Требования к информационному обслуживанию руководителей

4.9.

Каждый деловой человек обладает определенными информационными потребностями. Особенно широким спектром информационных потребностей отличаются руководители - приоритетные потребители информации для информационных служб.

Когда рядового сотрудника фирмы спрашивают, какая ему нужна в данный момент информация для решения своих профессиональных задач, он обычно называет конкретный вид технологии, конструкционного материала, химиката, оборудования, агрегата, инструмента, прибора, особенности или свойства вещества, реактивов, правового или нормативного документа, справочника, научного издания или статьи.

Когда же о профессиональных интересах, информационных запросах и потребностях, спрашивают руководителей достаточно высокого ранга, то чаще всего следует ответ: «Меня интересует все».

И действительно, чем выше ранг руководителя, тем шире круг его профессиональных интересов. В этом заключается одна из главных трудностей информационного обслуживания руководителей. Как показывает практика, стремление информационных служб, учитывающих широту интересов руководителей, направлять им как можно чаще и как можно в большем объеме разнообразных материалов в расчете, что активность и старания информационной службы будет высоко оценена, себя не оправдывают. Руководители, «загружаемые» сверх меры различными информационными материалами, крайне редко их просматривает, считая, что на это нет времени. Многие руководители снисходительно или даже скептически относятся к стараниям своих информационных служб.

Для того чтобы исключить подобное парадоксальное явление, информационные службы при обслуживании приоритетных потребителей информации должны руководствоваться следующим принципиальным положением: та или иная информация должна поступать к руководителю не до того, как в ней возникла надобность, и тем более не после того, как эта надобность миновала, а именно в тот момент, когда возникла необходимость в данной информации.

Исходя из этого положения, главным требованием к информационной службе, осуществляющей информационное обслуживание руководителей, заключается в обеспечении постоянной готовности незамедлительно выдать руководителю по его запросу необходимой ему информации в форме и объеме, достаточном для оперативного принятия решения стоящей перед ним задачи.

Разумеется, это не относится к тем видам информирования, которые носят опережающий характер. Основными требованиями к представляемой руководителям опережающей информации являются актуальность, достоверность, точность, однозначность, достаточная полнота, краткость и понятность, дающие возможность быстро ее уяснить и принять соответствующее решение.

Для того чтобы руководителям проступала информация, отвечающая всем этим требованиям, информационная служба должна на основе извлеченного из мирового потока социальной информации источника актуальной информации и ее аналитико-синтетической переработки готовить специальные информационные документы (типа информационных листков и аналитических справок) для дифференцированного обслуживания руководителей. Форма и объем этих документов должны в наибольшей степени отвечать пожеланиям самих руководителей.

Готовя информацию для руководителей, необходимо опускать всевозможные описания, формулируя четко только саму суть новшества. Идеальной для руководителя считается такая информация (информационный документ), о каком-либо новшестве, событии, явлении, проблемной ситуации, в которой в прямой или косвенной формах обозначены возможные пути использования представленной информации.

Все затраты на создание информационных систем и их функционирование и все усилия органов и служб информации будут выброшены на ветер, если тот, кому направлена актуальная информация, окажется неспособным эффективно ее использовать. В этом случае даже самые лучшие системы информации не окупят затрат на их создание и не дадут ожидаемого эффекта.

На всех уровнях социального управления должно быть ясное понимание того, что эффективность информационной системы и информационной службы ограничивается лишь одним качественным показателем - готовностью предоставления релевантной информации, необходимой для удовлетворения запроса принятия решения. Но этот показатель имеет потенциальное значение. Реальная эффективность этой информации находится вне информационной службы и зависит от степени ее использования потребителем информации.

Если потребитель информации, а тем более приоритетный, получив ценные сведения, предоставленные информационной службой в той форме и в том объеме, которые достаточны для принятия оперативного решения, а потребитель (руководитель!), ознакомившись с этими сведениями «чувств никаких не изведал» и они оказались втуне, то эффективность их использования окажется нулевой.

В связи с этим важное значение приобретает информационное образование и воспитание информационной культуры у потребителей деловой информации - управленческой, экономической, научно-технической, военной, политической, предпринимательской и др. В этом заключается одно из направлений информатизации общества, направленной в первую очередь на умение эффективно использовать полученную информацию.

Введем ряд постулатов информационной культуры потребителя информации.

Степень использования полученной информации - это степень информационной культуры потребителя информации.

аждый потребитель информации должен ясно осознавать, какую задачу он в данный момент решает, какая ему нужна информация и в каком объеме уметь предельно четко формулировать свой информационный запрос, ограничивая его временные (хронологические), исторические, географические и языковые рамки (от этого зависит быстрота и точность его реализации).

Потребитель информации должен уметь правильно и четко взаимодействовать с информационной системой, ориентироваться в ее справочно-поисковых средствах.

Какой бы сильной системой информации не располагал бы потребитель информации, она не освобождает его от необходимости «шевелить мозгами», вести личный поиск необходимой информации, работать с информацией, создавать собственный (рабочий) информационный массив, участвовать в экспертизе и аналитико-синтетической переработке информации, вносить в информационную систему в соответствии с установленным порядком результаты своих собственных изысканий.

Деловой человек, предприниматель, а тем более руководитель фирмы, активно взаимодействуя с информационной системой, должен уметь работать с формализованными средствами информации, информационными документами, используя все виды информационного обслуживания, владеть компьютерной грамотностью и в то же время активно использовать неформальные контакты, систематически участвовать в связях с общественностью (паблик рилейшнз).

Хороший руководитель, понимая значение информационной вооруженности для себя и персонала своей фирмы, роль информационной службы для решения задач управления, подчиняет эту службу непосредственно себе, не передоверяя руководство ею вторым лицам.

Наличие хорошо оснащенной, активно работающей информационной системы не гарантирует высокого уровня управления, однако отсутствие такой системы служит одной из причин низкого уровня управления.