Средства хранения

ОБОРУДОВАНИЕ АРХИВОХРАНИЛИЩ.

Дела кратковременного (до 10 лет), долговременного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хра­нения должны быть сохранены в офисе:

· до завершения установленного срока и выделения их к уничто­жению;

· сдачи дел на государственное хранение;

· ликвидации организации.

В течение всего установленного срока хранения организации дол­жны обеспечивать не только учет документов, но и их физическую сохранность и использование. Это предъявляет определенные тре­бования к обработке самих дел и оборудованию архивохранилищ.

Документы архива подразделяются на документы общего и обо­собленного хранения, на бумажной и на пленочной основе.

Про­думанное размещение документов позволяет рационально исполь­зовать помещения, сократить затраты на поиск дел, обеспечить оптимальные условия хранения и возможности эвакуации архива при возникновении чрезвычайных обстоятельств.

В основе размещения архивных документов в организациях ле­жит создание преимущественно лучших условий для документов

Постоянного хранения, удобства оперативного использования всех документов.

Документы общего делопроизводства, конфиденциальные, по личному составу и технические хранятся обособленно, по возможности в различных хранилищах.

При определении помещений, необходимых для размещения дел, учитывается динамика движения дел. Так, в офисном архиве более целесообразно размещение дел не только по структурным подразделениям в соответствии с описями и номенклатурами дел, но и по срокам их выделения к уничтожению.

Документы должны храниться в помещениях, отделенных от рабочих комнат сотрудников и защищенных от доступа посторон­них лиц. Хранилища должны быть дополнительно защищены от­крывающимися изнутри решетками (для экстремальной эвакуа­ции) на окнах первого этажа, укрепленными и снабженными зам­ками дверьми. От прямых солнечных лучей окна защищают спе­циальным остеклением, краской, плотными шторами. Из-за по­вышенной пожароопасности хранилища документов оборудуются светильниками закрытого типа, вынесенными вне хранилищ вы­ключателями и предохранительными щитами. Обязательной при­надлежностью архивохранилища являются многовариантные сред­ства пожаротушения, в том числе и не жидкостные, например песок и брезент.

Различают средства для оперативного и стационарного хранения, подвижные и стационарные.

Дела, остающиеся в оперативной деятельности, удобно хра­нить в механических картотеках элеваторного типа, вращающих­ся этажерках, на перемещающихся стеллажах. Следует запрещать хранить законченные дела в столах сотрудников. Организация хра­нения дел должна обеспечивать их сохранность и удобство ис­пользования тем сотрудникам офиса, которым они могут понадо­биться.

Места хранения документов в архивах оборудуются передвижными или стационарными стел­лажами с шириной полки не менее 25 см, ширина проходов меж­ду стеллажами не должна быть менее 75 см, а основных проходов — до 120 см, расстояние торцов стеллажей от стен 45 см, от пола до нижней полки — 20 см, а в цокольных и полуподвальных этажах — еще больше. Расстояние между полками по высоте 35 — 40 см.

Для хранения документов большого формата (карт, чертежей, планов) применяют специальные стеллажи с горизонтальным или вертикальным подвесным хранением.

Для документов оперативного хранения следует выделить специальные папки с надписями «Срочно», «На исполнение», «К заседанию», «На подпись», «На от­правку» и т. п. Не лишним будет указать на папках также фами­лию, инициалы, телефон исполнителя. Рабочие папки, в течение дня лежащие на столе исполнителя, после окончания работы сле­дует убирать в ящик стола или шкаф.

Хранение папок с документами на открытых стеллажах при­ветствоваться не должно. Как вариант возможно кратковременное хранение документов в многоэтажных лотках для бумаг, но толь­ко при полной гарантии их сохранности.

Папки с неисполненными документами должны храниться та­ким образом, чтобы в случае болезни или командировки испол­нителя их можно было сразу же передать на исполнение другому сотруднику.

Хранение исполненных документов осуществляется только в папках различных конструкций. Папки типа «скоросшиватель», «регистратор» используются для документов кратковременных сроков хранения, так как в скоросшивателях документы распола­гаются в обратной хронологической последовательности: документ с более поздней датой оказывается первым — (сверху), а с более ранней — последним (снизу).

Для документов длительных и постоянных сроков хранения целесообразно использовать папки с мягкой системой крепления (на шнурках). Документы пробиваются дыроколом, через отвер­стия пропускаются шнурки, которые завязываются снизу подши­тых документов. Это немного усложняет работу, но дает возмож­ность группировать документы в дело в прямой хронологической последовательности, а главное, документы, хранящиеся в подоб­ных папках, могут приниматься в архив в том виде, как они сфор­мировались в делопроизводстве без пересистематизации.

Возможно хранение документов в неподшитом виде в полнос­тью закрывающихся папках, коробках.