Возникновение и тенденции развития электронного документооборота в РФ

В России история электронного документооборота началась в 2002 году с принятием закона № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». Этот закон и ряд других нормативных документов, изданных в 2002 году, сформировали необходимую законодательную базу для создания и развития защищенного юридически значимого электронного документооборота, установили порядок представления налоговой и бухгалтерской отчетности через Интернет в налоговые органы.

В нашей стране процесс автоматизации документооборота начался довольно поздно. Однако в конце 90х гг. пришло понимание того, что бюрократическая машина слишком много ресурсов тратит для обработки бумажных документов. Для государства самым важным документооборотом являются, налоговые декларации и бухгалтерская отчетность – ведь это информация о денежных средствах, которые зарабатывают налогоплательщики. Компаний много, за ними необходим постоянный контроль, в связи с этим нагрузка на налоговые органы все время возрастает. В первую очередь нужно автоматизировать этот вид документооборота с государством. Тем более, что уже имеется успешный зарубежный опыт, который необходимо только адаптировать к Российской реальности.

С конца XX-го века подход к автоматизации документооборота начал изменяться качественно: в Россию пришли новые подходы к управлению, позволившие повысить его эффективность уже методологически. Именно так к нам пришло понятие менеджмента качества, а вместе с ним - процессный подход к управлению. Информационные системы практически сразу отреагировали на эти веяния, как результат в них пришло понятие WorkFlow – потоков работ, представлявших из себя единичные экземпляры деловых документоориентированных процессов. Современные СЭД откликнулись на их появление реализацией процессно-ориентированных движков (WorkFlow-engines), которые стали одновременно новым методологическим шагом, позволяющим современным СЭД еще быстрее и эффективнее адаптироваться под нужды быстрорастущих компаний. Приход на российский рынок западных разработчиков (IBM Lotus, Documentum), производивших платформы для этих систем, ввел понятие ECM – enterprise content management (управления информацией предприятия). Методически СЭД, относящиеся к категории ECM, отличались от остальных тем, что в них появилось четкое разделение: сам документ, его информационная составляющая (контент). ECM-система работала с контентом документов посредством его метаданных – выделенной информации, имеющей определенную важность для организации. Так, для исходящего письма метаданными могли являться адресат, дата подписания и должностное подписывающее лицо, регистрационный номер и сведения об отправлении и доставке.

Использование workflow позволило уже самим специалистам компаний, эксплуатирующих системы электронного документооборота, обеспечить непрерывное изменение автоматизируемого процесса в целях его максимального соответствия процессам предприятия. Безусловно, это был огромный скачок вперед.

Изменилась и архитектура решений: если первоначально СЭД представляла собой пример двузвенной архитектуры (СУБД – приложение), то к 2005-му году требование трехзвенной архитектуры СУБД – сервер приложений – интерфейс пользователя стало фактическим стандартом отрасли, а организации, проводящие тендеры на поставку СЭД, стали указывать именно такое требование к системной архитектуре как предпочтительное либо обязательное.

Благодатная экономическая ситуация этого времени способствовала бурному росту предприятий всех отраслей, одновременно создавая благоприятные условия для вывода на рынок новых продуктовых решений СЭД. В это время окончательно сформировался круг производителей СЭД, работающих на российском рынке и рынках ближайшего зарубежья.

НОРМАТИВНАЯ БАЗА ЭДО

При функционировании ЭДО во избежание споров, конфликтов, хаоса возникает настоятельная необходимость законодательно регламентировать процесс сдачи отчетности в электронном виде.

Во-первых, нужно было разрешить использование электронной цифровой подписи. Для этого в 2002 году был принят законопроект об «Об электронной цифровой подписи».

Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» №1-ФЗ от 10.01.2002

ст.4. п.1. Электронная цифровая подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе…

Во-вторых, в Гражданский кодекс РФ были внесены поправки, подтверждающие возможность использования ЭЦП для подписания документов: