Регистрацию документов можно рассматривать как начальный этап контроля за их исполнением. Регистрационные и контрольные функции при этом могут быть неразрывно связаны и осуществляться с помощью тех же журналов.
Основная цель контроля — обеспечение исполнения тех документов, которые по поручению руководителя предприятия поставлены на контроль. Технологическое обеспечение контроля за исполнением осуществляет секретарь-референт или работник службы делопроизводства.
После указания руководителя о постановке документа на контроль секретарь-референт проставляет красным фломастером букву "К" на левом поле документа напротив реквизита "заголовок". Затем в регистрационном журнале делает отметку о контроле, сроках исполнения, ответственном исполнителе. Эти сведения берутся из резолюции руководителя на документе. Если в регистрационном журнале нет графы о сроках исполнения, ее вводят для проведения контроля.
Срок исполнения для большинства документов не должен превышать 10 дней.
|
|
Секретарь-референт помечает для себя промежуточные сроки проверки исполнения документа, проставляет их в журнале или записывает их вместе с номером документа и исполнителем в своем рабочем блокноте.
Продление сроков исполнения может производиться только по указанию руководителя.
Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после проведения конкретной работы исполнителем (подготовки ответа, составления проекта контракта, проведения деловой встречи и т. п.). Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (реквизит "отметка об исполнении документа и направлении его в дело"). Кроме того, ставится отметка об исполнении в журнале регистрации.
4. Составление номенклатуры дел.
Основным видом работы, обеспечивающим систематизацию документов, является составление номенклатуры дел.
Номенклатура дел – это список заголовков (наименований) дел, заводимых на предприятии, с указанием сроков их хранения.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, их учета и обеспечения сохранности.
В номенклатуру дел включаются все дела организации, журналы регистрации, справочные картотеки. Не включаются в номенклатуру научно-технические документы и печатные издания.
Номенклатура дел составляется секретарем-референтом, специалистом, ответственным за работу с документами, при непосредственном участии архивиста организации.
В качестве разделов номенклатуры используются наименования структурных подразделений организации. Первым разделом номенклатуры является "секретариат" ("дирекция", "отдел ДОУ"), ему присваивается индекс "1". Другие структурные подразделения располагаются после секретариата по степени значимости (с присвоением им индексов 2, 3 и т. д.).
|
|
При отсутствии структурных подразделений в качестве разделов номенклатуры могут быть использованы направления деятельности предприятия или должности руководителей и специалистов предприятия. Например:
1 - генеральный директор;
2 - заместитель директора;
3 - коммерческий директор.
Внутри разделов номенклатуры располагаются заголовки дел с присвоением им соответствующих индексов, например, в индексе 1-2 (1 - соответствует секретариату, а 2 - порядковому номеру дела, заведенному в секретариате).
В начале каждого раздела указываются наиболее важные для деятельности предприятия документы: приказы, протоколы. После них указываются переписка и другие информационно-справочные документы.
Заголовки дел должны быть краткими и соответствовать смысловому содержанию документов, находящихся в данном деле.
Для каждого дела в графе 4 по "Перечню документов с указанием сроков хранения" определяется срок его хранения со ссылкой на соответствующую статью перечня.
В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о заведении дел, об ответственных за эти дела, о передаче дел в другое структурное подразделение или другому лицу, о делах, переходящих на следующий год и т. п.
Номенклатура дел подписывается составителем, архивистом и утверждается руководителем организации.
Номенклатура составляется как минимум в трех экземплярах: один хранится в деле; второй является рабочим и вывешивается на внутренней стенке шкафа, сейфа с делами; третий передается в архив организации.