Обработка данных листка «дневных помех»

Попытайтесь письменно определить факторы, отвлекающие Вас, и причины помех.

· Какие помехи для вас наиболее дорогостоящие?

· Какие телефонные звонки оказались бесполезными?

· Какие посещения оказались ненужными?

· Какие телефонные разговоры могли быть короче или эффективнее?

Разграничьте главные причины потерь времени и попытайтесь выбрать из них пять наиболее важных, которые повторяются чаще других, посмотрев следующий список «ловушек времени»:

· нечеткая постановка цели;

· отсутствие приоритета в делах;

· попытка слишком много сделать за один раз;

· отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения;

· плохое планирование трудового дня;

· личная неорганизованность, «заваленный» письменный стол;

· чрезмерное чтение;

· плохая система досье;

· недостаток мотивации (индифферентное отношение к работе);

· поиски записей, памяток, адресов, телефонных номеров;

· недостатки кооперации или разделения труда;

· отрывающие от дел телефонные звонки;

· незапланированные посетители;

· неспособность сказать «нет», отказать;

· неполная или запоздалая информация;

· отсутствие самодисциплины;

· неумение довести дело до конца;

· отвлечения (шум);

· затяжные совещания;

· недостаточная подготовка к беседам или обсуждениям;

· отсутствие связи или неточная обратная связь;

· разговоры на частные темы;

· излишняя коммуникабельность;

· чрезмерность деловых записей;

· синдром «откладывания»;

· желание знать все факты;

· длительность ожидания условленных встреч;

· спешка, нетерпение;

· слишком редкое перепоручение (делегирование) дел;

· недостаточный контроль за перепорученными делами.

Одолев пять важнейших «поглотителей» своего времени, Вы сможете добиться значительного повышения продуктивности работы, и ускорить решение своих проблем.

На первый взгляд, это может показаться излишне сложным. Но каждый руководитель должен требовать от себя правильного отношения к использованию времени. Чем большая часть персонала так же захочет рационально использовать свое время, тем в большей степени можно быть уверенным в реализации поставленных перед организацией конечных целей.