Тема 1. Документирование управленческой деятельности

Тема 1.1. Понятие и виды документов.

Документ – это средство закрепления информации различными способами на специальном материале.

Классификация документов:

Ø По назначению:

1. Подлинник – это первый или единственный экземпляр документа.

2. Дубликат - это второй экземпляр документа, имеющий с подлинником одинаковую силу.

3. Копия - точное воспроизведение документа, заверенное соответствующим должностным лицом с пометкой «Копия».

4. Выписка- часть документа, выписанная для определённых целей.

Ø По средствам фиксации информации:

1. Письменные (рукописные, изготовленные на компьютере и др.)

2. Графические (схемы, графики, таблицы.)

3. Электронные.

4. Аудио-, видео-, кино-, фотодокументы.

Ø По видам деятельности:

1. Организационно - распорядительные документы:

- Организационные (учредительные документы, уставы, инструкции, положения)

- Распорядительные (постановления, решения, приказы, распоряжения)

- Информационно-справочные (письма, протоколы, справки, акты, служебные записки)

2. Документы по личному составу (трудовые книжки, личные дела, личные карточки, трудовые контракты; приказы по личному составу о приеме работников, увольнении, переводе, взыскании и т.д.)

3. Финансово бухгалтерские документы (балансы, отчеты, кассовые ордера, платежные поручения и др).

4. Документы по коммерческой деятельности (коммерческие, претензионные письма, иски, контракты)

Ø По месту составления:

1. Внутренние (составляются и исполняются внутри организации)

1. Внешние (поступают или отправляются в другие организации):

- входящие

- исходящие

Ø По содержанию:

1. Простые (посвящены одному вопросу)

2. Сложные (два и более вопросов)

Ø По форме:

1. Индивидуальные (имеют свои особенности)

2. Трафаретные (часть напечатана на бланке, а часть вписывается при составлении)

3. Типовые (созданы для группы однородных предприятий: положения, инструкции)

Ø По срокам исполнения.

1. Срочные (указан срок исполнения).

2. Не срочные (срок исполнения не указан). Однако для корреспонденции он не должен превышать 3-5 дней.

Ø По происхождению:

1. Личные (паспорт, диплом, аттестат)

2. Служебные (протоколы, приказы и т.д.).

Ø С юридической стороны:

1. Подлинные (выдаются уполномоченными лицами с соблюдением всех правил.)

2. Подложные (содержание или реквизиты не соответствует действительности)

Ø По степени обязательности:

1. Обязательные (директивные), их исполнение обязательно.

2. Информационные (рекомендательные).

Вопросы для самопроверки:

1. Что такое документ?
2. Какие виды документов вы знаете?