Выставочный стенд является своеобразной визитной карточкой фирмы. Желательно, чтобы он был гармоничным по соотношению своих размеров и выставленных на нем экспонатов

Стенд должен быть организован для показа товара. Независимо от типа стенда и его размеров он должен иметь три функциональные зоны:

- презентационную площадь;

– место для переговоров;

– подсобные помещения.

Стенд должен:

- производить благоприятное, но не показное впечатление;

- казаться скромным, но не убогим и скупым;

- выглядеть заманчивым, но не навязчивым;

– казаться довольно строгим, но не отталкивающим;

– в определенные моменты становиться шоу, но не балаганом.

 

Подготовка рекламных и информационных материалов.

Приступая к разработке материалов, прежде всего нужно определить, какие из них раздавать всем посетителям, а какие - лишь избранным в обмен на визитную карточку. Ориентиром может быть количество материалов, израсходованных на других (сопоставимых по масштабу) выставках.

Заранее, еще до начала выставки необходимо подготовить некоторые документы, которые потребуются либо во время работы на выставке, либо сразу же после ее закрытия. Как правило, минимальный набор должен включать комплект документов для работы непосредственно на выставке и комплект документов для послевыставочной деятельности.

Комплект документов для работы непосредственно на выставке:

- анкеты посетителей;

- отзывы реальных потребителей;

- анкеты потенциальных покупателей;

- анкеты потенциальных поставщиков;

- анкеты потенциальных дилеров;

- заявки-заказы на существующую продукцию;

- заявки-заказы на разрабатываемую продукцию.

Информирование клиентов и партнеров. Чтобы выставка была результативной, необходимо не только правильно сформулировать цели, выбрать целевую аудиторию, но и грамотно организовать процесс приглашения клиентов к вашему стенду.

Подготовка персонала.

В среднем оптимальный численный состав для работы на выставке - пять-шесть человек. В большинстве случаев необходимо иметь двух-трех стендистов, двух сотрудников для принятия профессиональных решений и одного - для поддержания порядка, обслуживания техники и обеспечения материалами. Также на выставке должен работать сотрудник, ответственный за проведение мероприятия, он может входить в число названного персонала.

Если стенд находится не в лучшем месте выставочного зала, стоит подумать о привлечении промоутеров - распространителей рекламы и информации о Вашей компании. Работа с ними может принести больший эффект и обойтись намного дешевле, чем размещение стенда на престижном месте. Число распространителей, работающих в зале, будет зависеть от тиража рекламных и информационных материалов.

Сотрудники на выставке должны демонстрировать товар в действии. При демонстрации товара нужно занимать активную позицию, предлагать посетителям трогать товар, испытывать в действии и т. п.

Стратегия и тактика работы персонала на выставке определяется целями и задачами, которые поставлены перед руководителем стенда и персоналом.

 

15. Какие группы выступают общественностью для организаторов выставки?

Выставочный организатор - это зарегистрированная в соответствии с российским законодательством организация, основным видом деятельности которой является подготовка и проведение выставочно-ярмарочных мероприятий в России и за рубежом. Выставочный организатор может быть владельцем выставочных площадей или организовывать выставочно-ярмарочные мероприятия на арендуемых выставочных площадях.

Организаторами выставочно-ярмарочных мероприятий могут выступать:

· федеральные органы исполнительной власти и органы исполнительной власти субъектов Федерации;

· выставочные организации;

· торгово-промышленные палаты (ТПП) - ТПП Российской Федерации и региональные ТПП;

· ассоциации (межрегиональные ассоциации экономического взаимодействия субъектов Федерации, а также отраслевые);

· прочие организации различных форм собственности, для которых организация выставочных мероприятий не является основной деятельностью.

Хорошие организаторы не только приглашают посетителей, рассылая им информационные материалы, но и ведут рекламно-информационную кампанию в СМИ. Они также организуют симпозиумы, занятия и презентации, которые наряду с новинками являются самым сильным магнитом, притягивающим на ярмарки профессиональную публику. Богатая программа различных мероприятий - это дополнительная ценность для экспонентов и посетителей, которая позволяет им максимально использовать время пребывания на ярмарках.

Так как организация и проведение выставок являются рискованным мероприятием, организаторы должны проводить исследования возможностей и ожидаемого эффекта.

От организаторов выставок в первую очередь требуется:

· определить профиль проводимой выставки и целевые сегменты как участников, так и гостей;

· создать определенный имидж выставки, вплоть до определения ее названия и создания ее символа;

· распространить рекламные материалы среди экспонентов и гостей.

В обязанности организаторов входит также разработка маркетингового плана для выставки. Вначале организатор должен выпустить брошюру с исчерпывающей информацией о продаваемых выставочных площадях (о видах стендов, статистике соответствующей индустрии или рынка и ее потенциальной динамике, а также о ценах) и распространить ее среди потенциальных участников. Затем копии брошюр отправляют в соответствующие издания и сопровождают их пресс-релизом, определяющим цели выставки и ее потенциальные возможности. Организатор также должен распространять периодические новости о выставке, освещать ее достижения и стремиться привлечь к участию в выставке как можно больше желающих.