Раздел 2. Назначение и состав управленческой документации

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

ЛЕКЦИЯ 3

Назначение и состав управленческой документации

Назначение управленческой документации. Системы управленческой документации.

Назначение управленческой документации

Основное назначение управленческой документации – организация эффективного планирования, обеспечения, осуществления, управления и улучшения процессов и видов деятельности организации.

В управлении, как и в других областях человеческой деятельности, существует разделение труда, которое приводит к тому, что различные специалисты управленческого аппарата или его структурные подразделения выполняют разные управленческие функции. Некоторые функции управления являются типовыми, присущими любому аппарату управления. В первую очередь управленческая функция подразделяется на:

· организационно-правовую;

· распорядительную;

· плановую;

· отчетную;

· аналитическую.

Другие функции могут выполняться каким-либо управленческим аппаратом частично или не выполняться совсем.

В соответствии с функциями управления деятельность организации оформляется совокупностью взаимодействующих документов, составляющих системы документации.

Системы управленческой документации

Система документации – это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Помимо общих для всех организаций функциональных систем документации выделяют отраслевые системы, которые используются при документировании соответствующих видов деятельности и отражают основную деятельность учреждения, организации или предприятия. Например, системы документации по здравоохранению, образованию, нотариальные, судебные, конструкторские, технологические и др. Но документы, отражающие организационную, распорядительную и исполнительскую деятельность используются в любой организации. Их совокупность составляет систему организационно-распорядительной (управленческой) документации.

Организационно-распорядительные документы – письменные документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

Организационно-распорядительная (управленческая) документация тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными системами. С одной стороны, она представляет для других систем правовую основу, а с другой — в ней находят отражение вопросы руководства, контроля, планирования, учета, отчетности и т.д.

Выделяют следующие системы управленческой документации:

· организационно-правовая документация;

· плановая документация;

· распорядительная документация;

· информационно-справочная и справочно-аналитическая документация;

· отчетная документация;

· документация по обеспечению кадрами (по личному составу);

· финансовая документация (бухгалтерский учет и отчетность);

· документация по материально-техническому обеспечению;

· договорная документация;

· документация по документационному и информационному обеспечению деятельности.

Вопросы для самопроверки:

1. Каково основное назначение управленческой документации?

2. Какие функции в себя включает управленческая деятельность?

3. Что такое система документации?

4. Что включает в себя система организационно-правовой документации?

5. Перечислите системы управленческой документации.