Каждый документ состоит из отдельных информационных элементов, называемых реквизитами.
Все реквизиты делятся на обязательные (например, текст, подпись, дата)и необязательные. Причем, одни и те же реквизиты в разных документах могут быть как обязательными так и необязательными (например, печать).
Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных на документе, составляют его формуляр. Для разных видов документов формуляры различны.
Типовой формуляр – формуляр, характерный для определенного вида документов (например, формуляр приказа, протокола и т.д.).
ГОСТом разработан формуляр-образец, содержащий все существующие реквизиты и показывающий их расположение на документе.
Состав реквизитов документа по ГОСТу Р 6.30-97:
1. Герб РФ
- Герб субъекта РФ
- Эмблема организации или товарный знак (при отсутствии реквизита «герб РФ»).
- Код организации по ОКПО (Общероссийскому классификатору предприятий и организаций).
- Код формы документа по ОКУД (Общероссийскому классификатору управленческой документации)
- Наименование организации
- Справочные данные об организации
- Наименование вида документа
- Дата документа
- Регистрационный номер документа
- Ссылка на регистрационный номер и дату документа
- Место составления или издания документа
- Гриф ограничения доступа к документу
- Адресат.
- Гриф утверждения документа
- Резолюция
- Заголовок к тексту
- Отметка о контроле
- Текст документа
- Отметка о наличии приложения
- Подпись
- Гриф согласования документа.
- Визы согласования документов.
- Оттиск печати
- Отметка о завершении копии
- Отметка об исполнителе
- Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
- Отметка о поступлении документа в организацию
- Идентификатор электронной копии документа.
|
|
|
Расположение основных реквизитов документа
2. Требования к тексту документа:
- Достоверность и объективность.
- Максимальная краткость при полноте информации.
- Безупречность формулировок с юридической стороны.
- Точность, исключающая возможность двоякого понимания текста.
- Каждое слово в тексте должно нести смысловую нагрузку.
Текст документа включает две части:
- Вводную (содержит причины, цели создания документа)
- Основную (содержит просьбы, выводы, предложения)
Рекомендуется начинать текст с основной части.
Текст документа может быть представлен в виде:
1. Трафарета (часть документа отпечатана, а часть вписывается при составлении).
2. Таблицы
3. Анкеты (опросный лист для получения сведений о том кто её заполняет)
|
|
Если документ включает несколько страниц, то каждая страница (начиная со второй) нумеруется арабскими цифрами в верхней части в середине листа.
Каждый документ имеет поля. Размеры полей: левое и верхнее – 20 мм, правое и нижнее – 10 мм.