II. Понятие справочники

Справочники представляют собой объект программы, предназначенный для хранения условно-постоянной информации. Обычно в виде справочников организуются списки материалов, товаров, организаций, валют, сотрудников и др Любой справочник состоит из элементов, каждый из которых описывается некоторым множеством значений (реквизитов). Например, как элементы справочника "Материалы" выступает информация о конкретных единицах материальных ценностей. Соответственно каждый элемент описывается множеством реквизитов, таких как, наименование материала, код, единица измерения, цена за единицу и т.п.

В типовой конфигурации для обращения к справочникам предусмотрен пункт главного меню «Справочники». Кроме этого существует универсальный способ обращения к объектам данного вида через меню «Операции - Справочники".

В режиме ведения учета пользователь может вводить новые элементы в справочники, а также корректировать или удалять ранее введенные.

На этапе конфигурирования можно описать, какими свойствами обладает каждый конкретный справочник. К настроенным свойствам относятся, например, длина и тип кода, количество уровней, поддержка уникальности кодов, набор реквизитов справочника.

Обратиться к описанию свойств справочника можно через соответствующую ветку дерева метаданных.

Подготовка справочников.

Обычно технология ведения компьютерного учета предусматривает выполнение начального подготовительного этапа по введению справочной информации. К справочной информации относятся сведения об учредителях предприятия, его контрагентов, номенклатуре товарно-материальных ценностей, сотрудников и т.п. В дальнейшем справочная информация используется в двух аспектах.

Во-первых, справочные данные необходимые для оформления различных документов и включение в них справочных сведений. Например, для физических лиц это - фамилия, имя, отчество, паспортные данные, адрес места жительства и другие реквизиты. Для юридических лиц - наименование предприятия, почтовый и юридический адреса, банковские реквизиты и т.д.

Во-вторых, справочники используются для формирования списков возможных значений субконто, то есть для организации аналитического учета на счетах бухгалтерского учета. Часто на счетах бухгалтерского учета ведется аналитический учет, детализируемая в разрезе некоторых субъектов или объектов учета: учредителей, поставщиков, покупателей, материалов, МБП, основных средств и т.п. С этой точки зрения важно, что справочники содержат перечни объектов, в разрезе которых ведется учет, например перечень наименований материалов, основных средств, организаций и т.п.

Общие принципы ведения аналитического учета, состав и структура справочников закладываются на этапе конфигурирования программы. На этапе использования программы важно научиться правильно работать с существующими справочниками - добавлять в них новые элементы, удалять ненужные, исправлять значения реквизитов.