После окончания делопроизводственного года допускается выдавать дело во временное пользование только целиком

ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДЕЛ И ДОКУМЕНТОВ В ПРОЦЕССЕ ВЫДАЧИ ДОКУМЕНТОВ

РАЗМЕЩЕНИЕ И ТОПОГРАФИРОВАНИЕ ДЕЛ

Для ориентации в динамично изменяющемся составе дел со­ставляются топографические указатели, а все помещения, стел­лажи в них нумеруются слева направо от входа. Полки также ну­меруются в соответствии с установкой дел, т. е. постеллажно сверху вниз.

Чтобы обеспечить быстрый поиск нужных дел и документов, дела располагаются на полках вертикально в той последовательно­сти, в которой они перечислены в номенклатуре дел. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре, например, 01-01, 01-02 и т. д. Номенклатура дел должна быть прикреплена на внутренней стороне дверцы шкафа.

Номенклатура дел является справочным инструментом для поиска нужной информации. Так, чтобы определить, где искать необходимый документ, в номенклатуре находят номер соответ­ствующего дела и затем папку с тем же номером.

Завершенные дела с временными сроками хранения (до 10 лет) хранятся в структурном подразделении в течение срока, указан­ного в номенклатуре. Затем они уничтожаются.

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хра­нения хранятся по месту их формирования в течение двух или более лет (пог типовой инструкции – 3 года) для справочной работы, после чего передаются в архив организации. Дела с меньшими сроками хранения также могут передаваться в архив организации по распоряжению ее руково­дителя.

В течение года для работы могут понадобиться документы, Уже включенные в дело. При изъятии документа ответственное за формирование дела должностное лицо обязано вложить на его место лист-заместитель.

В листе-заместителе указываются данные о выданном доку­менте (номер, от кого поступил, по какому вопросу и т. п.), когда и кому он выдан, личные подписи должностных лиц, выдавших ^и Получивших документ.

Например:

ЛИСТ-ЗАМЕСТИТЕЛЬ

Документ № от

(наименование корреспондента (адресата))

По вопросу.
Выдан ___

(кому)

(когда)

Выдал

Получил

На выданное дело заполняется карта-заместитель с указанием структурного подразделения, индекса дела, даты выдачи, кому выдано дело, даты его возвращения. Также предусматриваются графы для росписи в получении и приеме после возвращения дела. Карта-заместитель помещается на месте выданного дела.

Например:

КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ

200

Дело№

(структурное подразделение)

Дата выдачи	Количество листов	Кому выдано	Расписка получателя	Дата возврата	Расписка о приеме_
					.

Срок, на который выдаются дела сотруднику данной организа­ции, не может превышать одного месяца. После истечения указан­ного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Дела могут быть выданы и в другие организации. В этом случае основанием выдачи является письменный запрос и разрешение руководителя предприятия, где дело сформировано и находится на хранении.

Компетентные органы (например, прокуратура) могут потре­бовать выдать им документы из дел. В этом случае предъявляется письменное распоряжение этих органов и дается разрешение руководства организации на изъятие документов с обязательным составлением акта об изъятии подлинника документа. На место изъятого документа в дело подшивается его заверенная копия.