных запасов, так и запасов готовой продукции) используется ряд моделей, среди которых наибольшее распространение получила "Модель экономически обоснованного размера заказа" [Economic ordering quantity — EOQ model]. Рассмотрим её на примере оптимизации текущих производственных запасов.
Модель EOQ нацелена на минимизацию совокупных операционных затрат по закупке и хранению запасов на предприятии. Эти операционные затраты предварительно разделяются на две группы: а) сумма затрат по размещению заказов (включающих расходы по транспортированию и приемке товаров); б) сумма затрат по хранению запасов.
С одной стороны, предприятию выгодно завозить сырье и материалы как можно более высокими партиями. Чем выше размер партии поставки, тем ниже совокупный размер операционных затрат по размещению заказов в определенном периоде (оформлению заказов, доставке заказанных товаров на склад и их приемке на складе). Графически это может быть представлено следующим образом (рис. 6.1, [Бланк]).
Рисунок 6.1 Зависимость операционных затрат по размещению заказов от размера партии поставки товаров.
Сумма операционных затрат по размещению заказов может быть определена по следующей формуле:
ОЗрз = × Срз
где ОЗрз — сумма операционных затрат по размещению заказов;
ОПП —объем производственного потребления товаров (сырья или материалов) в рассматриваемом периоде;
РПП — средний размер одной партии поставки товаров;
Срз —средняя стоимость размещения одного заказа.
Из приведенной формулы видно, что при неизменном объеме производственного потребления и средней стоимости размещения одного заказа общая сумма операционных затрат по размещению заказов минимизируется с ростом среднего размера одной партии поставки товаров.
С другой стороны, высокий размер одной партии поставки товаров вызывает соответствующий рост операционных затрат по хранению товаров, так как при этом увеличивается средний размер запаса в днях оборота (период их хранения). Если закупать сырье один раз в два месяца, то средний размер его запаса (период хранения) составит 30 дней, а если размер партии поставки снизить вдвое, т.е. закупать сырье один раз в месяц, то средний размер его запаса (период хранения) составит 15 дней (см. рис. 6.2, [Бланк]).
Рисунок 6.2 – Зависимость между размером партии поставки и средним размером запаса
С учетом этой зависимости сумма операционных затрат по хранению запасов может быть определена по следующей формуле:
ОЗхр = × Сх.ед.
где ОЗхр —сумма операционных затрат по хранению товаров на складе;
РПП—средний размер одной партии поставки товаров;
Сх.ед. — стоимость хранения единицы товара.
Стоимость хранения единицы товара включает в себя как операционные издержки, связанные с хранением (аренду площадей, электроэнергию, оплату труда и т.д.), так и издержки финансирования. Последние могут быть рассчитаны по формуле:
ИФед. = Ц × СПК ,
где ИФед. – издержки финансирования единицы товара;
Ц – цена единицы товара;
Спк – ставка процента по краткосрочным обязательствам.
Из приведенной формулы затрат по хранению видно, что при неизменной стоимости хранения единицы товара в рассматриваемом периоде общая сумма затрат по хранению запасов на складе минимизируется при снижении среднего размера одной партии поставки товаров.
Таким образом, с ростом среднего размера одной партии поставки товаров снижаются операционные затраты по размещению заказа и возрастают операционные затраты по хранению товарных запасов на складе предприятия. Модель EOQ позволяет оптимизировать пропорции между этими двумя группами операционных затрат таким образом, чтобы совокупная их сумма была минимальной. Графически это можно представить следующим образом (рис. 6.3, [Бланк]).
Рисунок 6.3 – График минимизации совокупных операционных затрат при оптимальном размере партии поставки (EOQ)
Математически Модель EOQ выражается следующей принципиальной формулой:
РППо =
где РПП0—оптимальный средний размер партии поставки товаров (EOQ);
ОПП—объем производственного потребления товаров (сырья или материалов) в рассматриваемом периоде;
Срз —средняя стоимость размещения одного заказа;
Сх — стоимость хранения единицы товара.
В расчетах следует учитывать, что реальный размер партии поставки может быть ограничен техническими возможностями способа поставки или условиями хранения (рис. 6.4).
Рисунок 6.4 – Возрастание стоимости обслуживания запасов при наличии технических ограничений по размеру партии поставки
Оптимальный средний размер производственного запаса определяется по следующей формуле:
Зо =
где 30 —оптимальный средний размер производственного запаса (сырья, материалов);
РПП0 —оптимальный средний размер партии поставки товаров (с учетом технических ограничений способа поставки).
Задача оптимизации запасов несколько усложняется, если предприятию доступны различные способы исполнения заказа, отличающиеся своими возможностями (техническими ограничениями) и стоимостью исполнения; например, если поставка возможна различными видами транспорта. В этом случае необходимо рассчитывать оптимальный размер партии поставки и соответствующие ему совокупные затраты по хранению запасов и размещению заказов (величина «Минимальная сумма совокупных операционных затрат» на рис. 6.3) для каждого способа поставки. Выбор способа осуществляется по критерию минимизации данных затрат: на рис. 6.5 оптимальным является второй способ поставки (линия СОЗ2), поскольку при этом способе минимальная стоимость обслуживания запасов ниже.
Рисунок 6.5 – Выбор способа поставки по критерию минимизации затрат по обслуживанию запасов.
Для запасов готовой продукции задача минимизации операционных затрат по их обслуживанию состоит в определении оптимального размера партии отгружаемой продукции (вместо среднего размера партии поставки); логика и механизм расчета полностью аналогичен рассмотренному выше.
Размер страховых запасов конкретного вида сырья связан со временем выполнения заказа и интенсивностью расходования сырья. Если ежедневный объем потребления сырья и срок исполнения заказа являются постоянными, то у предприятия нет необходимости формировать страховой запас, и заказ должен делаться, когда текущих запасов сырья остается на число дней, равное сроку выполнения заказа. Однако на практике эти величины обычно колеблются, поэтому для обеспечения непрерывности производства необходимо делать заказ раньше — когда запасов остается на число дней, равное максимальному сроку выполнения заказа при максимальном дневном потреблении сырья. Общая величина запасов в момент заказа этом случае равна:
Ззак = ОППдн max× Tmax,
где Ззак — размер запасов, при котором делается заказ (максимальное потребление сырья до выполнения заказа);
ОППдн.max — максимальный дневной объем производственного потребления;
Tmax — максимальное время исполнения заказа.
В этом случае у предприятия формируется страховой запас, равный разнице между максимальным размером потребления сырья до выполнения заказа и остатком текущего запаса, который равен среднему объему потребления сырья за период выполнения заказа:
Зстрах = Ззак – Зтек
Зтек = ОППдн сред.× Tсред.
где Зстрах — страховой размер запаса;
Зтек. — остаток текущего запаса;
ОППдн сред. — средний дневной объем производственного потребления;
Tсред —среднее число дней исполнения заказа.
Величины «максимальный срок исполнения заказа» и «максимальное дневное потребление сырья» зависят как от объективных, так и от субъективных факторов. К объективным факторам, например, относятся условия договоров с поставщиками и покупателями, фактическое потребление сырья в прошлом периоде и др. К субъективным — выбор ретроспективного периода для анализа дневного потребления, прогноз ритмичности производства и потребления сырья и др. В расчетах целесообразно использовать статистические методы анализа.
В субъективных оценках учитывается тяжесть финансовых последствий нехватки запасов, поэтому данные оценки связаны с выбранным подходом к формированию оборотных активов. При консервативном подходе максимально учитывают риски несвоевременного выполнения поставщиками своих обязательств, повышения потребления сырья вследствие выпуска брака и т.п. При агрессивном в целях минимизации запасов расчеты предполагают минимальный уровень рисков.
Эффективное управление запасами позволяет сократить производственный и весь операционный цикл, уменьшить текущие затраты на обслуживание запасов, высвободить из хозяйственного оборота часть капитала для реинвестирования в другие активы.