Практическая работа № 3

Составление и оформление служебных писем и телефонограмм.

Цели – научиться составлять тексты служебных писем;

– научиться составлять и оформлять служебные письма, телефонограммы.

Обеспечение:

- рабочая тетрадь по дисциплине;

- образцы оформления документов

ЗАДАНИЕ ДЛЯ СТУДЕНТОВ:

1. Внимательно рассмотрите расположение реквизитов на образцах служебных писем.
2. Составьте текст и оформите письмо-ответ на инициативное письмо о проведении семинара «Современный офис», расположенного на странице 10.
3. Составьте текст и оформите письмо по следующей производственной ситуации: Ваша фирма получила письмо-претензию: генератор, который Вы монтировали, вышел из строя раньше гарантийного срока. Вас просят исправить поломку.

Объясните партнерам, что причина поломки в грубом нарушении инструкций по эксплуатации.

Вы об этом узнали от прибывшего к Вам представителя завода-изготовителя, который считает целесообразным заменить отдельные узлы генератора.

Предложите в сложившейся ситуации срочно провести переговоры по вопросу о поставке дополнительных узлов к генератору, их монтажа и наладки.

4. Разделитесь по два человека. Представьте, что один из вас передает, а - другой принимает телефонограмму следующего содержания: 21 октября состоится семинар главных бухгалтеров по вопросу использования в работе новых информационных технологий. Семинар состоится в здании торгового комплекса «Апекс» в 14.00. Передал телефонограмму секретарь-референт ООО «Информсистемы, принял – секретарь ОАО «Строитель».

Оформите по одному виду телефонограммы.

P.S. При составлении текстов писем используйте штампы, принятые в деловой переписке:

Начало письма

1. Уважаемые господа!

Мы получили ваше письмо от... Благодарим за письмо от...

2. В ответ на Ваше письмо от... сообщаем

3. В подтверждение нашего телефонного разговора (переговоров),

состоявшегося... числа, сообщаем, что...

4. Ссылаясь на Ваше письмо от..., сообщаем, что...

5. Рады сообщить Вам, что...

6. К сожалению, вынуждены напомнить Вам, что...

7. Приносим извинения за некоторую задержку с ответом на Ваше письмо...

8. Пожалуйста, примите наши извинения за...

9. К сожалению, мы не можем удовлетворить Вашу просьбу о...

10. В дополнение к нашему письму от...

11. Мы вынуждены напомнить Вам, что...

12. Просим принять во внимание, что...