Создание отчета с помощью мастера

Для более полного контроля над формой отчета можно использовать мастера отчетов. Чтобы запустить мастера, сначала отобразите на экране окно Новый отчет (выделите таблицу или запрос в окне базы данных и выберите в меню-Вставка команду Отчет)

В нижней части окна выберите в качестве источника данных в раскрывающемся списке таблицу или запрос. Выделите нужное поле щелчком мыши в списке Доступные поля и нажмите кнопку с изображением правой стрелки «>» между списками. Выделенное поле переместится в правый список Выбранные поля. Выбранные поля будут отображены в отчете в виде строк. В раскрывающемся списке Таблицы/Запросы можно выбрать несколько таблиц или запросов, из которых будут выбраны поля для отчета. В следующем окне мастера в зависимости от выбранных полей может предлагаться группировка записей. Нажмите кнопку Группировка. На экране отобразится диалоговое окно Интервалы группировки. Первому уровню группировки присваивается номер 0; всего допускается существование до 10 уровней группировки в отчете. Текстовые поля могут группироваться по первой букве, по первым трем буквам и т.д. Access выведет в отчете вместе поля, имеющие одинаковые значения.

На следующем этапе определяется, в каком порядке: по возрастанию или убыванию будут сортироваться поля. Поле, имеющее самый высокий приоритет сортировки, выбирается в раскрывающемся списке 1. По умолчанию поля сортируются по возрастанию. Для сортировки по убыванию нажмите кнопку справа от поля. Кнопка работает как переключатель и при повторном нажатии порядок сортировки изменится на противоположный.

Нажмите кнопку Итоги на экране отобразится окно, показанное на рис. 2.8. Установкой соответствующих флажков вы можете привести в отчете в качестве итоговых значений поля сумму, среднее арифметическое, минимальное и максимальное значение. Эти поля будут добавлены в конце отчета.

Положением переключателя в разделе Показать позволяет отобразить в отчете данные и итоги или только итоги.

В следующем диалоговом окне мастер предлагает выбрать один из шести предлагаемых видов макета для отчета. Выбранный вид отображается в левой области окна. По умолчанию в диалоговом окне установлен флажок Настроить ширину полей для размещения на одной странице, что обеспечит лучшее использование пространства листа.

Рис. 2.8 - Выбор итоговых полей для вычислений в отчете

В следующем диалоговом окне выбирается стиль отчета. Выбранный стиль отображается в окне предварительного просмотра в левой области окна. В последнем диалоговом окне вам предлагается задать имя отчета. По умолчанию после нажатия кнопки Готово мастер отобразит отчет в окне предварительного просмотра.