Основные этапы подготовки презентации делового предложения в рекламе и РR

Главная цель перформансной коммуникации в PR— удивить зрителей, вызвать позитивную эмоцию на фоне бренда или к компании.

В PR-деятельности перформансная коммуникация чаще всего используется в event-проектах. Важно отметить, что именно в ивент-мероприятиях и специальных событиях проявляется перформансная коммуникация.

Специальные мероприятия с элементами перформансной коммуникации ориентированы на эмоциональное восприятие целевой аудитории, они помогают раскрыть сущность бренда, сделать покупку или заказать услугу, а также стать информационным поводом, создать лояльность целевой аудитории, сформировать благоприятный имидж, способствовать продвижению, как компании, так и ее продукции.

 

 

3. Почему специальное событие относят к перформансной коммуникации?

В системе PR-деятельности перформансная коммуникация чаще всего используется в event-проектах.

Важным является то, что перформансная коммуникация проявляется именно в специальных ивент-мероприятиях, то есть таких, которые требуют тщательной подготовки и привлечения специалистов.

Мероприятия с элементами перформансной коммуникации ориентированы на эмоциональное восприятие целевой аудиторией, они помогают глубже раскрыть сущность бренда, подвигнуть совершить покупку или заказать услугу, а также стать информационным поводом, создать лояльность аудитории, сформировать благоприятный имидж компании, способствовать продвижению как организации, так и ее продукции.

 

4. Какие виды визуальных средств используются на презентации?

Чек-лист: когда нужна презентация на публичных мероприятиях?

- Показываете какой-то процесс во времени

- Даете выводы по большому массиву данных

- Подкрепляете факты эмоциями

- Показываете детали того, о чем говорите

- Хотите, чтобы запомнили фирменный стиль компании

 

Как и любой работающий инструмент, презентация компании состоит из проверенных элементов (как топор состоит из лезвия, клина и топорища). Основные блоки выполняют конкретные задачи, но идеальная структура презентации зависит от вашего бизнеса, нюансов информации о компании и конечных целей коммуникации. Перейдем к слайдам, без которых редко обходится бизнес-презентация.    

 

1 Титульный слайд с УТП

Презентация очень похожа на лендинг: краткая подача продающей информации в блоковой структуре. Особенно это видно на примерах первого слайда презентации и главного экрана лендинга. Здесь нам важно сразу же зацепить читателя. Для этого нужно, во-первых, просто и понятно объяснить, что мы предлагаем. Во-вторых показать, чем наше предложение лучше других. То есть продемонстрировать УТП — уникальное торговое предложение. 

Также на первом слайде нужны следующие вещи: логотип компании, краткое описание, чем вы занимаетесь, контакты, чтобы сразу связаться с вами.

 

2 Продающая информация о компании

На втором слайде часто идет представление компании: кто вы такие, сколько в бизнесе, что именно делаете. Очень важно сразу коротко и емко рассказать о своих ключевых достижениях, не уходя в историю фирмы, хвастовство и лишнюю рефлексию.

 

Лучше всего о ваших достижениях скажут громкие имена клиентов и выполненные проекты, а также цифры, с которыми, как известно, не поспоришь. Это количество решенных задач, нанятых сотрудников, заключенных сделок с партнерами. Попробуйте креативно оформить ваши факты, используя инфографику, таймлайн, иконки.

 

3 Решение проблемы клиента

Вашу презентацию открыли для того, чтобы узнать, как решить какую-то проблему. Не познакомиться с вами поближе, не почитать что-то на досуге, а быстро узнать о решении своей проблемы.

Например, нужны быстрые поставки редкого цемента. Или харизматичный, но не приторный ведущий праздника. Когда понимаешь это, начинаешь особое внимание уделять слайду номер 3 — «решение проблемы».

Расскажите о том, как вы решите проблему клиента. Почему у вас самые быстрые поставки цемента или почему вас выбрали ведущим уже на 100 праздников. Покажите, что вы знаете о проблеме клиента и знаете, как ее решить.

 

4 Кейсы

Пришло время на деле доказать то, что вы обещаете новым клиентам на слайдах 1 и 3. Расскажите о ваших успешных проектах. Люди любят кейсы. Всегда интересно, как кто-то похожий на тебя уже решил твою проблему. В маркетинге это называется «социальным доказательством». Чтобы ваша презентация не была сборником громких обещаний, внесите в нее кейсы.

Кейсы могут быть отдельными историями по схеме: задача — как делали — с какими проблемами столкнулись — как решили — что получили в итоге. Расскажите подробно, опять же в цифрах, как и что вы делали для других клиентов.

 

5 Отстройка от конкурентов

Что ж, вы показали, что эффективно и со знанием дела решаете клиентские проблемы. Но ведь на рынке работает много таких же эффективных компаний — чем вы лучше остальных? Время отстроиться от коллег. Ошибка бизнесмена — говорить, что мы делаем все как у всех. Это успокаивает вас («не хуже других»), но клиент выбирает, и наша задача помочь ему определиться, желательно, в нашу пользу.  

Покажите, что вы делаете чуть больше остальных. Немного быстрее. За те же деньги, но с большей гарантией. В общем, расскажите, почему клиент выиграет, пойдя в итоге к вам.

 

6 Отзывы и СМИ

Отзывы ваших клиентов — важная часть презентации. Если отзывам в магазинах не доверяют, то в B2B слово реального человека еще много значит. Используйте развернутые клиентские отзывы по вышеупомянутой схеме кейса. Ваши публикации в отраслевых и федеральных СМИ тоже добавят презентации веса.  

 

7 Призыв к действию

Мы сказали все. Теперь слово за клиентом. Презентация компании должна заканчиваться убедительным призывом к действию, к сотрудничеству. Скажите клиенту, что ему делать дальше: позвонить, оставить заявку…

 

Пообещайте некий бонус, скидку. Пусть клиент скорее выходит на контакт. Ведь если мы убедили сотрудничать — зачем откладывать.

Вот практически все обязательные для коммерческой презентации блоки.

 

Характеристика визуальных средств

Проектор электронный

Подключен к компьютеру для показа презентации, созданной в Pover Point. Это могут быть изображения продукции.

Увиденный материал лучше воспринимается, чем услышанный, так как услышанную информацию нужно визуализировать в голове. То есть представить её.

 

Доска-стенд

Небольшого размера доска-стенд, на которой можно писать фломастером и повесить плакаты.

Удобно, можно сделать наброски (сымпровизировать, внести элемент неожиданности и показать знание дела), занимает мало места.

 

Раздаточный материал

Технические, организационные и другие показатели деятельности организации. Предварительно на каждом посадочном месте будет иметься комплект из раздаточного материала. В него входят: папка, ручка, чистые листы для записи интересной информации.

Удобно, слушатель сам может оценить информацию, на анализ не уйдет много времени. А при желании для более детального анализа гость может забрать данный раздаточный материал с собой.

 

5. В чем состоят цели презентации как PR-события?

Презентации завоевали большую популярность практически с самого зарождения public relations в России. Уже в конце 80-х - начале 90-х годов первые пиарщики и молодые PR-агентства начали проводить в массовом порядке шумные презентации на рынке первых коммерческих структур частного сектора. Структурирование и разделение презентаций на различные виды произошло позднее, по мере углубления специализации и роста масштабности отечественного бизнеса.

С точки зрения предмета, который представляется целевым аудиториям, выделяют следующие виды презентаций:

· самый распространенный вид - презентация товара или услуги;

· особенно часто используется коммерческими структурами, из-за острой конкуренции постоянно внедряющими новые виды товаров или услуг.

 

Техникой эффективной презентации товара или услуги обычно владеют PR-департаменты и PR-агентства, которые продвигают на рынок товары массового спроса, предназначенные для реализации миллионными тиражами: продукты питания, косметику, одежду, бытовую химию или бытовую технику. Быстро меняющаяся мода и вкусы покупателей/потребителей заставляют PR- специалистов разрабатывать и совершенствовать все более изощренную технику и технологию этого вида презентаций: с изменением потребительских качеств или дизайна товара эволюционирует и технология его подачи целевым аудиториям через СМИ или публичные акции.

Необходимость в презентации коммерческой структуры чаще всего связана с двумя причинами:

· создание бизнес структуры, что называется, с нуля и потребность быть впервые представленной широкой аудитории - потенциальным клиентам, СМИ, инвесторам, поставщикам, партнерам, дилерам и дистрибуторам;

· выход коммерческой фирмы на новые рынки, где ее совсем не знают и где у нее еще нет устойчивой деловой репутации; переименование или образование новой коммерческой организации в результате слияния нескольких коммерческих структур.

Основные цели презентации заключаются в следующем:

Оповещение о событии, достойном внимании аудитории;

Вовлечение аудитории в деятельность, программу, которые служат целям и задачам организации или структуры, проводящей презентацию;

Содействие целям и задачам фирмы, организации, политической программы и т. п. Инициирование конкретных действий целевой аудитории, соответствующих идеям презентации, замыслу обращения.

- Улучшить известность компании;

- Привлечь потенциальных покупателей;

- Укрепить отношения с существующими покупателями и др.

Таким образом, общая стратегия презентации строится сначала на внушении доверия к фирме, организации, а затем выступающие переходят к убеждению в целесообразности определенных акций, действий и поступков, предлагаемых в обращении.

 

6. Чем различаются этапы подготовки презентации?

Основные этапы подготовки презентации делового предложения в рекламе и РR.

1.) Оценка целевой аудитории.

2.) Подготовка и оценка места проведения презентации.

3.) Оповещение клиентов и партнёров о дате и месте проведения.

 

4.) Поставка цели презентации.

5.) Формирование ключевого сообщения.

6.) Поиск контекста выступления.

7.) Выбор стиля проведения презентации.

8.) Выбор технических средств и подготовка наглядных пособий.

9.) Подготовка плана презентации.

10.) Проведение репетиции презентации.

 

Обычно сценарий презентации разрабатывает менеджер по связям с общественностью. Фирмы, у которых нет такого специалиста, приглашают для подготовки сценария профессионалов. Если презентацию проводят руководители фирмы, то их нужно привлекать к разработке замысла презентации и при написании текста для ведущего следует учитывать их индивидуальные особенности.

Для презентации необходимо спланировать краткие выступления авторов, специалистов, которые могут о нем профессионально рассказать, экспертов, которые могут подтвердить преимущества, качественные характеристики.

В целях демонстрации подготавливаются пресс-релизы, слайды, видеосюжеты, схемы и диаграммы, другие средства визуализации и информирования. Готовится специальное извещение о презентации, которое дается, как правило, через средства массовой информации. Если презентация проводится с использованием проектора либо какой-то другой аппаратуры, то перед началом презентации необходимо тщательно проверить исправность всех используемых устройств. Крайне негативно скажутся на общем впечатлении о презентации разные технические неполадки и неувязки.

Шаги по подготовке презентации:

- анализ состава, цели, характера и состояния аудитории;

- планирование и развитие вступления, основной части и заключения для длинной формальной презентации;

- выбор, разработка вариантов использования демонстрационно-наглядных материалов;

- непосредственно подготовка к речи: написание текста, плана, подготовка наглядных материалов;

- подготовка к ответам на вопросы из аудитории.

Подготовка к публичной речи и презентации очень похожа на подготовку к интервью и деловой встрече: в процессе подготовки нужно определить цели, проанализировать аудиторию, разработать план для презентации.

 

 

7. Какие виды презентации вы можете назвать?

Все деловые презентации имеют общее: конечную цель, коммуникацию, дистилляцию и творческий процесс, посредством которого тема презентации развивается и реализуется. Очевидно, что не все деловые презентации похожи друг на друга. Они отличаются по отношению к:

· конкретной ситуации, мотивации или же необходимости, вызвавшей проведение презентации;

· презентатору;

· теме;

· аудитории;

· внешней среде и окружающим;

· временным рамкам;

· степени эффективности;

· конечному итогу.

Несмотря на перечисленные различия, можно провести дифференциацию презентаций на основе наиболее часто встречающихся деловых презентаций. Определяя тип деловой презентации, презентатору становится легче оценить:

1.) какую именно первичную информацию следует изучить и до какой степени;

2.) какие презентационные приемы наиболее приемлемы для проведения презентации и каким способом их нужно использовать;

3.) как следует построить содержание и стиль презентации.

Деловые презентации бывают двух типов:

1. Внешние;

2. Внутренние.

Внешняя презентация подается аудитории вне организации, которую представляет презентатор, то есть проводится для целевых аудиторий, не являющихся персоналом организации или фирмы (базисного ПР-субъекта). Таких презентаций проводят больше, они более распространены. Выступление торгового представителя фирмы перед покупателями как раз будет примером внешней презентации. Внутренняя презентация относится к тем ситуациям, когда организаторы и аудитория являются персоналом ПР-субъекта, то есть членами одного коллектива. Иногда руководству компании бывает необходимо представить коллективу новую технологию документооборота, к примеру, или новую схему управления компанией. Возможно представление каких-либо проектов, важных для персонала. Проведение презентаций позволяет за короткий отрезок времени донести до слушателей максимум информации.

 

Также презентации могут быть дифференцированы в свете доминирующих характеристик, таких как:

1. Продвигающие;

2. Информационные;

3. Нисходящие;

4. Восходящие.