При вводе текстовых данных в непрерывный ряд ячеек одного столбца можно воспользоваться автозавершением.
Если несколько первых символов, вводимых в ячейку, совпадают с символами записи, ранее введенной в этом столбце, то эта запись при вводе будет отображаться в ячейке и недостающая часть записи может быть введена автоматически (рис.4.4). Для подтверждения следует нажать клавишу «Enter». Если же необходимо ввести другую информацию, то следует продолжить ввод данных. | Рис.4.4. Автозавершение ввода данных |
Автоматический ввод производится только для записей, которые содержат текст или текст в сочетании с числами. Записи, полностью состоящие из чисел, дат или времени, необходимо вводить самостоятельно.
Для ввода данных, уже имеющихся в ячейках данного столбца, можно выделить ячейку и нажать комбинацию клавиш «Alt+¤»или щелкнуть по ячейке ПКМ и выбрать команду контекстного меню Выбрать из раскрывающегося списка. В результате в ячейке откроется раскрывающийся список (рис.4.5), в котором отображены записи, уже имеющиеся в столбце. Необходимую для ввода запись можно выбрать щелчком ЛКМ или перевести выделение клавишами управления курсором и нажать клавишу «Enter». | Рис.4.5. Выбор записи из списка |
Автозавершение и выбор из списка работают только при условии, что данные в ячейках столбца составляют непрерывный ряд, а заполняемая ячейка находится непосредственно под ними. Если в ряде данных есть пустые ячейки, то будут использоваться только записи, расположенные ниже последней пустой ячейки. Если заполняемая ячейка находится ниже любой пустой ячейки, то воспользоваться возможностью автозавершения не удастся.
|
|
Ввод чисел
При первоначальном вводе числа (до изменения ширины столбцов) в ячейке может отобразиться число из 11 цифр. При этом ширина столбца может автоматически увеличиться (ячейка А1 на рис.4.6).
При вводе большего числа, число будет отображено в экспоненциальном формате (ячейка В1 на рис.4.6). Если же ширина столбца была уменьшена и число не помещается в ячейке, то вместо числа в ячейке будут отображаться символы # (ячейка С1 на рис.4.6).
При этом число можно увидеть в строке формул или в виде всплывающей подсказки при наведении указателя мыши на ячейку. В ячейке число может быть отображено при увеличении ширины столбца или при уменьшении размера шрифта. | Рис.4.6. Отображение чисел в ячейке |
Наибольшее число, которое можно ввести в ячейку составляет 9,99999999999999?10307. Точность представления чисел – 15 разрядов (значащих цифр).
При вводе с клавиатуры десятичные дроби от целой части числа отделяются запятой. Можно вводить числа с простыми дробями. При вводе с клавиатуры, простая дробь от целой части числа отделяется пробелом. В строке формул простая дробь отображается как десятичная (рис.4.7). | Рис.4.7. Отображение простой дроби на листе и в строке формул |
Группы разрядов числа (за исключением первой группы) должны обязательно включать три знака. В противном случае данные в ячейке не будут восприниматься как число. Формат с разделителем разрядов запоминается в ячейке. После очистки содержимого ячейки и ввода новой числовой информации (включая дату и время) к ней автоматически будет применяться установленный числовой формат. Для возможности ввода другой числовой информации необходимо очистить формат ячейки.
|
|
В большинстве случаев следует вводить числа без указания размерности. В противном случае такая информация не воспринимается как число. Исключение составляет обозначение рубля (следует ввести число, а затем букву «р» с точкой), а также процентов (следует ввести число, а затем символ %). Обозначение рубля и процентов запоминается в ячейке. После очистки содержимого ячейки и ввода другого числа, к нему автоматически будет применяться установленное обозначение. Для возможности ввода другой числовой информации необходимо очистить формат ячейки.
В отдельных случаях необходимо вводить числа, которые, по сути, являются текстом и не должны распознаваться как числа. Это могут быть, например, номера банковских счетов, номера телефонов, коды и артикулы, почтовые индексы, номера домов и квартир и т.п.
Для того чтобы MS Excel автоматически назначал таким числам текстовый формат, перед числом необходимо ввести знак апострофа ('). Этот знак отображается только в строке формул, но не отображается в ячейке (рис.4.8). | Рис.4.8. Число, введенное как текст |
Такая ячейка будет помечена в левом верхнем углу зеленым треугольником. При выделении такой ячейки, слева может появляться кнопка Источник ошибки. Если ввод апострофа перед числом произведен специально, то следует щелкнуть по кнопке и выбрать команду Пропустить ошибку. Если апостроф перед числом введен ошибочно, то следует щелкнуть по кнопке и выбрать команду Преобразовать в число.
Например, только таким образом в ячейку можно ввести двадцатизначный номер счета. При вводе номера как обычного числа он будет округлен до 15 значащих цифр и преобразован в экспоненциальный формат.
Ввод дат и времени
MS Excel воспринимает даты, начиная с 1 января 1900 года. Даты до 1 января 1900 года воспринимаются как текст. Наибольшая возможная дата – 31 декабря 9999 года.
Произвольная дата вводится в следующем порядке: число, месяц, год. В качестве разделителей используются точка, дефис, дробь. При этом все данные вводятся в числовом виде. Точка в конце не ставится. Например, для ввода даты 12 августа 1918 года с клавиатуры в ячейку следует ввести:
12.8.1918 или 12-8-1918 или 12/8/1918.
При вводе года можно ограничиться двумя цифрами, если речь идет о датах с 1 января 1930 года по 31 декабря 2029 года. Например, для ввода даты 12 апреля 1961 года с клавиатуры в ячейку достаточно ввести:
12.4.61 или 12-4-61 или 12/4/61.
Для дат текущего десятилетия, год можно указывать одной цифрой. Например, для ввода даты 2 ноября 2002 года с клавиатуры в ячейку достаточно ввести:
2.11.2 или 2-11-2 или 2/11/2.
Независимо от способа ввода, первоначально дата в ячейке отображается в полном формате (ячейки А1:А3 на рис.4.10).
При вводе даты текущего года можно ограничиться вводом только числа месяца и месяца с использованием тех же разделителей. Например, для ввода даты 2 ноября сего года с клавиатуры в ячейку достаточно ввести:
2.11 или 2-11 или 2/11.
Но тогда и дата в ячейке первоначально будет отображена в кратком формате (ячейка В3 на рис.4.9).
|
|
Для ввода текущей даты используется комбинация клавиш «Ctrl+Ж (;)». Независимо от способа ввода и последующего форматирования дата в строке формул всегда отображается в полном формате: ДД.ММ.ГГГГ. | Рис.4.9. Отображение дат при вводе |
Время вводится следующем порядке: час, минуты, секунды. Секунды вводить не обязательно. В качестве разделителей используется знак двоеточия. Точка в конце не ставится. Например, для ввода времени 14 часов 12 минут 00 секунд в ячейку достаточно ввести: 14:12.
Для отображения времени суток в 12-часовом формате следует ввести заглавную букву «A»или «P»(обязательно в латинской раскладке клавиатуры), отделенную пробелом от значения времени, например 9:00 P. После ввода, время будет отображено с обозначением AM или РМ (рис.4.10). | Рис.4.10. Отображение времени при вводе |
Для ввода текущего времени, используется комбинация клавиш Ctrl+Shift+Ж. Ячейка может содержать одновременно дату и время. Для этого необходимо ввести дату, ввести пробел, а затем ввести время.
Можно вводить и в обратной последовательности: сначала время, а потом дату, но пробел должен быть обязательно.
Формат даты (времени) запоминается в ячейке. После очистки содержимого ячейки и ввода другой числовой информации, она автоматически будет приобретать вид даты (времени). Для возможности ввода другой числовой информации необходимо очистить формат ячейки.