Должностная инструкция администратора службы приема и размещения пансионата «Клязьма»

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора с администратором Службы приема и размещениями ФГАУ Объединенного дома отдыха «Клязьма» в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

I. Общие положения

 1.1 Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность администратора.

1.2 Администратор назначается на  должность и освобождается от должности приказом генерального директора в установленном Трудовым кодексом РФ порядка.

1.3 Администратор подчиняется непосредственно начальнику Службы приема и размещения.

1.4 График и режим работы администратора устанавливается с учетом условий производственной деятельности пансионата «Клязьма» и требований Трудового кодекса РФ.

1.5 На должность администратора назначается лица не моложе 18 лет, имеющие не ниже среднего.

1.6 Администратор является материально ответственным лицом и несет ответственность за исполнение расчетно-кассовых операций за наличный расчет.

II. Функциональные обязанности

Администратор обязан:

2.1 Вести учет движения номерного фонда дома отдыха «Клязьма»

2.2 Оформлять путевки на размещение гражданин по предъявлению паспорта или другого документа, удостоверяющего личность.

2.3Принимать и оформлять необходимые документы.

2.4 Знать действующие прейскуранты и тарифы на номера, места и предоставляемые услуги проживающим.

2.5 Осуществлять работу с помощью утвержденной специализированной программы.

2.6 Владеть техникой проведения расчетно-кассовых операция с применением ККП.

2.7 Осуществлять контроль над соблюдением отдыхающим правил внутреннего распорядка.

2.8 Следить за своевременностью прохождения оплаты за проживание и предоставляемые услуги, не допускать формирования задолженности.

2.9 Обеспечивать контроль за паспортном режимом при оформлении граждан,в том числе и иностранных.

2.10 Принимать меры к разрешению и устранению конфликтов, возникающих при обслуживании отдыхающих.

2.11 Вести журнал приема и передачи смены.

2.12 Передавать в бухгалтерию необходимые отчеты и документы.

2.13 Обеспечивать хранение, выдачу и получение ключей от номеров.

2.14 Принимать и вручить поступившую корреспонденцию отдыхающим.

2.15 Иметь опрятный вид, носить одежду установленного стиля, культурно и вежливо относиться к отдыхающим.

III. Права

Администратор имеет право:

3.1 Знакомиться с проектами решений руководства ФГАУ «Объединенный дом отдыха Клязьма», касающихся его деятельности.

3.2 Вносить на рассмотрение руководства пансионата предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

3.3 В пределах своей компетенции сообщать своему не посредственному руководителю обо всех выявленных в процессе своей деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению.

IV. Ответственность

4.1 За ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2 За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3 За причинение материального ущерба пансионату «Клязьма» в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Количество сотрудников

Общее количество сотрудников, работающих в службе приема и размещения составляет 9 человек.

Технология работы администратора службы приема и размещения

Общее положение.

Администратор службы приема и размещения осуществляет размещение и расчеты с гостями круглосуточно, без перерывов на обед выходного и праздничных дней.

 

Основанием для размещения гостя является наличие брони,а так же наличие свободных номеров по запрашиваемым категориям номеров на дату заезда при размещении по «свободному поселению», т.е без предварительного бронирования.

Оформление размещения и все расчеты с клиентами производятся только через действующую систему АСУИ ККП.

Размещение

Администратор службы приема и размещения предоставляет номера при предъявлении следующих документов:

-паспорт гражданина РФ

-заграничный паспорт гражданина РФ

-удостоверение личности офицера;прапорщика Сужающие в вооруженных силах.

-Дипломатическая или консульская карточка иностранного гражданина:

- паспорт,виза,миграционная карточка иностранного гражданина:

-водительское удостоверение.

Размещение по другим документам не производятся.

При размещении гражданин РФ администратор службы приема и размещения сверят данные занесенные гостем в регистрационные бланки с паспортными данными и возвращает документ, удостоверяющие личность.

Администратор службы приема и размещения несет ответственность за правильное заполнение регистрационных карточек.

При размещении иностранных граждан администратор службы приема и размещения при постановке на учет и оформлении бланка уведомления и прибытии иностранного гражданина или лица без гражданства в место пребывания.

Администратор службы приема и размещения осуществляет размещение гостевой в пансионат или дом отдыха путем ввода данных в действующую систему АСУ.

Размещение производится:

а)на основании заявок:

-за наличный расчет

-по безналичному расчету

б)по «свободному размещению»(без оформления предварительного бронирования).

Размещение по безналичному расчету, групповые заявки, заявки от организаций, и частных лиц осуществляется только в соответствии и заявками или информацией, предоставленной менеджером единой службы бронирования.

Бланки заявок на размещение передаются путем факсимильного сообщения, электронной почтой или нарочно менеджером единой службы бронирования администраторам службу приема и размещения.

При размещении гостей администратор службы приема и размещения выполняет следущие действия:

1) Заполняет и выдает клиенту карту гостя,где указывает:

–Ф.И.О

-номер комнаты (дачи)

-срок проживания

-организация(если заявка поступила от организации)

-подпись администратора.

2) выписывает путевку установленного образца(отчетная часть путевки сдается в бухгалтерию,обратный талон от путевки отдается гостю)

3) Выписывает счет и пробивает чек (если размещение происходит за наличный расчет)

4)Выдает ключ.

Если в заявке на бронирование закреплены конкретные номера комнат, администратор службы приема и размещения обязан разместить гостей именно в данные номера. В случае необходимой замены номера или дачи, администратор службы приема и размещения обязан сообщить от этом менеджеру отдела бронирования.

Если номера не поставлены на бронь, администратор службы приема и размещения предоставляет номер в соответствии с забронированной категорией статусом (свободный/чистый).

При размещении за наличный расчет категории номера может быть заменена на другую категорию (по желанию гостя),при наличии свободных, в пансионате или доме отдыха данной категории не позднее 1 часа с момента заселения.

Расчет.

Администратор службы приема и размещения производит расчеты в соответствии с действующими тарифами на номера или дачи и дополнительные услуги.

Порядок расчета за проживание:

Оплата за проживание взимается в соответствии с единым расчетным т часов с 12.00 текущих суток по московскому времени.

Гарантированное размещение до расчетного часа (с 0 до 12 часов) производится при оплате проживание (путевки) за сутки до фактического заезда. При негарантированном размещении, номера предоставляются при наличии свободных данной забронированной категорией.

В случае задержки выезда гостя оплата за проживания взимается в следующем порядке:

-не более 6 часов после расчетного часа-почасовая оплата

-от 6 и более часов после расчетного часа –оплата взимается как за сутки проживания.

При проживании менее суток (24)часа оплата взимается как за сутки, независимо от расчетного часа.

Администратор службы приема и размещения принимается оплату:

-за проживание с учетом стоимости номеров по категориям, сроков пребывания в пансионате или доме отдыха, тарифов,предоставляемых скидок:

За телефонные переговоры в соответствии с данными АСУ о количестве и продолжительности звонков, с учетом вида телефонной связи (Московская, междугородняя и т.д)

-за предоставленные дополнительные услуги:

Администратор принимается к оплате;

-рубли РФ

-кредитные карты

Отчеты.

Администратор службы приема и размещения ежедневно по средствам факсимильного сообщения или нарочно предоставляет отчет (на установленном бланке):

-по загрузке номерного фонда:

-о доходах на указанный период:

-по свободных номерам, о выездных номерах,о номерах на продление и т.д в единою службу бронирования.

Администратор службы приема и размещения предоставляет за смну реестр путевок для отчета бухгалтерию.

 

 

Заключение

За время прохождения практики в Федеральном Государственном Автономном Учреждении «Объединенный дом отдыха Клязьма» мы научились применять полученные знания на практике,а именно: вежливо и тактично общаться с гостями (отвечать всегда стоя и улыбаться),правильно вести телефонные переговоры (отвечать не позднее третьего звонка, разговаривать спокойно и доброжелательно),оформлять путевки на размещение граждан,осуществлять работу с помощью специализированных компьютерных программ, вести учет, номерного  фонда пансионата, проводить расчетно-кассовые операции, регистрировать иностранных   граждан-делать копии паспортов, виз, миграционных карт, подготавливать уведомление в УФМС, отправлять их не позднее истечения суток по прибытию гостей.

Также, что на наш взгляд считается очень важным приобретением, мымнаучились устранять конфликту и улаживать возникающие неприятные ситуации, тактично общаться с людьми,ведь это очень пригодится и в повседневной жизни.

Мы научились применять свои задания на деле,и считаем, что полученный нами опыт в период практики обязательно пригодится в будущем и положительно скажется на нашей способности работать в сфере гостиничной индустрии.