Делопроизводство - это отражение в документах деятельности организации за весь период существования.
Для ведения делопроизводства в объединении составляется своя номенклатура дел, которая представляет собой список документов объединения. Каждому из документов присваивается определенный номер, который фиксируется на обложке (папке). Внутренняя документация каждого документа ведется, как правило, с начала календарного года.
В документации детской организации должна быть представлена следующая информация:
1. Основные документы организации:
- устав;
- положения;
- программы, в т.ч. программа деятельности детской организации;
- решения выборных органов;
- перспективные и календарные планы работы детской организации, объединения;
- договоры, в т.ч. договор между детской организацией и образовательным или другим учреждением;
- отчёты о проведённых мероприятиях;
- отчёт о работе за год;
- план работы детской организации, объединения на год.
2. Списки членов организации или их учётные карточки.
3. Списки членов Совета или другого выборного органа с указанием обязанностей каждого.
4. Протоколы заседаний и собраний (необходимо вести отдельно).
5. Планы учёбы детского актива, штаба.
6. Дневник (летопись) детской организации, объединения. Видео-, фото-, печатные материалы о деятельности организации.
7. Письма организации.
8. Награды (грамоты, благодарности).
Организатор детского общественного объединения должен уметь четко формулировать задачи, предложения в различные документы, уметь составлять программы на гранты, отстаивать своё мнение с использованием документов. При этом главное понимать, что документы организации - одно из средств обеспечения организационной работы.
Важнейшим из организационных документов является Устав организации. Устав является учредительным документом, разрабатывается и утверждается учредителями (участниками) организации.
Текущая деятельность организации подтверждается протоколами.
Протокол - документ, в котором фиксируется последовательность и содержание обсуждения коллегиальным органом (совещанием, конференцией, советом и т. п.) поставленных вопросов и принятых решений.
Важность протокола как документа определяется тем, что совещательный характер подготовки решений является основным способом выработки решений в условиях коллегиального управления.
Протоколы бывают развернутыми (полными) и краткими. Развернутые протоколы, содержащие не только суть, но и характер обсуждения, предпочтительнее. Первая страница протокола оформляется на общем бланке организационно-распорядительной документации формата А4. Последующие страницы печатаются на обычной бумаге.
Макет протокола:
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
Справочные данные об организации
ПРОТОКОЛ
00.00.0000 № 00
Место составления
Форма заседания (сбор, слёт, пленум и т.п.)
Председатель И.О. Фамилия
Секретарь И.О. Фамилия
Присутствовали 00 чел. (указываются инициалы, фамилии или прилагается список присутствующих в алфавитном порядке, пронумерованным столбцом).
Повестка дня:
Первый вопрос (формулировка). Докладчик (наименование должности, фамилия, имя, отчество в родительном падеже).
Второй вопрос (формулировка). Докладчик (оформление аналогичное). СЛУШАЛИ:
И. О. Фамилия (в именительном падеже) - краткое или развернутое изложение содержания выступления (от первого лица).
ВЫСТУПИЛИ:
И. О. Фамилия - излагается содержание выступления (после фамилии в скобках может быть приведена должность выступающего). ПОСТАНОВИЛИ:
1.1. Излагается формулировка постановления по первому вопросу - указывается действие в неопределенной форме (поручить, организовать и т. п.), исполнитель (должностное лицо, структурное подразделение), срок исполнения.
1.2. Аналогично оформляется пункт второй постановления по первому вопросу.
2. СЛУШАЛИ: (оформление второго вопроса повестки дня строится аналогично первому).
Председатель____________ И.О. Фамилия
Секретарь ____________ И.О. Фамилия
Решение - распорядительный документ коллегиального органа управления (совет, собрание, правление и т.п.).
Макет решения:
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
Справочные данные об организации
Название вида документа (РЕШЕНИЕ)
Дата № 00
Место заседания (город)
Заголовок к тексту начинается с предлога «О...»
Текст констатирующей части документа (причины издания, цели, ссылка, если нужно, на распорядительный документ вышестоящего органа).
Распорядительная часть начинается словами Совет, Собрание, Правление и т.п. РЕШИЛ (РЕШИЛО):
Текст пунктов оформляется по схеме: исполнитель - действие
- срок.
Последний пункт: контроль исполнения возложить: на должность, инициалы, фамилия.
Председатель (подпись) Инициалы, фамилия
Секретарь (подпись) Инициалы, фамилия
Визы: должность визирующих (может не указываться);
личная подпись, ее расшифровка; дата
Зачастую ответственному исполнителю для работы не требуется полный текст решения. В этом случае делается выписка из него. По составу реквизитов и оформлению выписка практически не отличается от самого решения. В выписке лишь уточняется название документа: вместо слова РЕШЕНИЕ печатаются слова ВЫПИСКА ИЗ РЕШЕНИЯ. Вместо полного текста печатается та часть решения, которая касается непосредственно конкретного исполнителя.
Выписка оформляется на чистом листе бумаги с помощью персонального компьютера (ПК) в угловом варианте расположения постоянных реквизитов. Выписка заверяется секретарем.
На процесс планирования влияет позиция руководителя детского объединения и «возраст» детского объединения.