Оформление расчетных документов

В России оплата услуг гостиниц, как правило, осуществляется наличным расчетом с соблюдением требований Федерального зако­на от 22.05.2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» (далее — Федеральный закон № 54-ФЗ).

121

В соответствии с п. 1 ст. 2 и ст. 5 этого закона все организации и индивидуальные предприниматели обязаны применять контрольно-кассовую технику (ККТ) и выдавать покупателям (клиентам) в мо­мент оплаты отпечатанные кассовые чеки.

Однако в п. 2 ст. 2 закона установлено, что: «Организации и ин­дивидуальные предприниматели в соответствии с порядком, опреде­ляемым Правительством Российской Федерации, могут осуществ­лять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использовани­ем платежных карт без применения контрольно-кассовой техники в случае оказания услуг населению при условии выдачи ими соответ­ствующих бланков строгой отчетности».

Как видим, Федеральный закон № 54-ФЗ допускает применение бланков строгой отчетности при оказании организациями и индиви­дуальными предпринимателями услуг именно населению. Однако при оказании услуг юридическим лицам расчеты с применением бланков строгой отчетности этим законам не разрешены. Поэтому, если организация заключает договор на оказание услуг с юридиче­ским лицом и расчет производится наличными денежными средства­ми, наличие кассовых чеков обязательно.

Так как гостиничная деятельность представляет собой процесс оказания услуги, то при работе с физическими лицами (гражданами) должны использоваться бланки строгой отчетности (БСО), прирав­ненные к кассовым чекам. Порядок утверждения форм БСО, их уче­та, хранения и уничтожения устанавливается Правительством РФ. В настоящее время гостиницы используют бланки строгой отчетно­сти, утвержденные приказом Минфина РФ от 13.12.1993 № 121 «Об утверждении форм документов строгой отчетности».

Бланки должны быть изготовлены только типографским способом с обязательным указанием выходных типографических данных. Общие требования к БСО и порядку их оформления приведены в письме Минфина РФ от 23.08.2001 № 16-00-24/70 «О документах строгой от­четности при осуществлении денежных расчетов с населением».

Бланк строгой отчетности наряду с показателями, характеризу­ющими специфику оформляемых операций, содержит следующие обязательные реквизиты:

• гриф утверждения, наименование формы документа;

• шестизначный номер, проставленный типографским нумерато­-
ром;

• серия (ее присваивает гостиница самостоятельно при сдаче за­-
каза на изготовление бланков в типографию; номер конкретного
бланка в пределах соответствующей серии ставит типография);

• код формы по Общероссийскому классификатору управленче­-
ской документации (ОКУД);

• дата осуществления расчета;

• наименование и код организации по Общероссийскому класси­-
фикатору предприятий и организаций (ОКПО);

122

. код ИНН;

• вид оказываемых работ (услуг);

• единицы измерения оказанных услуг (в натуральном и денежном
выражении);

• наименование должности лица, ответственного за совершение
хозяйственной операции и правильность ее оформления, с личной
подписью.

Бланк с заполненными строками по всем предусмотренным рек­визитам, подписанный должностным лицом, приобретает юридиче­скую силу и является первичным бухгалтерским документом. Блан­ки строгой отчетности приравниваются к чеку ККТ.

Компьютерное (с помощью имеющейся множительной техники) изготовление бланков строгой отчетности недопустимо.

Так как каждый бланк нумеруется типографским способом, то испорченные бланки должны быть сохранены, но при этом перечер­киваются.

Если используемый гостиницей бланк счета изготовлен не типо­графским способом (например, с помощью компьютера), считать данный документ бланком строгой отчетности нельзя, поэтому рас­четы с гостем должны быть проведены с обязательным использова­нием ККТ.

Регистрировать бланки строгой отчетности в местных налоговых органах не нужно, так как действующим российским законодатель­ством такая обязанность не предусмотрена. Поэтому встречающие­ся подобные требования местных налоговых инспекций необосно­ванны и незаконны.

Все, кто работает с бланками строгой отчетности, озабочены тем, как правильно хранить, учитывать и уничтожать эти документы. К сожалению, такие правила отсутствуют, поэтому можно лишь по­рекомендовать налогоплательщикам использовать «Положение о до­кументах и документообороте в бухгалтерском учете» (утверждено Минфином СССР 29.07.1983 № 105 по согласованию с ЦСУ СССР) в части, не противоречащей действующему российскому законода­тельству.

В письме Минфина РФ от 23.08.2001 № 16-00-24/70 «О докумен­тах строгой отчетности при осуществлении денежных расчетов с на­селением» говорится:

• в случае необходимости утвержденные формы документов
строгой отчетности могут быть дополнены реквизитами, соответ­-
ствующими роду деятельности организации. При этом все рекви­-
зиты, предусмотренные в утвержденных формах, остаются без из­
менения; удаление отдельных реквизитов не допускается. В слу­-
чае незаполнения той или иной строки, предусмотренной в утверж­-
денной форме документа строгой отчетности, ввиду отсутствия у
организации соответствующих показателей эта строка прочерки­
вается;

123

• форматы утвержденных документов строгой отчетности являют­-
ся рекомендательными и могут изменяться. Художественное оформ­-
ление и техническое редактирование документов строгой отчетнос­-
ти определяются организацией самостоятельно, если иное не преду­-
смотрено законодательством Российской Федерации;

• при изготовлении документов строгой отчетности допускается
вносить изменения в части расширения и сужения граф с учетом
значимости показателей, включения дополнительных реквизитов для
записи необходимой информации.

Далее охарактеризованы документы, утвержденные упомянутым приказом Министерства финансов РФ от 13.12.1993 № 121. Они мо­гут использоваться всеми гостиничными хозяйствами независимо от форм собственности при расчетах с населением для учета наличных средств без применения ККТ.

Счет (форма № 3-Г, № З-Гм) заполняется при оформлении оп­латы за бронирование, проживание и дополнительные платные ус­луги. Он выписывается в трех экземплярах: первый выдается гостю, второй вместе с кассовым отчетом (форма № 5-Г) ежедневно сдает­ся в бухгалтерию, третий хранится до выезда гостя в расчетной час­ти гостиницы в специальных кармашках, расставленных по числам оплаты в контрольной картотеке.

Формой 3-Г предусмотрено заполнение реквизита «город», в ко­тором находится гостиница, а формой З-Гм — адрес гостиницы. Та­ким образом, при заполнении формы 3-Г гостиница должна указать только город, а при заполнении формы З-Гм необходимо, указывать полный адрес в соответствии с учредительными документами.

Кассовый отчет (форма № 5-Г) составляется в двух экземпля­рах работником, осуществляющим расчеты с гостями. Первый эк­земпляр вместе со счетами (форма № 3-Г) или контрольной кассо­вой лентой (при механизированном расчете) ежедневно сдается в бухгалтерию, второй экземпляр сохраняется у подотчетного лица. Работник бухгалтерии сверяет форму № 5-Г с формой № 3-Г.

Расчет оплаты за бронирование и проживание по безналично­му расчету производится по форме № 7-Г. Его исполняет дежурный администратор или портье в двух экземплярах. Окончательный итог подводится после выезда гостя и служит основанием к оплате счета, предъявляемого предприятию, организации.

Для оформления расчетов с гостями за дополнительные услуги используется форма № 12-Г — квитанция на предоставление до­полнительных платных услуг. В нее могут включаться следующие услуги:

• оказываемые дежурными горничными на этажах (например,
предоставление утюга, дополнительного комплекта белья и др.);

• оказываемые службой приема и размещения (вызов такси, при­
обретение билетов на зрелищные мероприятия, в аэропорт, услуги
переводчика и др.).

124

Квитанция составляется в двух экземплярах: первый представля­ется в бухгалтерию, второй — плательщику.

Квитанция за использование автостоянки (форма № 11-Г) со­ставляется на автостоянках гостиничного комплекса на основании техпаспорта автотранспортного средства и документа, удостоверя­ющего личность гостя при приеме и выдаче автотранспорта. Она вы­писывается в двух экземплярах: первый сдается в бухгалтерию, вто­рой выдается на руки плательщику.

При наличии автостоянки на территории гостиничного комп­лекса необходимо иметь в виду одно важное обстоятельство. Дело в том, что основная масса регионов в РФ ввела на своих террито­риях единый налог на вмененный доход (ЕНВД), который представ­ляет собой одну из форм упрощенного налогообложения. Иначе говоря, налогоплательщик уплачивает с такого вида деятельности фиксированный налог, который рассчитывается исходя из базовой доходности, зависящей от вида осуществляемой деятельности, фи­зических показателей (например, числа работников, площади, на которой осуществляется данная деятельность) и специальных коэф­фициентов. Услуги по техническому обслуживанию и ремонту транспортных средств, машин и оборудования попадают под дей­ствие этого налога (код 017100). Поэтому по такому виду деятель­ности следует в обязательном порядке руководствоваться местным законом.

Если гостиница предоставляет только услуги хранения автомо­биля, то она не подпадает под действие местного ЕНВД. Если же хранение входит в комплекс услуг по ремонту, техническому обслу­живанию и мойке автотранспортных средств, т.е. является частью технологического процесса, то стоянка при гостинице будет пла­тельщиком ЕНВД. Основанием является письмо Министерства по налогам и сборам РФ от 11.06.2003 № СА-6-22/657 «О разъяснении отдельных вопросов применения глав 26.2 и 26.3 Налогового кодек­са РФ». В такой ситуации гостинице необходимо предусмотреть раздельный учет выручки, чтобы не допустить двойного налогооб­ложения.

Услуги камеры хранения вписываются в квитанцию на прием вещей в камеру хранения (форма. № 13-Г). Она выписывается в двух экземплярах: первый сдается в бухгалтерию, второй выдается на руки плательщику вместе с корешком квитанции на прием вещей в камеру хранения, который предъявляется кладовщику, когда необхо­димо забрать вещи.

Иногда по неосторожности или случайности постояльца имуще­ство гостиницы приходит в негодность. В этом случае работники гос­тиницы обязаны составить акт о порче имущества (форма № 9-Г). Он составляется работниками гостиницы в трех экземплярах: первый передается в бухгалтерию, второй — материально ответственному лицу, третий выдается на руки плательщику.

125